ADDISON Akte. Verfahrensumstellung ELSTER/ Offenlegung. Produktdokumentation/ FAQ. Stand: 22. Dezember 2016

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1 33 ADDISON Akte Verfahrensumstellung ELSTER/ Offenlegung Produktdokumentation/ FAQ Stand: 22. Dezember 2016

2 ADDISON Akte Verfahrensumstellung ELSTER/ Offenlegung Benutzerhandbuch Stand: 22. Dezember 2016 Copyright 2016 Wolters Kluwer Software und Service GmbH Die Angaben in den folgenden Unterlagen können ohne gesonderte Mitteilung geändert werden. Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdrucks und der Vervielfältigung des Dokuments oder Teilen daraus, sind vorbehalten. Ohne schriftliche Genehmigung seitens der Wolters Kluwer Software und Service GmbH darf kein Teil dieses Dokuments in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren), auch nicht zum Zwecke der Unterrichtsgestaltung, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wolters Kluwer Software und Service GmbH ADDISON Zentrale Stuttgarter Straße Ludwigsburg

3 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung 4 2. Übermittlung von ELSTER-Aufträgen und Offenlegungen/ Hinterlegungen beim Bundesanzeiger Steueranmeldungen, Jahressteuererklärungen, E-Bilanz Offenlegung/ Hinterlegung beim Bundesanzeiger FAQ 8 3. Mandantenfibu (Businesslizenz) 9 4. Übergangsfristen Anhang Aktivierung von ADDISON OneClick Umstellung ADDISON Online-Portal auf ADDISON OneClick FAQ 13 Copyright by Wolters Kluwer Software und Service GmbH, Ludwigsburg Irrtum und Änderungen vorbehalten. Seite 3 von 14

4 1. Einleitung ADDISON OneClick ist DER zentrale Baustein unserer aktuellen und zukünftigen Softwarestrategie und damit ein unverzichtbarer Bestandteil Ihrer Softwarelösungen. Mit der DVD 1/2017 erfolgt nun für Sie die Umstellung der bisherigen lokalen ELSTER-Anbindung auf die Datendrehscheibe ADDISON OneClick. Das neue Verfahren wird automatisch installiert und in den Akte-Optionen als Versendeweg eingetragen. Informationen zu etwaigen Übergangszeiträumen haben wir Ihnen im Kapitel Übergangsfristen zusammengestellt. Die Vorteile des neuen Verfahrens ADDISON OneClick bzw. der ADDISON Datenservice (ADS) übernimmt für Sie die gesamte Übermittlung von ELSTER Aufträgen an die Finanzverwaltung bzw. zukünftig auch der Offenlegungen/ Hinterlegungen beim Bundesanzeiger. Das bedeutet für Sie: Es werden keine ELSTER-Zertifikate für die Datenübermittlung mehr benötigt, d.h. für die Versendung ist keine Signaturkarte, ELSTER-Stick oder ELSTER Software-Zertifikat und entsprechend auch keine PIN-Eingabe mehr erforderlich. Der Datenübermittler ist ADS. Die ELSTER-Aufträge werden dazu vom ADS mit einem eigenen Zertifikat versehen. Der ADS prüft und überwacht die Übermittlung an die Finanzverwaltung und sendet gegebenenfalls selbständig die ELSTER Aufträge erneut an die Finanzverwaltung, wenn z.b. die ELSTER-Server nicht zur Verfügung standen. Mit der Übermittlung an den ADS ist der ELSTER-Auftrag für Sie abgeschlossen alles Weitere erledigen wir. Umfang des neuen Verfahrens Es werden alle ELSTER-Aufträge über den ADS übermittelt, z.b.: Umsatzsteuervoranmeldung Antrag auf Dauerfristverlängerung Zusammenfassende Meldung Kapitalertragsteuer-Anmeldung Einkommensteuererklärung Gewerbesteuererklärung Akte-Software Seite 4 von 14

5 Umsatzsteuererklärung Körperschaftsteuererklärung Gesonderte und einheitliche Gewinnfeststellung Anlagen EÜR, 34a, Zinsschranke E-Bilanz Voraussichtlich ab Ende Januar 2017 erfolgt auch die Offenlegung/ Hinterlegung beim Bundesanzeiger über den ADS. Akte-Software Seite 5 von 14

6 2. Übermittlung von ELSTER-Aufträgen und Offenlegungen/ Hinterlegungen beim Bundesanzeiger 2.1. Steueranmeldungen, Jahressteuererklärungen, E-Bilanz Erstellung der ELSTER-Aufträge Wie bisher werden die Elster-Aufträge aus den jeweiligen Programmen erstellt, z. B. bei den Jahressteuern über die Schaltfläche Elster Auftrag generieren oder in der Finanzbuchhaltung über die Schaltfläche Elster. Die Elster-Aufträge werden anschließend in die neue Elster Auftragsliste gestellt. Von dort erfolgt der Versand an ADS oder alternativ bis zum 31.März 2017 direkt an Elster. Übermittlung der ELSTER-Aufträge Sofern die Übermittlung noch nicht über den neuen Übermittlungsweg ADS erfolgen soll, können Sie für eine Übergangszeit bis Ende März 2017 den bisherigen Versendeweg (Elster Aufträge direkt zu übermitteln) weiter benutzen. In der Zentralakte unter Akte/Optionen/Elster befindet sich die Einstellung für den Weg der Datenübertragung: Voreingestellt ist die Datenübertragung nach ADDISON One- Click/Addison Datenservice. Hier kann die Option Elster eingestellt werden. Somit werden die Elster-Aufträge bis zum 31.März 2017 direkt an Elster gesendet. Wenn die Option auf Elster eingestellt ist, besteht dennoch die Möglichkeit, den Elsterfall alternativ an den ADS zu versenden. Akte-Software Seite 6 von 14

7 Neue Elster Auftragsliste in der Akte Im Pflegeschreiben zur Version 1/2017 befindet sich eine ausführliche Beschreibung über die Funktionen der neuen Elster- Auftragsliste. Zusätzlich ist im Pflegeschreiben der Versandweg über ADS und Elster beschrieben. Nicht authentifizierte Übermittlung Bei einzelnen Steuerarten (z.b. Einkommensteuererklärungen) kann eine Erklärung ohne Signatur, d.h. nicht authentifiziert, übermittelt werden. In diesem Fall wird dann die sogenannte komprimierte Steuererklärung gedruckt. Erst wenn diese komprimierte Steuererklärung (vom Mandant unterzeichnet) beim Finanzamt eingereicht wurde, konnte der Steuerfall beim Finanzamt bearbeitet werden. Absender und Datenübermittler der ELSTER-Aufträge In der Akte-Software wird dieses Verfahren nur noch im Rahmen des Übergangszeitraums bis maximal unterstützt, wenn in den Akte-Optionen die Einstellung ELSTER ausgewählt ist. Der Absender der ELSTER-Aufträge ändert sich beim neuen Verfahrensweg über ADDISON OneClick nicht. Entsprechend den Einstellungen ist dies entweder die Kanzlei oder das Unternehmen. Datenübermittler ist zukünftig der ADDISON Datenservice. Anhand des zur Authentifizierung verwendeten eigenen Zertifikats weist der ADDISON Datenservice sich gegenüber der Finanzverwaltung zweifelsfrei als Datenübermittler aus. Die Authentifizierung trägt somit den erhöhten Sicherheitsanforderungen und dem Stand der Technik Rechnung. Dieses Übermittlungsverfahren gewährleistet ein Maximum an Datensicherheit Offenlegung/ Hinterlegung beim Bundesanzeiger Die Übermittlung von Jahresabschlüssen im Rahmen der elektronischen Offenlegung erfolgt über den bisherigen Programmaufruf. Akte-Software Seite 7 von 14

8 Die Übermittlung über ADDISON OneClick steht Ihnen ab Ende Januar zur Verfügung. Weitere Informationen stehen Ihnen nach der entsprechenden Freigabe an dieser Stelle zur Verfügung FAQ Bereits erstellte ELSTER-Aufträge Verarbeitungszeiten Können vor dem neuen Verfahren erstellte (und noch nicht übermittelte) ELSTER-Aufträge nach der Umstellung noch versendet werden? Ja. Dazu verwenden Sie bitte die bisherigen Elsterversendeliste aus tse:nit oder aus cs:plus. Wie sind die Verarbeitungszeiten im Rahmen des neuen Verfahrens über ADDISON OneClick? Bis wann müssen entsprechende ELSTER-Aufträge bereitgestellt werden? Die ELSTER-Aufträge werden grundsätzlich täglich jede halbe Stunde vom ADDISON Datenservice verarbeitet bzw. an die Finanzverwaltung übermittelt. D.h. 0:00, 0:30, 1:00,., 23:30. Die Rückmeldungen an Akte erfolgen ebenfalls in entsprechenden Zyklen. D.h. die Bestätigung für die erfolgreiche Einreichung/ Verarbeitung des ELSTER-Auftrages bei der Finanzverwaltung kann u.u Minuten dauern. Bitte beachten Sie: Zur Wahrung von Fristen bei der Einreichung bei der Finanzverwaltung sollten ELSTER-Aufträge, die am gleichen Tag einzureichen sind, bis spätestens 22 Uhr an den ADS übermittelt werden. Speicherung der Daten Wie lange werden die Daten beim ADS gespeichert? Die Daten werden maximal 90 Tage gespeichert. Akte-Software Seite 8 von 14

9 3. Mandantenfibu (Businesslizenz) Soweit bei Ihnen die Akte Mandantenfibu (sogenannte Businesslizenz) im Einsatz ist (und Sie somit mit einem Akte Steuerberater zusammenarbeiten), ist die Aktivierung von ADDISON OneClick nicht erforderlich. Die Übermittlung erfolgt grundsätzlich über ADDISON OneClick Ihres Steuerberaters. Informationen zu etwaigen Übergangszeiträumen haben wir Ihnen im Kapitel Übergangsfristen zusammengestellt. Gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Sie erhalten von Ihrem Steuerberater Zugangsdaten zu Ihrem ADDISON OneClick. 2. Erfassen Sie diese in Akte im Mandantenstammblatt über den Button ADDISON OneClick Zugangsdaten hinterlegen Danach können die ELSTER-Aufträge, wie im Kapitel Übermittlung von ELSTER-Aufträgen und Offenlegungen/ Hinterlegungen beim Bundesanzeiger beschrieben, übermittelt werden. Akte-Software Seite 9 von 14

10 4. Übergangsfristen Nutzung der bisherigen lokalen ELSTER- Anbindung Mit der DVD 1/2017 erfolgt die Übermittlung der ELSTER-Aufträge nicht mehr über die lokale ELSTER-Anbindung, sondern über die Datendrehscheibe ADDISON OneClick. Einzige Voraussetzung ist die Aktivierung von ADDISON OneClick (Ausnahme: Mandantenfibu). Der neue Verfahrensweg über ADDISON OneClick ist nach der Installation der DVD 1/2017 standardmäßig aktiviert. Bis werden übergangsweise parallel auch die bisherigen ELSTER-Schnittstellen unterstützt. Bitte beachten Sie: Unabhängig vom tatsächlich genutzten Verfahren ist eine Aktivierung von ADDISON OneClick zwingend erforderlich. Die Einstellung steht Ihnen in der Zentralakte unter Akte/Optionen /Elster übergreifend zur Verfügung. Soweit die Einstellung geändert wird, erscheint eine Hinweismeldung. Spätestens zum erfolgt eine automatische Umstellung auf ADDISON OneClick/ ADDISON Datenservice. Mandantenfibu Soweit bei Ihnen die Akte Mandantenfibu (Businesslizenz) im Einsatz ist, richtet Ihnen Ihr Steuerberater einen Zugang zu ADDISON OneClick ein und Sie müssen die Zugangsdaten in Ihrer Installation hinterlegen. Damit hier eine entsprechende Einrichtungszeit möglich ist, steht bis zum noch die bisherige lokale ELSTER-Anbindung zur Verfügung. Eine Einstellung diesbezüglich ist nicht erforderlich. Akte-Software Seite 10 von 14

11 Weitere Informationen zur Mandantenfibu erhalten Sie im Kapitel Mandantenfibu. Nicht authentifizierte Übermittlung Die Übermittlung über den ADDISON Datenservice erfolgt grundsätzlich immer authentifiziert - mit der Signatur des ADDISON Datenservice. Aus diesem Grund wird die nicht authentifizierte Übermittlung nur noch im Rahmen des Übergangszeitraums bis maximal unterstützen, wenn in den Addison-Optionen die Einstellung ELSTER ausgewählt ist. Akte-Software Seite 11 von 14

12 5. Anhang Für die Übermittlung der ELSTER-Aufträge ab der DVD 1/2017 muss ADDISON OneClick (Ausnahme: Mandantenfibu) zwingend aktiviert werden. Nachfolgend erhalten Sie nochmals eine Übersicht zur Aktivierung von ADDISON OneClick bzw. Umstellung, wenn bisher das ADDISON Online-Portal im Einsatz ist Aktivierung von ADDISON OneClick Voraussetzungen Es ist mindestens das Update der Akte Software installiert. Schreiben mit Aktivierungsschlüssel; Dieses beinhaltet außerdem eine Kurzanleitung für die Aktivierung, die Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag nach 11 BDSG (ADV) und eine Verschwiegenheitserklärung. Der Benutzer für die Zentralakte muss entsprechende Rechte besitzen 1. tse:nit bzw. cs:plus Zentralakte Dokument Portal Servicefunktionen -> anlegen, starten und ADDISON OneClick jetzt aktivieren! klicken 2. Erfassen Sie anschließend nachfolgende Daten: Ihren Aktivierungsschlüssel entnehmen Sie dem zugesandten Schreiben. Er hat das Format xxxx-xxxx-xxxx-xxxx (bspw. 554C-8E ). Bestätigung Sie die Vereinbarung und senden Sie bitte im Anschluss die Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag nach 11 BDSG (ADV) unterschieben an uns zurück. Akte-Software Seite 12 von 14

13 Die Aktivierung kann geraume Zeit in Anspruch nehmen. Den Status des Aktivierungsvorgangs sehen Sie in der Zentralakte Dokument Portal Servicefunktionen Status ADDISON One- Click: beantragt; später ADDISON OneClick aktiviert 5.2. Umstellung ADDISON Online-Portal auf ADDISON OneClick Soweit noch das Vorgängerprodukt ADDISON Online-Portal im Einsatz ist, kann schnell und einfach über das Menü Zentralakte (Dokument) Portalverwaltung ADDISON OneClick aktivieren die Umstellung vorgenommen werden (Voraussetzung ist, dass Sie als Benutzer mit Rechten für die Zentralakte angemeldet sind). Mit Annahme der Vertragsbedingungen wird das Online-Portal automatisch auf ADDISON OneClick umgestellt FAQ Notwendige Aktivierung? Muss ich ADDISON OneClick aktivieren, wenn ich keine ELSTER-Aufträge/ Offenlegungen aus ADDISON übertrage? Nein, eine Aktivierung von ADDISON OneClick ist in diesen Fällen aktuell nicht erforderlich. Sobald zu einem späteren Zeitpunkt Übermittlungen durchgeführt werden sollen, ist auch nachträglich eine Aktivierung von ADDISON OneClick möglich. Muss ich ADDISON OneClick aktivieren, wenn es sich um eine Mandantenfibu handelt? Nein, eine Aktivierung ist nicht erforderlich. Alle Informationen zur Übermittlung im Rahmen der Mandantenfibu haben wir im Kapitel Mandantenfibu(Businesslizenz) zusammengestellt. Notwendige Aktivierung bzw. Umstellung? Muss die Aktivierung bzw. Umstellung auch erfolgen, wenn nur ADDISON Lohn & Gehalt im Einsatz ist und Meldungen bisher nicht über den ADDISON Datenservice übermittelt wurden? Ja, auch in diesen Fällen ist eine Aktivierung von ADDISON OneClick erforderlich. Nach der Aktivierung erfolgt das Meldewesen ausschließlich über ADDISON OneClick Akte-Software Seite 13 von 14

14 Weiterführende Informationen Wichtige Hinweise Handlungsanweisungen Nützliche Tipps und Tricks Beispiele zu den Themen Notizen Besonders wichtige Hinweise Akte-Software Seite 14 von 14