Installation SOVA-Datei 2016

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1 Installation SOVA-Datei 2016 Support: Export / Import Telefon: +49 (0) Support@formatsoftware.de Support: Technik Telefon: +49 (0) Technik@formatsoftware.de Support: Sanktions-Monitor Telefon: +49 (0) SAM@formatsoftware.de Telefax: +49 (0) FORMAT Software Service GmbH Max-Planck-Straße Dreieich Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) info@formatsoftware.de Dezember 2015 Installation SOVA-Datei von 6

2 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeine Informationen Was ist die SOVA-Datei? Wann sollte die SOVA-Datei eingespielt werden? Wer muss die SOVA-Datei einspielen? Vorbereitung vor dem Einlesen Datensicherung Downloadlink SOVA-Dateien Einlesen der neuen Tarifnummern Starten von "ImpUpdSova" Voreinstellungen und Einlesen der SOVA-Datei Herstellen der Verknüpfung zu den SOVA-Quellen Bestehende Warenbezeichnung nicht überschreiben Kapitel jeweils löschen (Ungültige Tarifnummern werden gelöscht) Neue Tarifnummern einlesen Tarifnummern ersetzen Erklärung der Anwendung... 6 Installation SOVA-Datei von 6

3 1 Allgemeine Informationen 1.1 Was ist die SOVA-Datei? Die SOVA-Datei wird jährlich vom Statistischen Bundesamt in Wiesbaden veröffentlicht und beinhaltet alle gültigen (8-stelligen) Zolltarifnummern, die dazugehörigen Kurzbezeichnungen, den ausführlichen Zolltext sowie die besondere Maßeinheit, welche für das Jahr 2016 Gültigkeit haben. Hinweis: In der SOVA-Datei sind keine Zollsätze enthalten. 1.2 Wann sollte die SOVA-Datei eingespielt werden? Das Einlesen dieser SOVA-Datei darf erst zum Jahreswechsel erfolgen, da die enthaltenen Zolltarifnummern erst zum Ihre Gültigkeit finden. Hinweis für Import und IHS-Kunden: Eventuelle Monatsabschlüsse für Dezember (sowie die Monate davor) müssen vor dem Einlesen dieser SOVA-Datei durchgeführt werden. 1.3 Wer muss die SOVA-Datei einspielen? Alle Kunden, die mit Tarifnummern arbeiten. Aufgrund des Verantwortlichkeitsbereichs muss die SOVA-Datei von der Zollfachabteilung eingespielt werden. Falls Sie für das Einspielen der SOVA-Datei technische Unterstützung benötigen oder nicht die notwendigen Berechtigungen haben, wenden Sie sich an Ihre EDV-Abteilung. Auch wenn Sie den elektronischen Zolltarif Format EZT im Einsatz haben, ist es zwingend notwendig, die SOVA-Datei in das IVEAS Format Zollsystem einzuspielen. 2 Vorbereitung vor dem Einlesen 2.1 Datensicherung Voraussetzung für das Einspielen der SOVA-Datei ist eine rückspielbare, funktionierende und aktuelle Datensicherung des kompletten Systems: Datenbank (Access-, Oracle- oder SQL-Datenbank) Programmverzeichnis (Module und Layouts) Bescheidverzeichnis Prüfen Sie auch, ob die Sicherung erfolgreich war und damit ein eventuelles Rücksichern der Programme und Daten möglich ist. Dies ist auf jeden Fall erforderlich! Format übernimmt keine Verantwortung für Ihre Datensicherung! Sollte durch das Update ein Datenverlust entstehen und es liegt keine Datensicherung wie oben beschrieben vor, ist es der Firma Format nicht möglich, verloren gegangene Datenbestände wieder herzustellen. Evtl. anfallende Aufwände, die durch fehlende Datensicherungen entstehen, sind im Wartungsvertrag nicht enthalten. Installation SOVA-Datei von 6

4 2.2 Downloadlink SOVA-Dateien Bitte laden Sie sich die SOVA-Datei SOVA2016_IVEAS.zip" unter folgendem Downloadlink herunter: SOVA2016-IVEAS.zip Diese Datei ist eine komprimierte Datei. Bitte entpacken bzw. extrahieren Sie anschließend die Datei direkt in den Ordner Layouts". Es wird folgende Datei extrahiert: FORMAT_SOVA2016.TXT Unter folgendem Link finden Sie wichtige Informationen für Ihre Zollfachabteilung zum Download: SOVA2016-DOKUMENTE.zip Es handelt sich hierbei um eine komprimierte Datei. Entpacken bzw. extrahieren Sie diese Datei und leiten Sie die darin enthaltenen Dokumente an Ihre Fachabteilung weiter. 3 Einlesen der neuen Tarifnummern 3.1 Starten von "ImpUpdSova" Starten Sie das Administrator-Programm des IVEAS Format Zollsystems und melden Sie sich anschließend wie gewohnt an. Gehen Sie jetzt im Bereich Systemadministration auf die Schaltfläche Programm ausführen. Es öffnet sich auf der rechten eine Liste aller IVEAS Anwendungen, die von hier aus direkt gestartet werden können. Bitte suchen Sie die Anwendung ImpUpdSova und starten Sie das Programm mit Doppelklick. Installation SOVA-Datei von 6

5 3.2 Voreinstellungen und Einlesen der SOVA-Datei In der Anwendung ImpUpdSova müssen zunächst die folgenden Einstellungen vorgenommen werden, bevor das Einlesen der SOVA-Datei erfolgen kann. Hinweis: Die folgenden Einstellungen können gravierende Auswirkungen in Ihrem IVEAS Format Zollsystem mit sich bringen. Bitte beachten Sie vor allem die rot eingekreisten Optionen (Siehe Punkt ). Installation SOVA-Datei von 6

6 3.2.1 Herstellen der Verknüpfung zu den SOVA-Quellen In der Anwendung ImpUpdSova tragen Sie bitte im weißen Feld den Speicherpfad der Datei FORMAT_SOVA2016.TXT ein oder wählen den Pfad über die Schaltfläche ---- aus. Hierbei handelt es sich um die soeben in dem Verzeichnis Layouts extrahierte Datei. Bitte überprüfen Sie, nachdem Sie die Datei FORMAT_SOVA2016.TXT ausgewählt haben, ob sich die Ansicht im aktuellen Fenster auf das Jahr 2016 geändert hat Bestehende Warenbezeichnung nicht überschreiben Setzen Sie hier ein Häkchen, so werden grundsätzlich Kurz- und Langbezeichnungen der Tarifnummern nicht überschrieben Kapitel jeweils löschen (Ungültige Tarifnummern werden gelöscht) Ist das Häkchen gesetzt, so wird der vollständige Tarifnummernstamm entfernt und gemäß neuem SOVA-Warenverzeichnis (nur 8-stellig) aufgesetzt. Folgende Daten werden mit Setzen des Häkchens beibehalten: Manuell erfasste Zollsätze nicht löschen Zugelassen Kennzeichen nicht löschen Fremdsprachentexte nicht löschen Neue Tarifnummern einlesen Sie können nun ein Häkchen bei den gewünschten Kapiteln setzen, die im IVEAS Format Tarifnummernstamm aktualisiert werden sollen oder Sie betätigen die Schaltfläche alle markieren um den gesamten Tarifnummernstamm zu aktualisieren. Wenn Sie alle Ihre Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie den Start des Einlesevorgangs mit der Schaltfläche Konvertierung starten. Sobald der Vorgang beendet wurde, erscheint unten links im Fenster die Bestätigung Fertig. Bitte schließen Sie die Anwendung ImpUpdSova nach Beendigung des Einlesevorgangs mit der oben rechts befindliche Schaltfläche X. 4 Tarifnummern ersetzen 4.1 Erklärung der Anwendung Sie können ungültige Tarifnummern in bestehenden Datensätzen im IVEAS Format Zollsystem durch die neuen Tarifnummern umsetzen. Sollten Sie die Option Tarifnummern ersetzen nutzen wollen, melden Sie sich bitte bei der Format Support-Hotline Copyright by FORMAT Software Service GmbH Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser Beschreibung darf in irgendeiner Form ohne ausdrückliche Genehmigung von FORMAT Software Service GmbH reproduziert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Jeder Nachdruck (auch in Auszügen) und jegliche Wiedergabe der Bilder sind verboten. Alle genannten Produktnamen sind Eigentum der jeweiligen Warenzeicheneigner. Installation SOVA-Datei von 6