ANLEITUNG SPEZIALRECALL

Transkript

1 ANLEITUNG SPEZIALRECALL Pionier der Zahnarzt-Software. Seit

2 Inhaltsverzeichnis 1. Was ist der Spezialrecall? 1 2. Einrichtung in den Leistungsverzeichnissen Recallgruppen definieren für KONS und GOZ Selbst angelegte Leistungen definieren: Hinweis für PAR- oder Prophylaxe-Leistungen 3 3. Terminbuch/ Behandlungsarten 5 4. Recallvoreinstellung 6 5. Die Initialisierung Was passiert bei der Initialisierung? Recall öffnen um die Initialisierung durchzuführen 8 6. Wie kommen Patienten in den Recall? Individualisierung der Recallintervalle für die einzelnen Recallbereiche 9 7. Beginn mit dem Spezialrecall Erklärung der Bereiche einfach, kompliziert und aufwändig Filterung des Spezial-Recalls Filterung einfach Filterung kompliziert Filterung aufwändig Serienbrief erstellen und versenden Austragen der Patienten versand für Recall SMS-Versand für Recall Wichtige Voraussetzungen für SMS-Versand Voreinstellungen im DS-Win-Plus für den SMS-Versand 17 2

3 1. Was ist der Spezialrecall? Seite 1/17 Der Spezialrecall ermöglicht Ihnen, Patienten für verschiedene Recallbereiche und Zeitintervalle wieder einzubestellen. Dabei greift der Spezialrecall auf die Leistungen in den Leistungsverzeichnissen zurück, d.h. der Recall arbeitet leistungsbezogen. Die Praxis muss sich einmalig entscheiden, welche Leistungen (Bema/Goz) für den Recall greifen sollen, zum Beispiel für Kons, Prophylaxe Erwachsene oder Implantologie etc. Hinweis! Bevor Sie im Spezialrecall filtern können, sind die Voreinstellungen zu Punkt 2, 3 und 4 vorzunehmen und anschließend die Initialisierung notwendig!

4 2. Einrichtung in den Leistungsverzeichnissen Seite 2/17 Zu Beginn legen Sie fest, mit welchen Leistungen Ihre Patienten im Recall erscheinen sollen. Dazu öffnen Sie die entsprechenden Leistungsverzeichnisse für Bema, GOZ oder für die ärztliche Abrechnung den EBM. Der Aufruf der Verzeichnisse kann über die Multifunktionsleiste / Menüleiste erfolgen! Verwaltung / Verzeichnisse / Leistungsverzeichnisse / Bema-Leistungsverzeichnis, GOZ-Leistungsverzeichnis oder für die ärztlichen Abrechnung das EBM-Leistungsverzeichnis Recallgruppen definieren für KONS und GOZ Hier klicken. Mit Klick auf diesen Button öffnet sich folgendes Fenster: Wählen Sie bitte Punkt 1 aus, somit werden alle Leistungen mit der Recallgruppe "keine" hinterlegt. Nun bestimmen Sie selbst, mit welchem Recallbereich eine Leistung im Recall erscheinen soll. Hierzu öffnen Sie dieses Fenster: 1 Mit dem Pfeil nach unten 1 öffnet sich das Fenster mit den Recallbereichen.

5 2. Einrichtung in den Leistungsverzeichnissen Seite 3/17 Zum Beispiel stellen Sie ein: 0010, , 1020,Ip1, Ip2, Ip ( Zahnreinigung ) 9010 ( Implantologie) 4050 / 4055 = KONS = PROPH/K (für Kinder) = PROPH/E (für Erwachsene) = IMP = PA Hinweis! Für ZE, PAR, Imp, Endo und KB gilt: Nur Leistungen, die in der Kons oder GOZ eingetragen werden und somit in der Patienteninformation bzw. Kartei erscheinen, können für den Recall berücksichtig werden. Hierzu ist die Leistungsübernahme aus den ZE, PA, KB und PA Plänen notwendig. Sollten Sie keine Leistungsübernahme vornehmen, ist es ebenfalls sinnvoll selbst angelegte Leistungen zu erfassen, da Ihre Patienten dann die Möglichkeit haben, im Recall zu erscheinen, da sich der Termin anhand der selbst angelegten Leistung errechnen kann (zum Beispiel für Kontrolltermine) Selbst angelegte Leistungen definieren: Zum Beispiel: IMP-Recall ZE-Recall - IMPREC für die Implantat Kontrolle - ZEREC für die ZE Kontrolle PAR-Recall - PARREC für die PA Kontrolle KB Recall - KBREC für die KB Kontrolle Das Anlegen dieser neuen Leistungen erfolgt im Bema- und im GOZ- Leistungsverzeichnis. Diese kann man so kennzeichnen, dass Sie ausschließlich nur für den Recall gelten und durch setzen des Häkchens nur für Recall, auch nicht in Rechnung gestellt bzw. abgerechnet werden Hinweis für PAR- oder Prophylaxe-Leistungen Grundsätzlich kann eine Leistung nur für eine Recallgruppe definiert werden. Bei der Gebührennummer 1000 oder 1020 empfehlen wir, sofern Sie den Recall für Erwachsene und Kinder trennen wollen, eine analoge Position anzulegen, die sich bei Kürzel und Gebührennummern zur eigentlichen Gebührennummer unterscheidet. Zum Beispiel:

6 2. Einrichtung in den Leistungsverzeichnissen Seite 4/ K 1000E für Kinder für Kinder Im Feld Druck im GOZ-Leistungsverzeichnis legen Sie fest, dass die analoge Leistung auf der GOZ-Rechnung weiter als 1000 gedruckt wird, damit es zu keinem Missverständnis mit den privaten Kassen / Kostenträgern kommt. Genauso ist zu verfahren, wenn sie eine PA Leistung für Kinder und Erwachsene erbringen. Hinweis! Definieren Sie diese Leistungen nicht, erhalten Sie im Recall keine genaue Trennung zwischen Kindern und Erwachsenen.

7 3. Terminbuch/ Behandlungsarten Seite 5/17 Sofern Sie mit dem Terminbuch im Programm arbeiten, ist es notwendig die Recallbereiche den Behandlungsarten zuzuordnen, damit das Programm erkennt, dass der Recallbereich schon einen Termin hat. Ist dies erfolgt, erkennt das Programm, dass der Patient gar nicht im Recall erscheinen muss. Sie gelangen über folgenden Weg zu den Einstellungen: Terminbuch öffnen Option / Behandlungsarten Wählen Sie hier die zur Terminart gehörige Recallgruppe aus.

8 4. Recallvoreinstellung Seite 6/17 Über Verwaltung / Recall gelangen Sie unten links in die Voreinstellung: Zu 1 : Wiederholung: Die Wiederholung aktivieren Sie nur, wenn der Patient ein weiteres Mal erinnert werden soll. Der Patient erscheint dann 60 Tage später in der Recallliste zur Wiederholung. Wichtig hierbei ist, dass die Recallliste immer bearbeitet und ausgetragen wird. Zu 2 : Hier legen Sie fest, wie oft der Patient wiederholt im Recall erscheinen soll. Zu 3 : Besuch nicht älter als : Bedeutet, dass nur Patienten im Recall vorgeschlagen werden, die in den letzten 24 Monaten eine Behandlung hatten. Zu 4 : Bereiche + RI: Hier entscheiden Sie, welche Bereiche Sie benachtichtigen/anschreiben/erinnern möchten. Unter RI = Recallintervall legen Sie fest, wann der Patient im Recall erscheinen soll, sofern der Patient eine Leistung bekommen hat. Zu 5 : Dieser Button wird angewählt, sofern Sie mit mehreren Praxen arbeiten und dieselben Recallintervalle verwenden möchten.

9 4. Recallvoreinstellung Seite 7/17 Zu 6 : Wenn der Patient in Praxis 1 und Praxis 2 Leistungen hat, wird immer die aktuellste Eingabe für den Recall genutzt. Hinweis! Diese Voreinstellung ist nur zu wählen, wenn in Praxis 1 und Praxis 2 Leistungen erbracht wurden. Zu 7 : Ist hier der Punkt gesetzt, werden beim Austragen die inaktiven Bereiche eines Patienten auch als recalled markiert. Das heißt, der Patient kommt erst wieder in die Recallliste, wenn für alle inakitven Bereiche Leistungen erbracht sind. Ist dieser Punkt markiert, werden beim Austragen nur die aktiven Bereiche als recalled markiert. Hinweis! Damit keine Patienten verloren gehen, empfehlen wir, das Pünktchen für diese Voreinstellung zu setzen.

10 5. Die Initialisierung Seite 8/17 Für die Ersteinrichtung des Spezialrecalls müssen Sie eine Initialisierung durchführen Was passiert bei der Initialisierung? Durch die Initialisierung werden automatisch alle Patienten, die mit dem Häkchen im Feld aktiv gekennzeichnet wurden, in den Spezialrecall aufgenommen und alle voreingestellten Leistungen aus den Leistungsverzeichnissen zugeordnet. Kontrolle der bisherigen Schritte: Wurden die Leistungen im Bema- und GOZ-Leistungsverzeichnis bearbeitet? Siehe Punkt Wurden die Behandlungsarten im Terminbuch mit Recallbereichen hinterlegt? Siehe Punkt 3 Wurden die Voreinstellungen vorgenommen? Siehe Punkt Recall öffnen um die Initialisierung durchzuführen Sie öffnen den Recall erneut über Verwaltung / Recall In diesem Moment ist Allgemein noch im Vordergrund. Bitte wählen sie nun den Reiter Spezial 1 aus. 1 Im rechten Bereich erscheint nun der Button. Mit Klick auf diesen Button öffnet sich ein Fenster, in dem Sie darauf hingewiesen werden, dass Sie diesen Menüpunkt zum ersten Mal öffnen und nun eine Initialisierung erfolgt, die nicht abgebrochen werden darf. Hinweis! Sollte bei Ihnen der Reiter Spezial bereits im Vordergrund liegen, wurde dieser Vorgang schon einmal aktiviert und muss nun neu durchgeführt werden. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice unter der Rufnummer: Hierzu benötigen Sie das Generalpasswort! Bitte halten Sie Ihr Sicherheitspasswort bereit.

11 6. Wie kommen Patienten in den Recall? Seite 9/17 Sie öffnen die Patientenauswahl und wählen rechts den Reiter Recall aus Zu 1 : Im Feld aktiv setzen Sie das Häkchen für die Recall-Teilnahme. Durch dieses Häkchen sucht das Programm nach Leistungen des Patienten und trägt die gefundenen Daten als letzte Behandlung ein. Zu 2 : Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Patienten zu benachrichtigen: Brief, , SMS oder Telefon Zu 3 : Hier legen Sie fest, an wen die Benachrichtigung gehen soll 6.1. Individualisierung der Recallintervalle für die einzelnen Recallbereiche Den Recallintervall können Sie nun individuell pro Patient einstellen. Das heißt, wenn Sie möchten, dass ein Patient für den Bereich Kons alle 4 Monate und für den Bereich Proph- Erw. alle 6 Monate eine Recallerinnerung erhalten soll, tragen Sie die gewünschten Monate ein 4.

12 7. Beginn mit dem Spezialrecall Seite 10/17 Öffnen Sie hierfür erneut unter Verwaltung den Recall. Es öffnet sich der Spezialrecall und das Pünktchen sitzt automatisch bei Recallliste, das heißt, es wird bereits die erste Filterung zu dem unten eingestellen Datum Recall bis vorgenommen Erklärung der Bereiche einfach, kompliziert und aufwändig : Hier werden alle Patienten angezeigt die für den Recall aktiviert wurden. : Diese Funktion zeigt alle Spezialrecallpatienten des gefilterten Zeitraumes für verschiedene Bereiche an und kann nicht bearbeitet werden. Sie dient nur der Ansicht. : Diese Patienten befinden sich nur einmal im Recall (z.b. nur ein Eintrag bei Kons) und haben keinen Termin. : Diese Patienten befinden sich nur einmal im Recall (z.b. nur ein Eintrag bei Kons) und haben einen Termin, allerdings bei einem anderen Behandler bzw. in einem anderen Bereich. : Diese Patienten befinden sich mit mehreren Recallbereichen, z.b. für Kons-Recall und PRE oder PAR, ZE, usw. in den Stammdaten für Recall und haben ggf. auch einen Termin. Hinweis! Sie müssen die Bereiche einfach, kompliziert und aufwändig nacheinander bearbeiten, um zu gewährleisten, dass Ihnen kein Patient verloren geht Filterung des Spezial-Recalls Generell ist für die Angabe des Zeitraums zu beachten, dass Sie nicht in die Vergangenheit filtern und nicht zu weit in die Zukunft (nicht weiter als die voreingestellte Wiederholung). Siehe dazu Punkt 4, Erklärung zu 1.

13 7. Beginn mit dem Spezialrecall Seite 11/ Filterung einfach Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Bitte geben Sie unter ein Datum an. 2. Im Feld empfehlen wir erst auf Bereiche zu klicken, damit Sie alle Patienten, die recalled werden können, in der Auswahl sehen. 3. Möchten Sie nur bestimmte Bereiche filtern, wie z.b. Kons, dann wählen Sie unter den Bereichen auch nur Kons aus. 4. anwählen, um die Filterung zu starten. 5. Hier werden Sie nur die Patienten sehen, die nur einen Recallbereich z.b.: KO haben. 6. Nach der Filterung werden Briefe gedruckt und die Patienten ausgetragen. Wichtig: Patienten, die einen Termin für einen richtigen Recallbereich haben, kommen nicht in die Recallliste. Nach dem Austragen ist die Recallliste leer Filterung kompliziert 1. Nachdem Sie mit der Filterung ihrer Einfach-Liste fertig sind, folgt die Kompliziert-Liste 2. Setzen Sie anschließend das Pünktchen bei kompliziert, es wird sofort gefiltert. 3. Hier werden Sie alle Patienten sehen, die einen Termin haben, aber die Zuordnung des Termines nicht mit dem Behandler der letzten Behandlung übereinstimmt oder aber der Termin für einen andere Behandlungsart vergeben wurde. 4. Mit einem Doppelklick auf den unten angezeigten Termin können Sie ggf. für die geplanten Termine, Notizen hinterlegen, z.b. bitte 01 mitmachen und diese Patienten zur Beobachtung in der Kompliziertliste stehen lassen. 5. Wenn Sie nicht mit dem Terminbuch arbeiten, können Sie bestimmte Voreinstellungen vornehmen (Voreinstellung / Häkchen Terminbuch verwenden entfernen) Filterung aufwändig 1. Nach der Kompliziert-Liste ist nun die Filterung der Aufwändig- Liste erforderlich. 2. Setzen Sie anschließend das Pünktchen bei aufwändig.

14 7. Beginn mit dem Spezialrecall Seite 12/17 3. In der Auswahl erscheinen Patienten mit aktiven und/oder inaktiven Bereichen (hellgrau = inaktiv). 4. Sie haben hier außerdem die Möglichkeit, die inaktiven Bereiche auszublenden, indem hier ein Häkchen gesetzt wird. 5. Es ist richtig, dass Patienten hier mehrfach erscheinen, da sie unterschiedliche Recallbereiche haben und für diese Bereiche einzelne Briefe geschrieben werden können. 6. Nach der Filterung werden Briefe gedruckt und die Patienten ausgetragen. Kleine Info zu den Patienten mit Terminen: Weicht der Termin vom Behandler und Terminbuch ab, wird er mit einem blauen Termin im Recall angezeigt. Hier ist zu überprüfen, ob der Termin wirklich im richtigen Terminbuch steht.

15 8. Serienbrief erstellen und versenden Seite 13/17 Möchten Sie einen Seriendruck für alle Patienten der gefilterten Recalllisten durchführen, gehen Sie bitte über den Button. Haben Sie Patienten mit unterschiedlichen Benachrichtigungssymbolen, z.b. , SMS oder Brief, so erscheint folgender Dialog: Setzen Sie in diesem Fenster das Häkchen bei , so erscheinen nur die Patienten im Serienbriefprogramm zum Versenden der s! Zu Zu Zu : Das Programm hat die Recallpatienten oben im mittleren Fenster übernommen. : Sie können unten im Feld Briefe/Formulare einen Brief auswählen, sofern schon welche angelegt wurden. : Sollten Sie noch keine Briefe haben, so sollten Sie diese über den Button Briefe editieren erstmals anlegen. Zu 4 : Hier drucken Sie Ihre Recallbriefe. Nach dem Druck verlassen Sie dieses Fenster über OK unten rechts. Die Patienten werden als bearbeitet (blaues Symbol) gekennzeichnet.

16 8. Serienbrief erstellen und versenden Seite 14/17 Vor dem Druck(rot) rot = noch zu bearbeiten Nach dem Druck (blau) blau = bearbeitet Sobald die Patienten von Ihnen bearbeitet wurden (alle 3 Listen: einfach, kompliziert und aufwändig) und somit ein blaues Bearbeitungssymbol haben, müssen Sie die Patienten aus der Recall-Liste austragen. Hier kann über den Button Alle bearbeiteten austragen gearbeitet werden, um schneller zu sein.

17 9. Austragen der Patienten Seite 15/17 Nochmal zur Erinnerung: Patienten gelten als bearbeitet (blau), sofern ein Brief gedruckt, oder SMS verschickt wurde! Danach müssen Sie diese bearbeiteten Patienten über den Button erscheinen Patienten wieder richtig in der Wiederholung., denn nur mit Austragen über Austragen kann der einzelne Patient ausgetragen werden diese Schaltfläche finden Sie in der einfach Liste und kompliziert Liste über Alle bearbeiteten austragen können auch alle bereits blau markierten Patienten mit einem Klick bearbeitet werden (dies gilt auch für die aufwändig Liste ) Sie erhalten folgende Abfrage: durch Bestätigen mit Ja erfolgt in der Kartei/Patinfo ein Eintrag, dass der Patient für einen bestimmten Bereich recalled wurde, siehe Bildausschnitt: der Patient wird aus der Recall-Liste entfernt, gilt jetzt als ausgetragen

18 10. versand für Recall Seite 16/17 Um s an Ihre Patienten zu versenden, müssen Sie zunächst die adresse in den Patientendaten im Register Allgemein eintragen. Weiterhin muss im Register Recall der Benachrichtigungsstatus auf gesetzt werden. Um eine Serien- zu versenden, gehen Sie innerhalb des Recallprogrammes genauso vor, wie unter Punkt 8 und 9 beschrieben. SMS-Versand -Versand

19 11. SMS-Versand für Recall Seite 17/ Wichtige Voraussetzungen für SMS-Versand Für den SMS-Versand über das DS-Win-Plus im Zusammenhang mit dem Recall, aber auch bei Terminerinnerungen per SMS, ist eine Zugangsvoraussetzung im DS-Win-Comm erforderlich. Diese Zugangsvoraussetzungen sind kostenfrei. Die Abwicklung der Kosten für den SMS-Versand sowie der Versand der SMS-Nachrichten werden über Dampsoft gesteuert. Sie erhalten bei Interesse Auskunft über die Nutzung des SMS-Versandes unter der Rufnummer und lassen sich dann mit dem Vertrieb verbinden Voreinstellungen im DS-Win-Plus für den SMS-Versand In den Patientenstammdaten im Reiter Recall sollte der Benachrichtigungsstatus auf SMS eingestellt werden und im Reiter Allgemein sollte die Mobilfunknummer eingetragen werden Die Vorgehensweise für den SMS-Versand entspricht genau der Beschreibung wie unter Serienbriefe (siehe Punkt 8 und 9). Falls Sie noch Fragen zu diesem Thema haben, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice unter der Rufnummer:

20 GmbH Vogelsang Damp Tel.: Fax: info@dampsoft.de Pionier der Zahnarzt-Software. Seit