Bedienungsanleitung Kassenabschluss KS-Fitness. Letzte Aktualisierung: Seite 1

Transkript

1 Bedienungsanleitung Kassenabschluss KS-Fitness Letzte Aktualisierung: Seite 1

2 Inhaltsangabe Inhaltsangabe... 2 Vorwort... 3 Hotline und Support... 4 So erhalten Sie Hilfe bei Fragen... 5 Technische Hinweise... 7 Kassenrichtlinien im Detail... 8 Kassenabschluss starten... 9 Kasse zählen (Zählprotokoll)...10 [Gezählter Kassenstand] stimmt nicht mit dem [Endbestand] überein...11 Buchungen prüfen und Kasse korrigieren...12 Kassenentnahme / Kasseneinlage buchen...13 Korrekturen nach Kassenausdruck...14 Kassenabschluss final durchführen (Z-Bon)...15 Kassenabschluss (Z-Bon) nachträglich drucken...17 Zählprotkoll ausdrucken...19 Kassenbon nachträglich ausdrucken...20 Kassenentnahmen buchen...21 Kassenentnahmen: Neues Konto anlegen und freischalten...23 Kassentagesbericht (bspw. für Steuerberater) drucken...26 Stornos...28 Seite 2

3 Vorwort Lieber Anwender, das vorliegende Handbuch erklärt detailliert sämtliche Vorgänge der Kassenfunktionen in KS-Fitness ab Version Sofern Sie eine ältere Version im Einsatz haben, führen Sie bitte ein Update durch. Update KS-Fitness: Fitness Update KS-Fitness Alternativer Weg Fitness-Alternativer-Weg Hiermit erklären wir, dass KS-Fitness die Grundsätze der GoDB sowie dem BMF- Schreiben vom erfüllt. Herzlichst Ralph Borchert Seite 3

4 Hotline und Support Computer und Software sind einem dauerhaften Wandel ausgesetzt, die Hardwarekomponenten veralten ebenso schnell wie Softwarekomponenten. Jede neue Version von Microsoft Windows bringt grundlegende Änderungen mit sich, darauf aufbauende Programme wie KS-Fitness müssen entsprechend angepasst werden. Auch die Gesetzgebung sorgt dafür, dass Branchenlösungen immer wieder angepasst und gepflegt werden müssen. Nach heutigem Stand der Technik ist es nicht möglich, eine fehlerfreie Software auf den Markt zu bringen. Verschärft wird die Situation durch den Umstand, dass unterschiedliche Hard- und Softwarekonfigurationen ebenfalls Probleme verursachen können. Daher ist es sehr wichtig, dass hinter jeder Branchenlösung ein professionelles Team von Programmieren steht. Diese sorgen für die reibungslose Funktionalität der Software, zudem steht Fragen und Störfällen unser Supportteam Ihnen professionell zur Seite. Seite 4

5 So erhalten Sie Hilfe bei Fragen Help Center Sie können direkt über KS-Fitness unser leistungsfähiges [Help Center] aufrufen. Die Volltextsuche ermöglicht ein schnelles Finden von gewünschten Antworten. Viele Antworten enthalten leicht verständliche Screenshots sowie schwäbische Videos, welche die Inhalte einfach nachvollziehbar veranschaulichen. Das Help Center ist auch direkt über erreichbar. Videos: Unter der Domain finden Sie eine Vielzahl von Videos, welche den Einsatz von KS-Fitness erklären. App: Weitere Unterstützung finden Sie in unserer App, diese finden Sie unter Apple IOS Android mmendorf Seite 5

6 Per Sehr komfortabel erreichen Sie unseren Support per unter Bitte verwenden Sie diese auch in Notfällen außerhalb der normalen Hotlinezeiten. Wichtig: Bitte verwenden Sie ausschließlich die genannte adresse. s an andere Adressen wandern an unserem Supportcenter vorbei und müssen erst umständlich weitergeleitet werden. Das verzögert Ihre Anfragen erheblich. Per Telefon: Telefonisch Montags bis Freitags von 09:00 bis 12:00 Uhr und Montags bis Donnerstags von 13:00 bis 18:00 Uhr unter der Rufnummer Sollten die Supportmitarbeiter im Gespräch sein, erhalten Sie weiterhin schnellstmöglich einen Rückruf. Das erspart Ihnen unnötige Wartezeiten in einer Warteschleife. Außerhalb der Bürozeiten können Sie auf das Band sprechen, in dringenden Fällen bekommen Sie zeitnah einen Rückruf. Seite 6

7 Technische Hinweise Entwicklungsumgebung: Microsoft Visual Studio Datenbank: JET 3.6 Server: Ein Serverbetriebssystem wie Windows Server 2003 oder 2008 wird empfohlen. Unterstützte Betriebssysteme: Windows XP, Windows Vista, Windows 7 - Windows 10 Empfohlene Hardware: Zusätzliche Software: Dualcore-Prozessor mit 2.5 GHz sowie 4 GB RAM 100 GB freie Festplattenkapazität 17 Zoll Monitor Word ab Version 2000 für Briefe und Serienbriefe Alternative Textverarbeitung wie Wordperfekt, hier funktionieren bestimmte Funktionen wie automatische Dokumentzuordnung nicht. Seite 7

8 Kassenrichtlinien im Detail Die Kassenrichtlinien beziehen sich insbesondere auf die folgenden Punkte: Belegnummern müssen fortlaufend und lückenlos sein Stornierungen müssen separat aufgelistet werden können Kassenabschlüsse (Z-Bons) müssen Finanzamt tauglich sein Kassenbons müssen Steuernummer, verschiedene Steuersätze, etc. enthalten Kassenbons müssen 10 Jahre unverdichtet, lückenlos und manipulationssicher gespeichert werden Seite 8

9 Kassenabschluss starten Der Kassenabschluss kann in [KS-Fitness] im [Checkin] Über [Funktionen] [Kassenabschluss] gestartet werden. Seite 9

10 Kasse zählen (Zählprotokoll) Es öffnet sich die Maske mit dem [Zählprotokoll]. Auf der linken Seite kann man direkt die Anzahl der Münzen eingeben, auf der rechten Seite erscheint die gezählte Gesamtsumme. Normalerweise sollte der [gezählte Kassenbestand] mit dem [Endbestand] übereinstimmen. Seite 10

11 [Gezählter Kassenstand] stimmt nicht mit dem [Endbestand] überein Sofern der [gezählte Kassenstand] nicht mit dem [Endbestand] übereinstimmt, wird automatisch eine [Korrekturbuchung] angezeigt. Damit man diese sofort erkennt, wird das Feld rot markiert. Wird der Kassenabschluss nun durchgeführt, ist der neue Kassenstand der [gezählte Kassenstand] und es wird automatisch im Kassenbuch eine Korrekturbuchung angelegt. Diese [Korrekturbuchung] wird im [Kassenausdruck] aufgeführt. Seite 11

12 Buchungen prüfen und Kasse korrigieren Damit der Mitarbeiter die Buchungen prüfen kann, können diese in einer Tabelle angezeigt werden. Dazu bitte auf den Reiter [Buchungen] klicken. In der Tabelle unten sieht man jede Position aufgelistet, ebenso ist der jeweilige Kassenstand sowie die Bonnummer ersichtlich. Somit kann der Mitarbeiter eventuell vergessene Waren oder Kassenausgaben einbuchen, bevor der Kassenabschluss final durchgeführt wird. Seite 12

13 Kassenentnahme / Kasseneinlage buchen Sofern Geld aus der Kasse entnommen wird (das wird in der Regel abends gemach) kann dieses im Feld [Einlage] oder [Entnahme] vorgenommen werden. In dem Beispiel ist der gezähle Kassensand 756,30, am Abend werden 606,30 rausgenommen. Der neue Kassenstand beträgt somit 150,00. Seite 13

14 Korrekturen nach Kassenausdruck Es besteht keine Möglichkeit, einen Kassenausdruck nachträglich zu verändern. Dieses ist gesetzlich nicht zugelassen. Auch der Support hat keine Möglichkeit, nachträgliche Korrekturen vorzunehmen. Dies geht alleine deswegen schon nicht, weil sämtliche [Kassenausdrucke] unveränderlich gespeichert werden. Seite 14

15 Kassenabschluss final durchführen (Z-Bon) Klicken Sie auf den Button [Kassenabschluss durchführen]. Bei dem genannten Beispiel kommt ein Sicherheitshinweis, der noch einmal auf die Kassendifferenz hinweist. Man kann an dieser Stelle den Kassenabschluss abbrechen und eventuell fehlende Belege buchen. Wenn Sie den Vorgang trotz der Differenz durchführen, erfolgt der Ausdruck des Kassenberichtes (Z-Bon). Anschließend erfolgt ein Hinweis und die Abfage des Passwortes des neuen Mitarbeiters. Seite 15

16 Muster Kassenausdruck Dieser beinhaltet sämtliche relevante Daten wie Firmenbezeichnung Kassenstände Datum und Uhrzeit des Ausdrucks Laufende Abschlussnummer Tageseinnahmen Einzelne Buchungsssätze Seite 16

17 Kassenabschluss (Z-Bon) nachträglich drucken Der Kassenausdruck wird automatisch als PDF gespeichert und kann jederzeit erneut ausgedruckt werden. Wichtiger Hinweis: Das funktioniert nur, wenn in Windows ein Druckertreiber installiert ist. Es ist unbedingt erfoderlich, dass der Kassenausdruck beim Kassenabschluss normal ausgedruckt werden kann. Kassenabschluss nachträglich drucken: Klicken Sie in [KS-Fitness] auf [Zusatzprogramme] [Kassenauswertungen]. In der folgenden Maske können Sie auf [Kassenausdrucke anzeigen] klicken, es öffnet sich der Explorer mit der Auflistung sämtlicher Kassenausdrucke. Seite 17

18 Um den richtigen Tag zu finden, orientieren Sie sich am bestem am [Änderungsdatum]. Seite 18

19 Zählprotkoll ausdrucken KS-Fitness bietet die Möglichkeit, das Zählprotokoll auszudrucken. Klicken Sie in [KS-Fitness] auf [Zusatzprogramme] [Kassenauswertungen] und dann auf [Zählprotokoll anzeigen]. Sie sehen nun eine Auflistung sämtlicher Kassenzählungen, diese können Sie unten rechts ausdrucken. Seite 19

20 Kassenbon nachträglich ausdrucken Um einen Kassenbon nachträglich auszudrucken, gehen Sie wie folgt vor: [Checkin] starten Auf [Funktionen] [Funktionen] [nachträglicher Kassenbon] klicken In der folgenden Maske sehen Sie sämtliche Kassenbons, unten rechts finden Sie den Button zum Drucken. In der oberen Tabelle finden Sie die Bons an sich, in der unteren Tabelle finden Sie die dazugehörigen Artikel. Seite 20

21 Kassenentnahmen buchen Kassenentnahmen buchen Sie im [Checkin] unter [F2 Sonderfunktionen] [Kassenentnahmen buchen]. Seite 21

22 In der folgenden Maske kann man das entsprechende Konto auswählen und dann die Kassenentnahme buchen. Seite 22

23 Kassenentnahmen: Neues Konto anlegen und freischalten Sollte ein buchhalterisches Konto für Kassenausgänge fehlen, können Sie dieses in der [Finanzbuchhaltung] anlegen. [KS-Fibu] starten Auf [F2 Konten] klicken Sie können mit [F4 Neu] ein neues Konto anlegen oder mit [F7 Quicksuche] ein vorhandenes Konto suchen. Klicken Sie bspw. auf [F7 Quicksuche] und geben Sie als Suchbegriff [Kostenarten] ein, um die entsprechenden Konten zu suchen. Seite 23

24 Klicken Sie auf das gewünschte Konto und anschließend auf [Einstellungen]. Seite 24

25 In den [Einstellungen] können Sie auf [F3 Ändern] klicken, klicken Sie dann auf [Konto im Check-In darstellen]. Sichern Sie Ihre Eingabe mit [F2 Sichern], das Konto kann nun in der Kasse unter [F2 Sonderfunktionen] [Kassenentnahmen buchen] ausgewählt werden. Wichtiger Hinweis: Das Konto steht erst nach einem Neustart von KS-Fitness zur Verfügung. Seite 25

26 Kassentagesbericht (bspw. für Steuerberater) drucken Klicken Sie im Checkin auf [Funktionen] [Kassenabschluss]. Klicken Sie dann auf [Buchungen] und dann bei [Anzeigenauswahl] auf [Von bis]. Seite 26

27 Sie können nun den [gewünschten Zeitraum] auswählen und dann auf [Filter anwenden]. Mit dem Button [Drucken] können Sie den Bericht ausdrucken. Seite 27

28 Stornos Bezahlvorgang nicht abgeschlossen: Artikel können mit der Taste [ENTF Artikel stornieren] gelöscht werden. Dieses wird nicht protokolliert, da der [Bezahlvorgang] noch nicht stattgefunden hat. Seite 28

29 Kassiervorgang abgeschlossen: Sofern der Bezahlvorgang abgeschlossen ist, können Artikel nicht mehr storniert werden. In diesem Fall kann dem Artikel bei der Anzahl ein vorangestellt werden, somit findet ein negativer Verkauf statt. Seite 29