Auf Zukunftskurs: Digitale Zusammenarbeit mit DATEV Unternehmen online

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1 Auf Zukunftskurs: Digitale Zusammenarbeit mit DATEV Unternehmen online

2 Kanzlei und Mandant perfekt vernetzt mit DATEV Unternehmen online Gute Zusammenarbeit braucht eine intelligente Basis: DATEV Unternehmen online. Die Cloud-Anwendung unterstützt Sie und Ihre Mandanten in der Finanzbuchführung und Lohnabrechnung mit einem durchgängig digitalen Prozess. Die notwendigen Daten und Belege werden von Ihren Mandanten in DATEV Unternehmen online erfasst und Ihnen digital zur Verfügung gestellt. Sie erledigen daraufhin die Finanzbuchführung und Lohn abrechnung mit den gewohnten DATEV-Programmen. Auswertungen für die Finanzbuch führung und die Lohnabrechnung stellen Sie Ihren Mandanten wieder über DATEV Unternehmen online zur Verfügung. Das Unternehmen stellt Belege und Daten digital bereit Die Kanzlei verarbeitet Belege und Daten digital Die Kanzlei stellt Auswertungen digital zur Verfügung 2

3 Vorteile für Ihre Kanzlei: Zeitersparnis: Belege und Dokumente müssen nicht mehr zwischen Mandant und Kanzlei pendeln. Flexibilität: Sie haben jederzeit Zugriff auf die gespeicherten digitalen Belege und Dokumente. Transparenz: Mandant und Kanzlei greifen auf denselben Datenbestand in DATEV Unternehmen online zu. Freiraum: Sie entscheiden, welchen Funktionsumfang Ihr Mandant nutzen kann. Kostenfreiheit: Sie als Berater nutzen DATEV Unternehmen online kostenlos. Sicherheit: Der Austausch von Belegen, Dokumenten und Auswertungen mit Ihrem Mandanten erfolgt über die zertifizierte DATEV-Cloud. Damit sind Ihre Daten vor fremdem Zugriff geschützt. Auf finden Sie alle wichtigen Informationen. Bestellen Hilfe-Portal Mandantenansprache DATEV Unternehmen online 3

4 DATEV Unternehmen online im Überblick DATEV Unternehmen online überzeugt mit digitalen Prozessen, die Sie in Buchführung und Lohnabrechnung unterstützen: Das Spektrum reicht von digitalisierten Belegen und Dokumenten bis hin zu unternehmensrelevanten Auswertungen, die Sie mit Ihren Mandanten digital austauschen können. Digitalisierung und Belegerfassung Belege und Dokumente für die Finanzbuchführung und Lohnabrechnung bearbeiten Buchungs- und Zahlungsinformationen zum Beleg erfassen Belegübersicht und Belegablage Belege und Dokumente bearbeiten und suchen revisionssichere Archi vierung in der DATEV-Cloud 4

5 DATEV Unternehmen online Funktionen und Leistungen Kassenführung Kassenbelege erfassen Kassenbuch führen Stamm- und Bewegungsdaten Buchungsdaten erfassen Lohndaten erfassen Zusatzmodul DATEV Auftragswesen online Angebot, Auftragsbestä tigung und Lieferschein erstellen Rechnungen erstellen Zahlungserinnerungen erstellen Zahlungsverkehr Zahlungen anlegen und ausführen Fälligkeiten überwachen Kontoumsätze überwachen Unternehmens steuerung Unternehmenskenn zahlen prüfen Lohn vorweg berechnen Auswertungen für die Finanz- und Lohn - abrechnung einsehen Bestellen Hilfe-Portal Mandantenansprache DATEV Unternehmen online 5

6 Enge Zusammenarbeit in der Finanzbuchführung DATEV Unternehmen online sorgt für eine optimale Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihren Mandanten in der Buchführung. Die beste Grundlage also für effiziente Abläufe. In der folgenden Grafik sehen Sie, welche Tätigkeiten im Unternehmen und welche in Ihrer Kanzlei erfolgen. Darüber hinaus entscheiden Sie individuell, welche Funktionen und Rechte Sie Ihrem Mandanten in DATEV Unternehmen online zuordnen. Bearbeitungsformen nach Wahl Je nach Art und Umfang der Zusammenarbeit mit Ihrem Mandanten in der Finanzbuchführung wählen Sie zwischen zwei Bearbeitungsformen: Standard und Erweitert. Die beiden Bearbeitungsformen unterscheiden sich im Funktionsumfang der Belegerfassung und beim Bezahlen in DATEV Unternehmen online sowie bei der Buchführung der Kanzlei. Bearbeitungsform Standard Mit Belege online und Bank online führt der Mandant eine einfache Bearbeitung der zuvor digitalisierten Belege durch. Der Zahlungsträger für die Bank wird automatisch ausgefüllt und kann an das Kreditins titut gesendet werden. Sie buchen anschließend die digitalen Belege und die mit digitalen Belegbildern versehenen Kontoumsätze in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. Bearbeitungsform Erweitert Mit Belege online und Bank online wird dem Mandanten eine erweiterte Bearbeitung der zuvor digitalisierten Belege angeboten. Er erfasst buchungs- und zahlungsrelevante Informationen zu den Belegen und bezahlt die Belege per Rechnungsliste anhand der hinterlegten Zahlungsbedingungen. Sie erhalten Buchungsvorschläge mit digitalen Belegbildern und die mit digitalen Belegbildern versehenen Kontoumsätze in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. Erweiterungsmöglichkeiten und Schnittstellen DATEV Unternehmen online bietet Ihrem Mandanten neben der Belegerfassung und -bezahlung auch die Option, ein GoBD-konformes Kassenbuch zu führen, falls mit Bargeldbeständen gehandelt wird. Zusätzlich können mit dem Zusatzmodul DATEV Auftragswesen online alle Angebote und Rechnungen schnell und einfach online erstellt werden. Dabei werden die Daten automatisch von der Auftragsbestätigung in einen Lieferschein oder eine Rechnung übernommen. Erstellte Rechnungen kann Ihr Mandant im Anschluss über die Online- Plattform DATEV SmartTransfer digital in dem vom Empfänger gewünschten Format versenden. Auch empfangene Rechnungen können darüber fachlich geprüft, vorkontiert, freigegeben und an DATEV Unternehmen online weitergegeben werden. 6

7 Belege scannen und an DATEV Unternehmen online senden Belege (z. B. Eingangsund Ausgangsrechnungen) werden von Ihrem Mandanten gescannt oder per iphone abfotografiert und an DATEV Unternehmen online gesendet. So bleiben die Originalbelege und Dokumente im Unternehmen ein revisionssicheres elektronisches Belegarchiv steht jederzeit zur Verfügung. Belege bearbeiten und bezahlen Ihr Mandant bearbeitet die Belege in Belege online. Der Buchungsassistent erkennt die Beleginformationen wie z. B. Rechnungsbetrag und -nummer. Ihr Mandant kann diese bei Be - darf korrigieren oder ergänzen. Mit der Banking-Funktion von DATEV Unternehmen online führt Ihr Mandant Zahlungen aus. Damit haben Sie jederzeit den Überblick über Ihre bezahlten und noch offenen Rechnungen. Digitale Belege buchen Sie verbuchen die Belege Ihres Mandanten in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. Kontoumsätze prüfen In Bank online Kontoumsätze wählt Ihr Mandant die entsprechende Kontoverbindung und prüft die Umsätze. Das Programm ermittelt den zugehörigen Beleg, den Ihr Mandant nur noch bestätigen muss. Für wiederkehrende Posten (Miete, Versicherungen) können Regeln eingerichtet werden. Auswertungen an Mandanten senden Sie stellen Ihrem Mandanten nach der Buchung seiner Belege Auswertungen aus der Finanzbuchführung (inkl. Controllingreport mobil) sowie die Kostenund Leistungsrechnung bereit. Auswertungen ansehen Ihr Mandant ruft die von Ihnen bereitgestellten betriebswirtschaftlichen Auswertungen ab: unter Auswertungen bzw. Auswertungspakete. Bestellen Hilfe-Portal Mandantenansprache DATEV Unternehmen online Tätigkeiten in der Kanzlei Tätigkeiten im Unternehmen 7

8 Beste Zusammenarbeit in der Lohnabrechnung 1 2 Perfekt auf den Bedarf Ihres Mandanten abgestimmt, wählen Sie die Funk tionen, die Sie für die Zusammenarbeit benötigen. Da die einzel - nen Arbeitsschritte der Lohnabrechnung im Unternehmen und in Ihrer Kanzlei genau aufeinander abgestimmt sind, entsteht daraus effiziente Teamarbeit. Und ein perfektes Ergebnis. Die Grafik erläutert, welche Prozessschritte im Unternehmen ausgeführt werden und welche in Ihrer Kanzlei. Lohndaten erfassen und Dokumente bereitstellen Mit der Lohnvorerfassung online erfasst Ihr Mandant die Lohndaten (Stamm- und Bewegungsdaten). Eine Plausibilitätskontrolle hilft ihm dabei, Eingabefehler zu vermeiden. Dokumente wie Arbeitsverträge oder Immatrikulationsbescheinigungen übermittelt Ihr Mandant mithilfe der Digitalen Personalakte in Belege online an Ihre Kanzlei. Dokumente zuordnen Sie ordnen die hochgeladenen Dokumente den jeweiligen Mitarbeitern Ihres Mandanten oder Ihrem Mandanten zu. Tätigkeiten in der Kanzlei Tätigkeiten im Unternehmen 8

9 Lohndaten übernehmen Sie übernehmen die von Ihrem Mandanten eingegebenen Informationen, um die Lohnabrechnung durchzuführen. Lohnabrechnung durchführen und Auswertungen bereitstellen Nach erfolgter Lohnabrechnung stellen Sie Ihrem Mandanten alle wichtigen Auswertungen zur Verfügung wie das Lohnjournal oder die Personalkostenübersicht. Auswertungen nutzen Ihr Mandant kann sich die von Ihnen bereitgestellten Auswertungen anzeigen lassen, herunterladen oder ausdrucken unter Auswertungen Personalwirtschaft. Zahlungen freigeben Ihr Mandant gibt die von Ihnen bereitgestellten Lohnzahlungen in Bank online frei und überweist die Beträge an seine Mitarbeiter. Bestellen Hilfe-Portal Mandantenansprache DATEV Unternehmen online 9

10 Informieren Sie Ihre Mandanten Sprechen Sie Ihre Mandanten auf DATEV Unternehmen online an. Denn auch sie haben durch eine digitale Zusammenarbeit mit Ihnen enorme Vorteile: mehr Sicherheit: revisionssichere Beleg- und Dokumentenarchivierung, die jederzeit zur Verfügung steht mehr Komfort: Originalbelege und Dokumente, die im Unternehmen bleiben mehr Effizienz: eine Lösung, um Rechnungen zu bezahlen, Kontobewegungen zu überprüfen, diese mit Belegen zu verknüpfen, Lohndaten zu erfassen und bei Bedarf Kassenbücher zu führen Unter Mandantenansprache stellen wir Ihnen eine Musterpräsentation, Online-Demos für Ihren Internetauftritt und Broschüren zur Verfügung. Ohne großen Aufwand können Sie so individuell informieren und Ihre Mandanten von DATEV Unternehmen online überzeugen. Tipp: Erleichtern Sie Ihren Mandanten den Einstieg in DATEV Unternehmen online: Halten Sie Scanhüllen (Art.-Nr ) für Ihre Mandanten bereit. 10

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12 Schnell und unkompliziert das Hilfe-Portal Das Hilfe-Portal von DATEV Unternehmen online ist die zentrale Anlaufstelle für all Ihre Fragen kostenlos und unabhängig von unseren Servicezeiten. Ein Einstiegsleitfaden unterstützt Sie Schritt für Schritt, DATEV Unternehmen online erfolgreich einzurichten. Sie finden dort auch Dokumente der Info-Datenbank mit allen wichtigen Informationen zum Arbeiten mit dem Programm: beispielsweise wie die Digitalisierung von Belegen oder die Vorerfassung von personalwirtschaftlichen Daten funktioniert. Zusätzlich stehen Ihnen dort alle Downloads zur Verfügung, die für DATEV Unternehmen online optional sind, sowie Informationen zu den Beratungs- und Schulungsangeboten. 12

13 Das Hilfe-Portal erreichen Sie unter oder direkt in DATEV Unternehmen online über Service Hilfe-Portal. Für Ihre individuellen Fragen der DATEV-Programmservice Um Ihre konkreten Fragen zum Arbeiten mit dem Programm zu beantworten, haben wir für Sie den DATEV-Programmservice eingerichtet. Dieser steht Ihnen per Servicekontakt zur Verfügung. Bestellen Hilfe-Portal Mandantenansprache DATEV Unternehmen online 13

14 Jetzt bestellen! DATEV Unternehmen online hat Sie überzeugt? Dann profitieren auch Sie und Ihre Mandanten von den vielen Vorteilen der digitalen Zusammenarbeit bei der Finanzbuchführung und Lohnabrechnung. Bestellen Sie die Software für Ihre Mandanten unter Bestellen. Dort finden Sie auch alle wichtigen Informationen zu Bestellvoraussetzungen für Sie und Ihre Mandanten. Sie haben noch Fragen? Dann rufen Sie uns einfach an unter der kostenfreien Hotline Wir helfen Ihnen gerne weiter! 14

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