Sage Start Treuhand-Datenaustausch Sage Start zu Sage Start

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1 Sage Start Treuhand-Datenaustausch Sage Start zu Sage Start onesage Version 2.4 ab Version

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einleitung Installation und System-Voraussetzungen Linienabgrenzung Beschreibung Datenaustauschprozess Import oder Export starten Welche Daten werden ausgetauscht? Einschränkungen und Hinweise Nebenbücher/Lohnbuchhaltung Geschäftsjahr und MwSt.-Formular müssen übereinstimmen MwSt.-Abrechnungsart "vereinnahmt" Eröffnungs-/Abschlussbuchungen Wer soll die erste Datenbank erstellen und einrichten? Buchungssperre Zu früh exportiert. Was nun? Schritt-für-Schritt-Anleitung Daten exportieren Daten importieren 12.Sage Schweiz AG Seite 2 von 15

3 1.0 Einleitung Mit der Verwendung dieser Treuhand-Datenaustausch-Anwendung ist es möglich, dass ein Treuhandkunde seine Finanzbuchhaltung als ZIP-Datei an seine Treuhandfirma senden kann, um einen Zwischen- oder Jahresabschluss zu tätigen. Dank dem Datenaustausch-Programm kann der Treuhandkunde nach einem Export in seiner Buchhaltung weiterarbeiten und neue Buchungen erfassen, falls es sich nur um einen Zwischenabschluss handelt und dies so mit der Treuhandfirma vereinbart wurde. Das Datenaustausch-Programm wird ab der Version unterstützt. Das heisst: Sowohl Treuhandkunde als auch Treuhänder müssen mindestens mit der Version arbeiten..sage Schweiz AG Seite 3 von 15

4 2.0 Installation und System-Voraussetzungen Für den Einsatz muss Sage Start Version installiert sein. Der versionsunabhängige Treuhandaustausch wird als Teil von onesage Version 2.4 installiert. onesage ist im Setup von Sage Start Version integriert. Die Installation erfolgt daher gemäss den bestehenden Installations-Anleitungen von Sage Start. Sage Start Version : 1. Installieren Sie die Version Sage Start Version : 1. Installieren Sie die Version Installieren Sie die neuesten Auto-Updates. 2.1 Linienabgrenzung Der Datenaustausch auf Kundenseite ist verfügbar ab der Linie Standard. Die Treuhandfirma benötigt für den Datenaustausch die Linie Professional..Sage Schweiz AG Seite 4 von 15

5 3.0 Beschreibung Datenaustauschprozess Das folgende Schema beschreibt den Datenaustauschprozess, bei dem die Treuhandfirma für einen neuen Kunden eine Datenbank einrichtet und einen ersten Abschluss durchführt. Treuhandfirma Kunde/Kundin Erstellt mit ihrer Version eine neue Datenbank. Erstellt mit seiner Version eine neue Datenbank. Die Datenbank wird für den Kunden eingerichtet. Mandant einrichten: Der Mandant kann optional auch direkt beim Kunden eingerichtet werden. Dann entfällt dieser Punkt. ZIP-Datei exportieren Daten als ZIP-Datei exportieren und an Kunden senden. ZIP-Datei importieren Buchen Buchhaltung ist bei der Treuhandfirma: 1. Importierte FIBU- Buchungen sind nicht gesperrt und können verändert werden. 2. Es können neue FIBU- Stammdaten ergänzt werden. ZIP-Datei importieren Buchhaltung prüfen, korrigieren, abschliessen Daten als ZIP-Datei exportieren und an Treuhandfirma senden. ZIP-Datei exportieren Weiterbuchen (nur bei Zwischenabschluss) Buchhaltung ist bei der Treuhandfirma: 1. Exportierte Buchungen sind gesperrt. 2. Exportierte Stammdaten dürfen nicht geändert werden. Falls es sich nur um einen Zwischenabschluss handelt, können neue Buchungen erstellt werden (FIBU, Debitoren und Kreditoren. Buchhaltung ist wieder beim Treuhandkunden: 1. Exportierte Buchungen sind gesperrt. 2. Keine Änderungen mehr am Mandanten. ZIP-Datei exportieren Daten als ZIP-Datei exportieren und an Kunden senden. ZIP-Datei importieren Treuhand- Datenaustausch erfolgreich Buchhaltung ist wieder beim Treuhandkunden: 1. Importierte Buchungen von Treuhänder bleiben jedoch gesperrt. 2. Stammdaten werden wieder importiert (Stand der Treuhandfirma wird übernommen)..sage Schweiz AG Seite 5 von 15

6 3.1 Import oder Export starten Ein Import oder Export der Daten wird jeweils manuell über das Menü Extras Datenaustausch gestartet: Für den Treuhandkunden sind die Befehle im Bereich (KD) Treuhandkunde bestimmt: Export an Treuhandfirma Sie sind Kunde und möchten Ihre Daten an den Treuhänder exportieren. Import von Treuhandfirma Sie habe die Daten vom Treuhänder erhalten und möchten diese in Ihren Mandant importieren. Für die Treuhandfirma sind die Befehle im Bereich (TH) Treuhandfirma bestimmt: Export an Treuhandkunde Sie sind Treuhänder und möchten Ihre Daten an den Kunden exportieren. Import von Treuhandkunde Sie haben die Daten vom Kunden erhalten und möchten diese in Ihren Mandant importieren. 3.2 Welche Daten werden ausgetauscht? Es werden sämtliche Daten ausgetauscht, welche für die Bearbeitung der Finanzbuchhaltung und deren Buchungen relevant sind: Bereich Grunddaten Konten Kontenplan KST MwSt. Nummernserver Währung Buchungsbelege Bemerkung Vorwiegend alle Daten aus den Registern Adresse, Allgemein, Kunden und Lieferanten Gesamte Kontoliste Alle Kontenpläne Kontenplanstrukturen Alle Kostenstellen Alle MwSt.-Kategorien MwSt.-Konfiguration Alle Nummernkreise Fremdwährungen und Kurse Es werden sämtliche Belege der Finanzbuchhaltung ausgetauscht. Dazu gehören auch Buchungsbelege aus den Nebenbüchern (Kunden / Lieferanten) und der Lohnbuchhaltung. Diese sind aber bei der Treuhandfirma nicht bearbeitbar, da keine Dokumente, Kunden-/Lieferantendaten, Artikel, Lohnarten etc. ausgetauscht werden. Nebenbücher/Lohnbuchhaltung: Es werden nur Buchungsbelege ausgetauscht! Dokumente und Stammdaten von Nebenbüchern und Lohnbuchhaltung (Kunden/Lieferanten/Artikel/Personal/Lohnarten) werden nicht ausgetauscht. Änderungen an Nebenbüchern dürfen nur beim Treuhandkunden ausgeführt werden!.sage Schweiz AG Seite 6 von 15

7 4.0 Einschränkungen und Hinweise 4.1 Nebenbücher/Lohnbuchhaltung Es werden nur Buchungsbelege ausgetauscht! Dokumente und Stammdaten von Nebenbüchern (Kunden/Lieferanten/Artikel) wie auch jene der Lohnbuchhaltung werden ignoriert. Änderungen an Nebenbüchern und der Lohnbuchhaltung dürfen nur beim Kunden ausgeführt werden! 4.2 Geschäftsjahr und MwSt.-Formular müssen übereinstimmen Vor dem Import werden die folgenden Punkte geprüft: Geschäftsjahr muss übereinstimmen. MwSt.-Formular muss übereinstimmen (Steuerformel). 4.3 MwSt.-Abrechnungsart "vereinnahmt" Die MwSt-Abrechnungsart "vereinnahmt" wird vom Treuhand-Datenaustausch nicht unterstützt, Dossiers mit dieser Einstellung können nicht über dieses Tool mit dem Treuhänder ausgetauscht werden. 4.4 Eröffnungs-/Abschlussbuchungen Ist im Dossier bereits eine Eröffnungsbuchung vorhanden, wird die Eröffnungsbuchung aus dem Datenaustausch nicht importiert. Beginnt demnach ein Kunde neu mit Sage Start und möchte den Treuhand- Datenaustausch verwenden, muss unbedingt erst geklärt werden, wer die Eröffnungsbuchung erstellt. Nach dem ersten Treuhand-Datenaustausch wird die Eröffnungsbuchung nicht mehr transferiert. 4.5 Wer soll die erste Datenbank erstellen und einrichten? Treuhandkunde verwendet nur die Finanzbuchhaltung Hat der Treuhandkunde bei sich nur die Finanzbuchhaltung lizenziert, so wird das Dossier sowohl vom Treuhandkunden wie auch von der Treuhandfirma erstellt. Richtet die Treuhandfirma das Dossier ein und sendet es anschliessend dem Treuhandkunden, gilt folgende Regel: Treuhandfirma: Erstellungsmodus Eine neue Datenbank erstellen Treuhandkunde: Erstellungsmodus Eine neue leere Datenbank für den Import der FIBU- Daten erstellen (Treuhand-Datenaustausch).Sage Schweiz AG Seite 7 von 15

8 Richtet der Treuhandkunde das Dossier ein und sendet anschliessend das Dossier der Treuhandfirma, gilt folgende Regel: Treuhandfirma: Erstellungsmodus Eine neue leere Datenbank für den Import der FIBU- Daten erstellen (Treuhand-Datenaustausch) Treuhandkunde: Erstellungsmodus Eine neue Datenbank erstellen Treuhandkunde verwendet zusätzlich Fakturierung, Lohnbuchhaltung, etc. Hat der Treuhandkunde neben der Finanzbuchhaltung zusätzliche Module (wie Fakturierung, Lohnbuchhaltung etc.) lizenziert, so muss das erste Dossier zwingend vom Treuhandkunden erstellt und eingerichtet werden. Die Treuhandfirma hat nachträglich noch die Möglichkeit, weitere Konten zu eröffnen. In diesem Fall gilt demnach folgende Regel: Treuhandkunde: Erstellungsmodus Eine neue Datenbank erstellen Treuhandfirma: Erstellungsmodus Eine neue leere Datenbank für den Import der FIBU- Daten erstellen (Treuhand-Datenaustausch) 4.6 Buchungssperre Sobald die Buchungen mit dem Treuhand-Datenaustausch exportiert werden, sind alle exportierten Buchungen bis zum ausgewählten Stichdatum zur Bearbeitung gesperrt. Dies gilt für alle Buchungen! 4.7 Zu früh exportiert. Was nun? Es kann vorkommen, dass Sie einen Datenexport ausführen und dann feststellen, dass eine Buchung vergessen wurde. Tritt dieser Fall ein, sollte nicht ein weiteres Mal exportiert werden! Erstellen Sie erst eine Datensicherung und kopieren Sie anschliessend das Back-up zurück. Das Back-up finden Sie im Exportordner unter Back-up [Exportname des Dossiers]. Kopieren Sie die darin enthaltene Datei [Dossiername].SgWwr in Ihren effektiven Dossierordner. Diesen finden Sie bei einer lokalen Einplatzinstallation unter C:\Sage Data\Folders\[Dossiername]\SageStart\ Nachdem das Back-up zurück kopiert wurde, kann die vergessene Buchung nacherfasst und der Datenexport erneut gestartet werden..sage Schweiz AG Seite 8 von 15

9 5.0 Schritt-für-Schritt-Anleitung 5.1 Daten exportieren Um Daten zwischen Kunde und Treuhänder austauschen zu können, müssen die folgenden Schritte ausgeführt werden. Export starten Öffnen Sie das Menü Extras Datenaustausch und wählen Sie den für Sie gültigen Datentransfer aus: a) Als Treuhandkunde. (KD) Treuhandkunde Export an Treuhandfirma b) Als Treuhandfirma. (TH) Treuhandfirma Export an Treuhandkunde Doppelte Belegnummern Falls Sie als Treuhandkunde den Datenaustausch mit Ihrer Treuhandfirma zum ersten Mal ausführen, erhalten Sie unter Umständen die nachfolgende Meldung. Diese Meldung erscheint, weil im Dossier Belegnummern doppelt vergeben wurden. Dies ist ab der Version nicht mehr möglich. Klicken Sie bei der Meldung auf Weiter..Sage Schweiz AG Seite 9 von 15

10 Damit die Buchungen korrekt exportiert werden können, müssen die Belege mit einer doppelten Belegnummer neu nummeriert werden. Dies geschieht vollautomatisch und wird entsprechend protokolliert. Die Neunummerierung der Belege starten Sie mit Klick auf Ja. Nach der Neunummerierung wird Ihnen umgehend ein Protokoll angezeigt, welches die Buchungen enthält, die eine neue Belegnummer erhalten haben. Dieses Protokoll ist auch als Textdatei auf dem Desktop abgelegt. Müssen Sie mehrere Dossiers über den Treuhand-Datenaustausch exportieren, so kopieren Sie die Textdatei in einen separaten Ordner oder benennen Sie diese um, da sie ansonsten bei der nächsten Neunummerierung überschrieben wird!.sage Schweiz AG Seite 10 von 15

11 Beim Exportieren erscheint das folgende Fenster. Dossier / Benutzername: Es wird automatisch das Dossier eingetragen, aus welchem der Export gestartet wurde. Ist ein Benutzername erfasst, wird dieser inkl. eines allfälligen Passworts ebenfalls automatisch übergeben. Export bis: Wählen Sie das Datum, bis zu welchem die Buchungen berücksichtigt werden sollen. Export Ordner: Wählen Sie den Ordner aus, in welchem die ZIP-Datei mit den Daten und das Back-up gespeichert werden soll. Sobald sie auf [Weiter] klicken, wird zuerst ein Back-up des aktuellen Dossier erstellt. Danach werden alle Daten exportiert und die exportierten Buchungen und Stammdaten in Sage Start zur Bearbeitung gesperrt. Wenn Sie nun weiterfahren sehen Sie die Abschlussmaske: Export Ordner öffnen: Öffnet den Ordner in welchem die ZIP-Datei und das Back-up liegen. Die ZIP-Datei hat z. B. folgenden Namen: Demo Sage Start KD-Export per am um zip (<Dossiername> <Exporttyp> per <Stichdatum> am <Datum> um <Uhrzeit>.zip). HTML-Log öffnen: Öffnet das Export-Log. Beim Schliessen des Assistenten, mit ZIP-Datei erstellen: Wählen Sie diese Option, wird beim Schliessen des Assistenten, eine mit Anhang erstellt. Diese können Sie dem Kunden oder Treuhänder senden. Notieren Sie sich den vierstelligen Revisionscode, um diesen der Treuhandfirma mitzuteilen. Ohne den korrekten Revisionscode kann das ZIP nicht eingelesen werden. Im Beispiel lautet der Revisionscode Treuhandkunde: Sobald die Buchhaltung bei der Treuhandfirma ist 1. sind exportierte Buchungen gesperrt 2. dürfen exportierte Stammdaten nicht geändert werden. Falls es sich nur um einen Zwischenabschluss handelt, können neue Buchungen erstellt werden (Finanzbuchhaltung, Kundenbelege, Lieferantenbelege, Lohnbuchhaltung). 1 Der Revisionscode ist kein eigentliches Passwort, sondern dient primär dazu, dass jeweils die korrekte ZIP-Datei eingelesen wird. Jeder neue Export hat einen neuen Revisionscode und ist nachträglich auch im HTML-Log ersichtlich..sage Schweiz AG Seite 11 von 15

12 5.2 Daten importieren Datenbank erstellen (falls nicht schon vorhanden) Wenn die Treuhandfirma den Mandanten bei sich einrichtet, muss der Treuhandkunde bei sich zuerst ein Dossier erstellen damit mit dem Datenaustausch begonnen werden kann. Der Treuhandkunde erstellt dazu einfach ein neues Sage Start Dossier, indem er in Sage Start ein neues Dossier mit der Option Eine neue leere Datenbank für den Import der FIBU-Daten erstellen (Treuhand-Datenaustausch) anlegt. Danach sendet die Treuhandfirma dem Kunden einen Export via Datenaustausch- Programm, damit die Daten des eingerichteten Mandanten übernommen werden. Im Einrichtungsassistenten muss darauf geachtet werden, dass das aktuelle Geschäftsjahr und das Folgejahr beim Treuhandkunden und der Treuhandfirma übereinstimmen! Dasselbe Verfahren gilt auch für die Treuhandfirma, falls diese das erste Mal Daten via Treuhand-Datenaustausch vom Treuhandkunden erhält. Import starten Öffnen Sie das Menü Extras Datenaustausch und wählen Sie den für Sie gültigen Datentransfer aus: a) Als Treuhandkunde: (KD) Treuhandkunde Import von Treuhandfirma b) Als Treuhandfirma: (TH) Treuhandfirma Import von Treuhandkunde Daten importieren Beim Importieren sehen sie eine Maske mit folgenden Eingabefeldern: ZIP-Datei: Wählen Sie die ZIP-Datei welche Sie von der Treuhandfirma bzw. dem Treuhandkunden erhalten haben. Revisionscode: Geben Sie den vierstelligen Revisionscode an, welcher Ihnen die Treuhandfirma bzw. der Treuhandkunde zusammen mit der ZIP-Datei bekannt gegeben hat. Mandant / Passwort: Es wird automatisch das Dossier eingetragen, aus welchem der Import gestartet wurde. Benutzername und ein allfälliges Passwort wird ebenfalls automatisch übergeben..sage Schweiz AG Seite 12 von 15

13 Mit [Weiter] wird die ZIP-Datei entpackt und analysiert. In der nächsten Maske ist eine Importvorschau pro Datentabelle ersichtlich. Sobald Sie auf [Weiter] klicken, wird zuerst ein Back-up des aktuellen Mandanten erstellt und danach werden alle Daten in den Mandanten importiert. Auf der Abschlussmaske kann nach dem Import auf das HTML-Log zugegriffen werden: Treuhandkunde: Die Buchhaltung ist nun wieder beim Treuhandkunden 1. Importierte Buchungen vom Treuhänder bleiben jedoch gesperrt. 2. Stammdaten werden wieder importiert (Stand der Treuhandfirma wird übernommen). Treuhandfirma: Die Buchhaltung ist nun zur Bearbeitung frei. 1. Die Buchungen sind nicht gesperrt und können verändert werden. 2. Das Dossier muss zwingend wieder exportiert werden (so dass die Buchungen wieder gesperrt werden), bevor ein zweiter Import vom Kunden durchgeführt werden kann. Belegnummernkreise und Belegnummerkonflikte Durch das gleichzeitige Arbeiten in der gleichen Buchhaltung ist es theoretisch möglich, dass sowohl die Treuhandfirma als auch deren Kunde die gleichen Belegnummern für neue Buchungen verwenden. Dies führt beim Import zu Belegnummernkonflikten. 2 Um dies zu vermeiden wird bei der Migration des Dossiers auf die Version automatisch ein Belegnummernkreis Treuhänder eingerichtet. Die Treuhandfirma kann nur in diesen separaten Belegnummernkreis buchen, dadurch werden Belegnummernkonflikte vermieden und die neuen Buchungen durch die Treuhandfirma sind transparent nachvollziehbar. 2 Falls es beim Import zu Belegnummernkonflikt kommt, vergibt das Importprogramm automatisch neue Belegnummern für Buchungen der Treuhandfirma (die Belegnummern des Kunden bleiben immer bestehen)..sage Schweiz AG Seite 13 von 15

14 Spezialfall Geschäftsjahresabschluss In Sage Start muss der Geschäftsjahresabschluss zwingend vom Treuhänder initiiert werden. Der Kunde erstellt dafür einen Treuhand-Datenaustausch mit aktivierter Checkbox GJ-Abschluss. Sobald diese Checkbox aktiviert wurde, ist das Stichdatum nicht mehr änderbar. Der Treuhandkunde erstellt den Datenexport und schickt die Daten der Treuhandfirma. Sobald der Treuhandkunde den Datenexport für den GJ-Abschluss erstellt hat, wird die erlaubte Buchungsperiode auf das Folgejahr beschränkt. Der Treuhandkunde kann im aktuellen Geschäftsjahr also keine Buchungen mehr erstellen. Die Treuhandfirma importiert die Daten vom Treuhandkunden, erstellt Abgrenzungs- und transitorische und Buchungen und startet anschliessend über das Menü Extras den Assistenten für den Geschäftsjahresabschluss. Der Assistent kann bis zum Schritt 6 durchgeführt werden, dann muss ein Datenexport an den Treuhandkunden erstellt und verschickt werden. Nach Erstellung des Exports kann die Treuhandfirma den Geschäftsjahresabschluss fertig stellen. Der Treuhandkunde liest die Daten von der Treuhandfirma ein und wird dazu aufgefordert, den Geschäftsjahresabschluss fertig zu stellen. Der Geschäftsjahresabschluss beim Kunden startet bei dem Schritt, an dem die Treuhandfirma den Datenexport gestartet hat..sage Schweiz AG Seite 14 von 15

15 Mögliche Meldungen Wenn Sie folgende Meldung erhalten, haben Sie das Dossier entweder direkt über den Browser ausgewählt, ein Dossier aus dem Hauptordner Dossiers auf diesem Computer ausgewählt oder Sie haben das Demo-Dossier geöffnet. Ob ein Dossier über den Server geöffnet wurde oder nicht, sehen Sie in der Titelleiste von Sage Start. Steht hinter dem Dossiernamen das Wort [lokal], so ist das Dossier nicht über den Server geöffnet worden. Zum Vergleich, die Darstellung, wenn das Dossier über den Server geöffnet wurde..sage Schweiz AG Seite 15 von 15