Erläuterungen zur Zeiterfassung

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1 Erläuterungen zur Zeiterfassung Die neue Zeiterfassungssoftware bietet Ihnen die Möglichkeit, sich vom eigenen Arbeitsplatz aus die Resultatsliste per Internetbrowser anzeigen zu lassen und eigenhändig Fehlerkorrekturen vorzunehmen. Um die Software bedatime.workflow zu nutzen, öffnen Sie zunächst den Internetbrowser und rufen Sie von den Universitätsseiten die "Verwaltung" auf.

2 Am unteren Bildschirmrand wird ein Hyperlink "Zeiterfassung" angezeigt, den Sie bitte anwählen.

3 Indem Sie auf den jeweiligen Menüpunkt klicken können Sie wählen zwischen a) dem Webserver für die automatisierte Zeiterfassung, auf dem alle Zeiten abgespeichert sind, b) einer Bedienungsanleitung für die automatisierte Zeiterfassung und c) der Dienstvereinbarung über die automatisierte Zeiterfassung.

4 Wenn Sie den Link "Zum Webserver der automatisierten Zeiterfassung wählen, erscheint folgende Oberfläche: Über die beiden oberen Symbole können Sie die Sprache wählen, mit der gearbeitet werden soll. Die folgende Anleitung beschreibt WORKFLOW mit deutscher Sprachauswahl. Bei der Erstanmeldung ist in die oben abgebildete Bildschirmmaske nur die Ausweisnummer ohne die letzte Ziffer (die letzte Ziffer ist die Kartenfolgenummer) einzugeben. Dies ist die Ziffer in der ersten Zeile Ihrer Bedienstetenkarte. Durch einen Klick auf absenden gelangen Sie in die Folgemaske. Ausweisnummer In der Nachfolgemaske werden sie aufgefordert, ein persönliches Passwort einzugeben und dies zur Bestätigung zu wiederholen: Achtung: Sollten Sie Ihr Kennwort einmal vergessen haben, müssen Sie es von dem für die Zeiterfassung zuständigen Mitarbeiter der Verwaltungs-DV, Herrn Schmitz, zurücksetzen lassen. Nach Betätigung des Buttons eintragen gelangen sie erneut zum Anmeldebildschirm. Durch Eingabe von Ausweisnummer und persönlichem Passwort wird nun die Startseite aufgerufen, in der Sie mit Ihrem vollständigen Namen begrüßt werden:

5 Menüleiste in bedatime.workflow: Über die Menüleiste am linken Bildrand können einzelne Punkte ausgewählt werden, es besteht jederzeit die Möglichkeit auf andere Punkte zu navigieren oder die Startseite wieder aufzurufen. Auf der Startseite bekommen Sie Ihr aktuelles Saldo der Gleitzeit angezeigt. Außerdem werden Sie über Buchungsfehler informiert. Wenn Sie die Buchungsfehler beheben wollen, klicken Sie auf den Button "Buchungskorrektur". Nach der Änderung können Sie diese Datensätze über den Button archivieren dem Archiv hinzufügen; das Archiv wird später noch einmal explizit erwähnt. Wurde an einem Tag eine Kommen- oder Gehen-Buchung vergessen oder gar keine Buchung getätigt, können Sie durch Anklicken der Schalfläche Buchungskorrektur (auf der Startseite) Änderungen eingeben. Bei Auswahl des Punktes Buchungskorrektur erscheint folgende Eingabemaske:

6 Sie können hier über die Kalenderfunktion im oberen Datumsfeld das Datum auswählen, für das Sie eine Korrektur vornehmen möchten. Die Buchung(en) tragen Sie bitte in die vorgesehenen Uhrzeitfelder ein. Bei der Eingabe ist zu beachten, dass die Uhrzeiten im richtigen Format (HH:MM) eingegeben werden. Das unterste Feld bietet Platz für eine Bemerkung. Hier ist der Grund für die Nachbuchung einzutragen. Die "normale" Pausenzeit von 30 Minuten muss nicht bei der Buchungskorrektur eingetragen werden; dies erfolgt automatisch bei der Neuberechnung. Anders verhält es sich, wenn die Pausenzeit für den Tag der Buchungskorrektur mehr als 30 Minuten betragen hat. In diesem Falle sind dann zwei Nachbuchungen mit dem Button "Pause" unter dem Menüpunkt "Buchungskorrektur" notwendig. Bitte beachten Sie, dass die gesamte Pausenzeit einzutragen ist. Nach Absenden der Buchungskorrektur erscheinen auf der Startseite die Statusinformationen der Buchungskorrektur(en). Hinweis: Die von Ihnen vorgenommen Korrekturen werden sofort auf der "Resultatsliste" im Fettdruck angezeigt. Die Neuberechnung des Saldos erfolgt erst in der Nacht zum darauffolgenden Tag. Beim Verlassen des Universitätsgebäudes im Rahmen eines Dienstganges ist an dem Zeiterfassungsgerät vor der automatisierten Erfassung zunächst der gelbe "Dienstgang" - Button zu drücken. Anders verhält es sich bei der Rückkehr vom Dienstgang. In diesem Fall muss zuerst der "kommen" - Button gedrückt werden. Unter dem Menüpunkt Dienstgangkorrektur können nachträglich die Anfangs-/Endzeiten eines Dienstganges erfasst werden:

7 Sie können hier wählen, ob sie einen Dienstgangbeginn vor Arbeitsbeginn, ein Dienstgangende nach Arbeitsende oder einen kompletten Dienstgang nachtragen wollen. In jedem der Fälle muß ein Datum und die entsprechende Option ausgewählt (grüner Punkt am Beginn der Zeile) und die zugehörige(n) Uhrzeit(en) eingetragen sein. Das Feld für die Bemerkung ist optional, es kann auch freigelassen werden. Bitte beachten Sie, dass die Uhrzeit im jeweils angegebenen, im Text fett gedruckten Format (mit Doppelpunkten), eingegeben werden muß. Abwesenheitstage(z. B. Krankheit, Urlaub) können vorab und auch nachträglich im System eingegeben werden. Hierzu wird der Menüpunkt: Abwesenheit beantragen ausgewählt. Damit ist es möglich den Abbau von Mehrarbeitsstunden, Sonderurlaub, Urlaub oder Berufsschulzeiten in die Zeiterfassungssoftware einzugeben.

8 Über den Menüpunkt Resultatsliste lassen sich Ihre bisherigen Buchungen einsehen. Zusätzlich sind hier weitere Zeiten, wie z. B. die Anwesenheitszeit, Normalzeit, Gleitzeit und Pause festgehalten: Unterhalb der Aufteilung in Tagen finden Sie eine Zusammenfassung für den Monat mit Überträgen aus dem Vormonat: Über die Schaltflächen am unteren Bildrand haben Sie noch die Möglichkeit, auf die Startseite zurückzukehren ( abbrechen ), die Resultatsliste zu drucken (öffnet den Windows-Druckdialog) oder den vorherigen bzw. den Folgemonat zu betrachten.

9 Über die Schaltfläche Archiv gelangen Sie in Ihr persönliches Archiv, das sich so darstellt: Durch einen Klick auf die Kalendersymbole neben den Eingabefeldern können Sie durch Festlegung eines Datumsbereichs den zeitlichen Rahmen Ihrer Suche eingrenzen. Zusätzlich können Sie auswählen, welche Art von archivierten Anträgen Sie sich anzeigen lassen wollen, indem Sie das entsprechende Modul anhaken. Durch einen Klick auf die Schaltfläche anzeigen bekommen Sie Ihre Auswahl aufgelistet: Natürlich ist es auch möglich, in den beiden Datumsfeldern das gleiche Datum anzugeben, wenn die Suche auf einen einzelnen Tag beschränkt werden soll. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, bei einer Archivabfrage mehrere Module auf einmal auszuwählen.

10 Unter dem Menüpunkt Passwort ändern haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihr persönliches Passwort zu ändern: Geben Sie hierzu wie gefordert Ihr altes Passwort im ersten Feld ein; im zweiten Feld können Sie Ihr gewünschtes neues Passwort angeben und, um eventuelle Tippfehler zu vermeiden, im dritten Feld wiederholen. Um alle Eingabefelder zu leeren betätigen Sie die Schaltfläche löschen, es werden keine Eingaben übernommen. Möchten Sie die Passwortänderung nicht durchführen, gelangen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche abbrechen wieder zurück auf Ihre Startseite; auch bei diesem Vorgang werden keine Änderungen übernommen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche eintragen werden die Änderungen übernommen und Sie gelangen wieder in die Anmeldemaske, in der Sie nun Ihre Ausweisnummer und Ihr neues Passwort eingeben können. Sollten Sie sich nicht mehr anmelden wollen, können Sie das Fenster ohne weiteres schließen. Die Passwortänderung ist auch ohne erneute Anmeldung wirksam. Die Menüpunkte "Jahreskalender" und "Gruppenkalender" sind nicht aktiv geschaltet und enthalten somit auch keine Daten. Bei Auswahl des Menüpunktes logout können Sie im anschließend erscheinenden Fenster zwischen zwei Optionen wählen; die Schaltfläche Neu anmelden führt Sie wieder in die Anmeldemaske, über die Schaltfläche Fenster schließen kann das Internet-Explorer-Fenster geschlossen werden:

11 Je nach Einstellung Ihres Internet Explorers kann es sein, dass sie erneut gefragt werden, ob das Fenster geschlossen werden soll. Wenn Sie diese Abfrage mit ja bestätigen, wird der Internet-Explorer geschlossen. Allgemeine Hinweise zu den Zeiterfassungsgeräten: Die automatische Zeiterfassung erfolgt, wenn Sie Ihre Bedienstetenkarte an das Lesefeld des Zeiterfassungsterminals halten. nicht belegte Tasten Sprachwahl Deutsch / Englisch "C" und "E" sind nicht belegte Tasten Lesefeld für Bedienstetenkarte Kommen Gehen Dienstgang Anzeige des aktuellen Zeitguthabens unbelegt

12 Weitere Informationen zur Zeiterfassung: 1) Bis 11 Uhr sind die Zeiterfassungsgeräte auf "Kommen", danach werden sie auf "Gehen" geschaltet. 2) Wenn Sie die Universität zu einem Dienstgang verlassen, müssen Sie zunächst die "Dienstgang- Taste" drücken und erst danach die Bedienstetenkarte an das Lesefeld halten. 3) Wenn Sie von einem Dienstgang zur Universität zurück kommen, müssen Sie zuerst die "Kommen- Taste" drücken und erst danach die Bedienstetenkarte an das Lesefeld halten. 4) Am Terminal wird ein Fehler angezeigt, wenn Sie zweimal hintereinander die "Gehen" oder "Kommen" - Funktion bedient haben. Beispiel: Sie haben am Vortag vergessen, beim "Gehen" das Zeiterfassungsgerät zu bedienen. Am Morgen des nächsten Tages wollen Sie sich am Zeiterfassungsterminal unter "Kommen" anmelden. Das Terminal zeigt eine Fehlermeldung ("Kommen/Gehen- Fehler") an, die Sie wie folgt beheben können: a) drücken Sie zunächst die "Gehen-Taste" und loggen sich aus. b) Anschließend drücken Sie die "Kommen-Taste" und melden sich an. Wenn diese beiden Schritte innerhalb einer Minute durchgeführt werden, wird der erste Datensatz, das wäre die Gehen-Buchung am Morgen, automatisch gelöscht. Die/Der Beschäftigte muss dann über das Web-Tool die "Gehen-Zeit" vom Vortag manuell nachpflegen. 6) Am Freitag wird bis 7 Stunden Arbeitszeit keine Pausenzeit angerechnet.

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