MMS - Update auf Version 4.3 (beinhaltet Update auf v4.2) Neuerungen: 1. Menü derzeitiger Status wurde erweitert

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1 MMS - Update auf Version 4.3 (beinhaltet Update auf v4.2) Neuerungen: 1. Menü derzeitiger Status wurde erweitert Die Einträge mit Häkchen finden Sie beim derzeitigen Status unter der Meinungsbearbeitung wieder. In der Suche sowie bei den frei erstellbaren Berichten kann nun nach diesem Status ebenfalls gesucht, bzw. ausgewertet werden.

2 2. Kontaktdaten aus Outlook in die Personaldaten übernehmen Es wurde eine Anbindung an das Outlook Adressbuch (nicht Outlook Express) geschaffen. Diese Daten können in einen neuen oder bestehenden Personaldatensatz des MMS übernommen werden: Je nach Version und Ihren Outlook-Einstellungen kann folgender Dialog erscheinen: Gewähren Sie Zugriff für 10 Minuten und bestätigen Sie mit JA.

3 Das MMS liest nun die Kontaktdaten aus dem Outlook-Adressbuch und bereitet die folgende Liste vor: Setzen Sie die Optionen wie gewünscht - alle Daten übernehmen: übernimmt alle gefundenen und passenden Daten (i.e. Nachname, Vorname, E- Mail-Adresse, Strasse, PLZ, Ort.) aus Outlook in den MMS-Personaldatensatz -> empfiehlt sich bei neuen MMS-Datensätzen - nur die -Adresse übernehmen: übernimmt nur die -Adresse -> empfiehlt sich bei bestehenden MMS-Datensätzen - im MMS-Personaldatensatz vorhandene Einträge überschreiben: überschreibt Personaldaten im MMS mit Outlook-Daten, soweit diese einzelnen Datensätze ebenfalls befüllt sind, andernfalls werden NICHT leere Daten im MMS NICHT überschrieben, leere jedoch sehr wohl

4 3. Empfehlung bei Patienten wurde eingeführt Es kann eine vom Patienten gemachte Empfehlung eingetragen werden. Danach kann gesucht ( Meinungssuche ) und ausgewertet ( frei erstellbaren Berichte ) werden. Die Empfehlung erscheint auch auf dem Ausdruck einer Patientenmeinung.

5 4. Die Meinungsbögen (für Patienten) wurden angepasst

6 5. Vorlagen-Explorer Es wurde ein Modul integriert, welches das Erstellen und Verwalten von Vorlagen wesentlich vereinfacht. Aus drei Mastervorlagen können beliebig viele weitere Vorlagen für Briefe oder Serienbriefe mit oder ohne Meinungsdaten erstellt werden. Diese Vorlagen können für jeden Nutzer individuell gestaltet werden. Es existieren drei Arten von Mastervorlagen: o _Word_VorlagenMaster.dot (für einzelne Briefe mit Meinungsdaten, welche während der Meinungsbearbeitung verfasst werden) o _Word_SerienbriefMaster.dot (für Serienbriefe mit Meinungsdaten, wie z.b. Antwortschreiben für alle Beschwerden ohne Eingangsbestätigung) o _Word_BriefOhneDatenMaster.dot (für Briefe ohne Meinungsdaten an Mitarbeiter oder Patienten, welche aus der Personalverwaltung heraus erstellt werden) Diese befinden sich nach der Installation im Verzeichnis...\MMS\Vorlagen, welche jedoch im Vorlagen-Explorer nicht angezeigt werden. Es wird empfohlen, gleich nach der Installation diese Mastervorlagen an das CD Ihres Hauses mit Ihren Kontaktdaten anzupassen und dann Sicherungskopien zu erstellen. Wann immer Sie nun eine neue Vorlage für Einzel- bzw. Serienbriefe oder Briefe ohne Meinungsdaten erstellen, wird die zugehörige Mastervorlage als Grundlage verwendet. Geben Sie der neuen Vorlage einen sprechenden Namen (z.b. Anschreiben bei Erledigung einer MA Beschwerde.dot anstatt MABeschw_erl.dot ). Die neue Vorlage kann dann entsprechend angepasst werden. Die exportierten Datenbankfelder geben Ihnen genügend Informationen, um verschiedenste Anschreiben zu generieren.

7 6. Übersicht über bereits erstellte Berichte Ihre erstellten Berichte werden in einem Verzeichnis gespeichert, welches über die persönlichen Einstellungen festgelegt wird. Um aus der MMS-Software Ihre Berichte zu betrachten, wählen Sie aus dem Menü Berichte - Mitarbeiter oder Berichte - Patienten den Unterpunkt bisher erstellte Berichte. Sie erhalten dann folgende Übersicht: Hier sehen Sie alle bislang gespeicherten Berichte, die sich in dem Verzeichnis befinden, welches in den persönlichen Einstellungen voreingestellt ist. Durch einen Doppelklick auf eine Zeile öffnet sich dieser Bericht in Excel. Alle Berichte können nachträglich bearbeitet werden, da alle erforderlichen Daten in der Excel-Tabelle bei der Erstellung des Berichts mit gespeichert werden. Durch Klick auf das Ordner-Symbol neben der Pfadangabe öffnet sich der Windows- Explorer. Hier können Sie Berichte gegebenenfalls löschen oder in ein anderes Verzeichnis verschieben.

8 7. Anhänge Es können beliebig viele Ordner- oder Datei-Anhänge zu Meinungen oder einzelnen Bearbeitungsschritten hinzufügen werden. Wenn Sie auf klicken, öffnet sich folgendes Fenster: Über Drag & Drop (also das ziehen mit gedrückter linker Maustaste) können Verknüpfungen zu Ordnern oder Dateien in diesem Fenster abgelegt werden (Mehrfachauswahl ist möglich, die Dateien werden alphabetisch sortiert und zur Liste hinzugefügt). Durch einen Doppelklick oder die Taste Enter wird die Datei mit dem entsprechenden Programm geöffnet. Die Liste muss nach einer Änderung gespeichert werden. Über das Papierkorb-Symbol oder die Taste Entf kann der ausgewählte Eintrag aus der Liste entfernt werden. Die zugehörige Datei wird dadurch nicht gelöscht. Bitte beachten Sie, dass nur Verknüpfungen zu Ordnern oder Dateien aus dem Windows- Explorer hier abgelegt werden können. Zu s oder Daten aus anderen Programmen kann keine Verknüpfung erstellt werden. Sie können jedoch aus jedem Programm mit Druckfunktion eine PDF-Datei erstellen und diese dann hier ablegen. Ebenfalls zu beachten ist, dass auf Ordner und Dateien auf Ihrem Computer nicht von einem anderen Ort aus zugegriffen werden kann. Arbeiten Sie an einem anderen Rechner oder versucht ein anderer MMS-Nutzer einen von Ihnen erstellten Eintrag zu öffnen, dann gelingt dies nicht. Legen Sie deshalb die Dateien vor dem Hinzufügen auf einem File- Server ab, auf den jeder MMS-Nutzer Zugriff hat.

9 8. Frei definierten Bericht als Makro speichern Durch einen Klick auf Makros >> erweitert sich das Fenster um folgende Ansicht: Immer wieder kehrende Berichte können als Makro gespeichert werden. Das erspart Ihnen das erneute Auswählen der Meinungsdaten sowie der angezeigten Spalten. In der Liste sind beim öffnen alle Makro s angezeigt, die von Ihnen erstellt wurden. Diese können geändert, umbenannt oder gelöscht werden. Die Makro s aller weiteren Nutzer können zwar angezeigt und verändert, jedoch nicht überschrieben werden. Durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile der Liste wird das Berichtsformular mit den gespeicherten Daten aus dem Makro befüllt. Der Bericht kann dann sofort erstellt werden. wechselt zwischen eigenen Makro s und den Makro s aller Nutzer löscht das ausgewählte Makro ändert den Namen des ausgewählten Makro s überschreibt das gewählte Makro mit der aktuellen Berichtsauswahl speichert die Berichtsauswahl als Makro führt das ausgewählte Makro aus und befüllt das Berichtsformular

10 9. MMS Hilfe Über die Funktionstaste F1 öffnet sich die MMS Hilfe. Es wird automatisch der entsprechende Eintrag für das gerade geöffnete Formular oder ausgewählte Steuerelement angezeigt. Die Themen entsprechen der Anleitung.

11 10. Programm-Verbesserungen - bei der Meinungsbearbeitung kann nun eine verfasst werden, obwohl im Personaldatensatz des Mitarbeiters/Patienten keine -Adresse eingetragen wurde - es kann eine mit Meinungsdaten verfasst werden, obwohl kein Patient angegeben wurde - beim Status einer Meinung kann nach Abschluss der Bearbeitung festgelegt werden, ob durch die durchgeführten Maßnahmen eine Qualitätssteigerung erfolgt ist oder nicht - die Meinungsart Beinahe Fehler wurde hinzugefügt - Menü s wurden verbessert