DATEV Unternehmen online

Transkript

1 DATEV Unternehmen online

2 Bisheriger Arbeitsablauf: Steuerberater Mandant Mandant Berater

3 Die Arbeit hinter der Arbeit Belege kopieren Belege sammeln für die Kanzlei Belege außer Haus geben Finanzbuchführung Unternehmen Kontoauszüge manuell prüfen Rechnungen zahlen Offene Posten selbst nachhalten Stundenzettel an Kanzlei senden Arbeitsverträge, Krankmeldungen außer Haus geben Mandantenauswertungen sortieren und abheften Lohnabrechnung

4 Digitale Zusammenarbeit bei Buchführung und Lohnabrechnung: DATEV Unternehmen online Mandant Belege digitalisieren und Eingangsdaten vorerfassen Belege und Dokumente DATEV-Cloud DATEV Unternehmen online Kanzlei Buchführung und Lohnabrechnung Unternehmer DATEV Upload mobil DATEV Dokument-Upload online DATEV Belegtransfer Belege und Rechnungsdaten Buchung Zahlungsvorschläge Arbeitnehmer Lohndaten: Stamm- und Bewegungsdaten Auswertungen für Unternehmer Auswertungen für Arbeitnehmer Auswertungen digital zur Verfügung stellen

5 Was ist DATEV Unternehmen online? DATEV Unternehmen online Eine internetbasierte P lattform für den Austausch von Belegen und Daten in der Finanzbuchführung und Personalwirtschaft. Belege online Bank online Kassenbuch online Auftragswesen online Auswertungen online LODAS Vorerfassung, Lohn und Gehalt Vorerfassung, LOVOR

6 Unternehmensprozesse digitalisieren DATEV Unternehmen online sichere Zugangswege kaufmännische Prozesse bearbeiten Kassenbuch führen Belege online Bank online Kassenbuch online Angebote und Rechnungen schreiben Lohninformationen austauschen Auftragswesen online Auswertungen online LODAS Vorerfassung, Lohn und Gehalt Vorerfassung, LOVOR

7 Fallbeispiel: Zusammenarbeit bei der Finanzbuchführung

8 Fallbeispiel: Zusammenarbeit bei der Lohnabrechnung

10 Digitaler Arbeitsablauf in der Buchführung Unternehmen Belege scannen & senden Kanzlei Buchführung Beleg Buchung Auswertungen Zahlungsvorschläge alle Arbeiten rund um die Buchführung in einem System erledigen erforderliche Unterlagen stehen der Kanzlei direkt zur Verfügung

11 Arbeitsabläufe vereinfachen DATEV Unternehmen online Mandant Kanzlei weniger Aufwand bei Belegsuche Originalbelege bleiben im Unternehmen schneller Zugriff auf aktuelle Auswertungen

12 Digitaler Arbeitsablauf mit DATEV Unternehmen online Unternehmen Belege senden DATEV-Cloud DATEV Unternehmen online Kanzlei Buchführung Beleg Buchung Datensicherheit Auswertungen Zahlungsvorschläge

13 Kaufmännische Prozesse optimiert Der Rechnungseingangsprozess Unternehmer erhält Lieferantenrechnungen Digitalisieren Datensicherheit Buchungsassistent (OCR-Erkennung) Bank online Zahlung ausführen 1. Zahlen vom Belegbild mit vorausgefülltem Zahlungsträger oder 2. Rechnungsliste anhand der Fälligkeiten bezahlen DATEV-Cloud Belege online Zahlung vorbereiten Belege online Belege in DATEV Unternehmen online revisionssicher ablegen

14 Belege/Bank 2.0 in zwei Bearbeitungsformen Unternehmen DATEV-Cloud Kanzlei Belege senden DATEV Unternehmen online Buchführung in Kanzlei-Rechnungswesen digitaler Beleg Bearbeitungsform: Standard Bearbeitungsform: Standard Belege online: Belegübersicht Buchen digitaler Belege digitaler Beleg & (Vor-)Erfassung der Buchungs- und Zahlungsinformationen zum Beleg Bearbeitungsform: Erweitert Bearbeitungsform: Rechnungseingangsbuch Erweitert online: Offene Rechnungsliste Buchung von Buchungsvorschlägen

15 Belege/Bank 2.0 in zwei Bearbeitungsformen Unternehmen DATEV-Cloud Kanzlei Belege senden Bearbeitungsform: Standard einfacher Zahlprozess einfache Belegbearbeitung digitales Belegbuchen in der Kanzlei DATEV Unternehmen online Buchführung in Kanzlei-Rechnungswesen Bearbeitungsform: Erweitert übersichtliche Rechnungsliste (Skontoinformationen, Fälligkeiten) Erfassung buchführungsrelevanter Daten möglich (Konto, Ware/Leistung) effizientes Buchen in der Kanzlei mit Buchungsvorschlägen

16 Startseiten und Prozessabläufe passen sich den Mandantenbedürfnissen an Bearbeitungsform Standard Belegeingang Bearbeitungsform Erweitert Belegeingang Belege auswählen Zahlungsinformation zum Beleg erfassen und Zahlungsträger vorbereiten aus der Liste Zahlungen in Bank online Belege bezahlen Buchungs- und Zahlungsinformationen zum Beleg (vor-)erfassen Bereitstellen für Berater offene Rechnungen überweisen Kanzlei-Rechnungswesen: Buchen digitaler Belege + vorerfasste Buchungsdaten Kanzlei-Rechnungswesen: Buchung von Buchungsvorschlägen

17 Startseiten und Prozessabläufe passen sich den Mandantenbedürfnissen an Bearbeitungsform Standard Bearbeitungsform Erweitert kleiner Zahlprozess großer Zahlprozess

18 Digitale Belege optimieren das Zahlen von Rechnungen 1. Zahlen vom Belegbild mit vorausgefülltem Zahlungsträger Originalbelege bleiben bei Ihnen im Unternehmen weniger Aufwand bei der Suche nach digitalen Belegen

19 Digitale Belege optimieren das Zahlen von Rechnungen 1. Zahlen vom Belegbild mit vorausgefülltem Zahlungsträger Zahlungsträger füllen sich von selbst Zahlung sofort an die Bank senden oder Zahlungsziel ausnutzen

20 Ausstehende Zahlungen im Überblick 1. Zahlen vom Belegbild mit vorausgefülltem Zahlungsträger keine Zahlung vergessen durch Anzeige der noch offenen Rechnungen Überblick aller Konten und Kontostände ermöglicht optimale Kontenbelastung

21 Digitale Belege optimieren das Zahlen von Rechnungen 2. Offene Rechnungsliste anhand der Fälligkeiten bezahlen buchführungsrelevante Daten können zum Beleg erfasst werden (z. B. Vorkontierung, Belegaufteilung) Hinweis bei abweichender Bankverbindung

22 Digitale Belege optimieren das Zahlen von Rechnungen 2. Offene Rechnungsliste anhand der Fälligkeiten bezahlen übersichtliche Rechnungsliste mit allen erfassten Belegen (z. B. Anzeige der Fälligkeiten, Nutzung der Skontofristen, Anlage von Teilzahlungen)

23 Ausstehende Zahlungen im Überblick 2. Offene Rechnungsliste anhand der Fälligkeiten bezahlen Überblick aller Konten und Kontostände ermöglicht optimale Kontenbelastung

24 Kontoumsätze einfach prüfen Prüfen der Kontoumsätze optimieren mit Automatismen, die Beleg und Kontoumsatz verknüpfen

25 Kontoumsätze schneller prüfen praktisch für wiederkehrende Buchungen: mit Hilfe von Regeln automatisch prüfen

26 Bestens beraten mit in DATEV Unternehmen online verfügbaren Auswertungen Übersichten zur Erfolgslage, Liquidität und Analysen von Kunden und Lieferanten

28 Barbelege digitalisieren die Basis für das Kassenbuch GoBD-konformes Kassenbuch immer auf der sicheren Seite durch laufende Kassenminusprüfung Lauffähigkeit in Verbindung mit dem Google Chrome- Browser (nur mit DATEV SmartLogin) auch auf einem Apple macos- Rechner

29 Ausblick Kassenbuch online Stufe 1: Stufe 2: Stufe 3: Stufe 4: Basisfunktionen digitale Belege + Auswertungen Import/Export Abschluss Freigabe geplant Freigabe ab Mai 2018 Freigabe ab Juni 2018 Freigabe ab Juli 2018 Erfassen in verschiedenen Kassen Weitergabe an den Steuerberater paralleles Arbeiten Erfassung vom digitalen Belegbild nachträgliches Zuordnen Auswertungen Import/Export von Erfassungsssätzen (ASCII und DXSO) Abschlussarbeiten und Zertifizierung GoBD-Fähigkeit Seite 29

30 Modernisierung Kassenbuch online Erfassung ohne Belegbild Seite 30

32 DATEV Auftragswesen online komplette Abwicklung des Verkaufsprozesses vom Angebot bis zur Rechnung schneller, ortsunabhängiger Zugriff auf alle Aufträge, Rechnungen etc. Angebote in Rechnungen weiterführen vermeidet Doppelerfassungen

33 DATEV Auftragswesen online Belegbearbeitung: individuelle Bearbeitung der Belegvorlagen

34 DATEV Auftragswesen online Belegbearbeitung

35 DATEV Auftragswesen online Kundenübersicht Kundenübersicht intuitive Toolbar erweiterte Suchmöglichkeit Möglichkeit der Mehrfachselektion

36 DATEV Auftragswesen online Erstellung von Stornobelegen Eingabe des Stornogrundes stornierte Rechnung mit Stornoinformationen Stornobeleg zur stornierten Rechnung erstellter Korrekturbeleg

37 Unternehmensprozesse digitalisieren DATEV Unternehmen online sichere Zugangswege Kaufmännische Prozesse bearbeiten Kassenbuch führen Belege online Bank online Kassenbuch online Angebote und Rechnungen schreiben Lohninformationen austauschen Auftragswesen online Auswertungen online LODAS Vorerfassung, Lohn und Gehalt Vorerfassung, LOVOR

38 Idealer Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung Dokumente scannen Stamm- und Bewegungsdaten erfassen Löhne und Gehälter abrechnen Zahlungen freigeben Lohnabrechnungen und Auswertungen stehen bereit Unternehmen online DATEV-Lohnprogramm Unternehmen online Betriebsprüfung Seite 38

39 Lohninformationen austauschen in DATEV Unternehmen online Unternehmen Steuerberater ausgewählte Lohndaten eingeben Daten einlesen Lohnabrechnung durchführen Auswertungen ansehen Auswertungen bereitstellen Zahlungen anweisen

40 Lohnfunktionen in DATEV Unternehmen online Lohn Vorerfassung Vorerfassung der wichtigsten Personal-Stammdaten schnelle und einfache Erfassung von Bewegungsdaten Digitale Personalakte Digitalisierung und Personalisierung von Dokumenten aus der Personalwirtschaft, z. B. Arbeitsverträge oder Immatrikulationsbescheinigungen Auswertungen Personalwirtschaft browserbasierte Ansicht von bereitgestellten Lohnauswertungen wie z. B. Brutto/Netto- Abrechnungen, Personalkostenübersicht Lohnvorwegberechnung schnelle browserbasierte Berechnung lohnrelevanter Daten zu Informations- und Beratungszwecken

41 Lohninformationen austauschen Unternehmen Steuerberater DATEV-Cloud ausgewählte Lohndaten eingeben Dokumente hochladen Daten einlesen Lohnabrechnung durchführen Auswertungen ansehen Auswertungen bereitstellen Nutzen Sie LOVOR online, um z. B. Auswirkungen von Gehaltserhöhungen Ihrer Mitarbeiter vorab zu ermitteln

42 Lohninformationen austauschen Dokumente einfach und sicher übermitteln Lohn-Archiv-DVD mit Dokumenten Mandant Dokumente senden, Dokumente einsehen DATEV-Cloud Bereitstellung und Dokumentenablage Kanzlei Dokumente zuordnen, Dokumente einsehen DATEV Unternehmen online/ Belege online Digitale Personalakte Personalwirtschaft

43 Auswertungen online PWS modernisiert Seite 43

45 DATEV Unternehmen online: Zugangswege Zugangswege DATEV Belegtransfer DATEV Dokument- Upload online DATEV Upload mobil Authentifizierungsmedien DATEV SmartCard/ DATEV midentity DATEV Unternehmen online (compact) DATEVconnect online (externe Online-ERP-Systeme) DATEV SmartTransfer DATEV SmartLogin DATEV Auftragswesen online

46 DATEV Unternehmen online Standardprozess mit DATEV SmartLogin Authentifizieren per SmartLogin Dokument-Upload online am PC aufrufen und DATEV SmartLogin App am Smartphone öffnen Authentifizierungsmedium SmartLogin auswählen Digitalisieren/ Hochladen Dokument-Upload online Papierbelege scannen und hochladen sowie digitale Belege hochladen Belege bearbeiten Belege online digitale Belege und Dokumente bearbeiten und im DATEV- Rechenzentrum speichern Auswertungen einsehen und prüfen Auswertungen online die vom Steuerberater bereitgestellten Auswertungen aufrufen Vorteile von SmartLogin eine der Voraussetzungen für Browser- bzw. Plattformunabhängigkeit SmartLogin ist kostenlos (wird als weitere SmartCard gezählt) keine lokale Installation erforderlich bzw. keine zusätzliche Hardware notwendig (Kartenleser/SmartCard/mIDentity) Seite 46

47 Was ist DATEV SmartLogin? DATEV Security-Policy: Zugriff nur mit Besitz und Wissen das Smartphone als Besitzkomponente Online-Anwendung am PC aufrufen und DATEV SmartLogin App am Smartphone öffnen individuelle PIN in der SmartLogin App eingeben angezeigten QR-Code mit der SmartLogin App scannen

48 Belege digitalisieren und weiterverarbeiten Belegbereitstellung mit DATEV Upload mobil für die mobile Nutzung Übertragung der Dokumente über DATEV Upload mobil (iphone/ipad) Apps von Kooperationspartnern (Android geplant für 2018) intuitive Bedienung DATEV Unternehmen online Steuerberater einfache Inbetriebnahme Rechnungswesen Seite 48

49 Belege digitalisieren und weiterverarbeiten Belegbereitstellung mit Dokument-Upload online für die Online-Nutzung Scannen, Bearbeiten und Übertragen der Dokumente vom PC Seite 50

50 Technische Voraussetzungen Scanner oder ipad/iphone (nur ios Geräte) in Verbindung mit DATEV SmartLogin Internet-Anschluss mit DSL-Geschwindigkeit Internet Explorer sowie ab Ende 1. Quartal 2018 Google Chrome DATEV midentity compact oder DATEV SmartLogin Seite 51

51 DATEV Unternehmen online: Vorteile für Unternehmen auf einen Blick Lösung für kompletten kaufmännischen Prozess Originalbelege bleiben im Unternehmen Belege revisionssicher archiviert im digitalen Belegarchiv beste Zusammenarbeit von Mandant und Steuerberater übersichtliche Belegverwaltung bequem Bezahlen mit vorausgefülltem Zahlungsträger Kontoauszüge automatisiert prüfen einfaches Auftragswesen Forderungen und Verbindlichkeiten im Überblick tagesaktuelle Auswertungen Der Unternehmer erhält komfortable und notwendige Funktionen zur Abwicklung der kaufmännischen Unternehmensprozesse

52 Video: Digitale Zusammenarbeit weitere-themen/datev-unternehmen-online/dasalles-ist-unternehmen-online/

53 Unterstützungsangebot: Hilfe Portal

54 Neue Broschüre Folder für Unternehmen Auf dem Weg in die digitale Zukunft mit DATEV Unternehmen online, Art.-Nr Diese können kostenlos im DATEV-Shop bestellt werden

55 Unterstützungsangebote Einstieg Beratung Beratung und Schulung vor Ort: Digitale Buchführung mit DATEV Unternehmen online Einstiegsberatung Beratung online ( Präsenzseminare DATEV Unternehmen online Unternehmensprozesse gemeinsam optimieren (Art.-Nr ) DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro und DATEV Unternehmen online die moderne Form des Belegbuchens (Art.-Nr ) Lernvideos/Dialogseminare online Einführung in DATEV Unternehmen online (Art.-Nr , Lernvideo)

56 Informationen zur Inbetriebnahme Unterstützungsangebot für die Inbetriebnahme DATEV Unternehmen online Einrichtungsleitfäden Beratung und Schulungsangebot Musterpaket für DATEV Unternehmen online (unter Downloads zu DATEV Unternehmen online)