Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Wie digital hätten Sie es denn gerne?

Transkript

1 Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Wie digital hätten Sie es denn gerne? degut-steuerforum, 13. & 14. Oktober 2017 in Berlin

2 Wer ist DATEV? Genossenschaft von > Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten Unterstützung aller Dienstleistungen der DATEV-Mitglieder und für deren Mandanten Hauptsitz in Nürnberg 25 Niederlassungen in Deutschland Softwarehaus und IT-Dienstleister mit über 50 Jahren Erfahrung mit Software, Services und Rechenzentrums- Dienstleistungen >12 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen Ca Unternehmen nutzen DATEV-SW DATEV-Rechenzentrum ist Datendrehscheibe zwischen Unternehmen, Steuerberatern und rund 200 Institutionen (z. B. Finanzverwaltung, Krankenkassen, Banken) umfangreicher Service rund 2,5 Mio. Servicekontakte jährlich mehr als Seminarteilnehmer pro Jahr 2

3 Themen des Vortrags im Überblick 1. Themeneinführung Digitalisierung 2. Zeitnahe Buchführung mit digitalen Belegen 3. Digitalisierung Lohnabrechnung 3

4 Digitale Wirklichkeit oder Wunschvorstellung? 4

5 Blick in den Arbeitsalltag vieler Unternehmen (Mandanten) ohne digitale Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei Belege prüfen, sortieren und bezahlen Belege für den Pendelordner kopieren und sortieren Zeiterfassungslisten führen Belege zur Kanzlei bringen Kontoauszüge drucken und mit Belegen abgleichen Offene-Posten-Liste selbst nachhalten und mit Auswertungen von Kanzlei vergleichen 5

6 Und daraus resultierende Tätigkeiten in der Kanzlei ohne digitale Zusammenarbeit Belege aus dem Pendelordner in die Buchführung übernehmen Nachfragen des Mandanten nach Belegen Belegkopien für die eigene Ablage anfertigen Pendelordner an Mandanten zurückbringen Auswertungen an Mandanten senden 6

7 Digitale Zusammenarbeit ohne Medienbruch Bisheriger Arbeitsablauf: Steuerberater - Mandant Mandant Berater Rechnungswesen 7

8 Themen des Vortrags im Überblick 1. Themeneinführung Digitalisierung 2. Zeitnahe Buchführung mit digitalen Belegen 3. Digitalisierung Lohnabrechnung 8

9 Steuerung Ihres Unternehmens darf kein Zufallsergebnis sein! 9

10 Die Qualitätsbuchführung als Basis: Wie erfolgreich war ich im letzten Monat? Die BWA Monatswerte kumulierte Werte 10

11 z.b. eine aktuelle Liquiditätsvorschau in die Zukunft 11

12 DATEV Unternehmen online Ihr Werkzeugkoffer für die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant Unternehmen DATEV-Rechenzentrum Steuerberater Digitale Belege Belegarchivierung Geschäftsbücher, Bankkonto, Lohnerfassung, Zahlungsverkehr Buchungsinformationen gescannt, gefaxt elektronisch signiert Rechnungsdaten manuell mittels Schnittstelle DATEV Unternehmen online Unternehmenskennzahlen Datensicherheit Auswertungen FIBU Lohndaten Auswertungen Personal 12

13 Was kann DATEV Unternehmen online? FIBU-Funktionen Belege/Belegverwaltung online Bank/Zahlungsverkehr online Auswertungen Rechnungswesen Auswertungspakete Rechnungswesen Datensicherheit Rechnungseingangs-/ ausgangsbuch Kassenbuch Auftragswesen Buchungserfassung online Lohn-Funktionen Digitale Personalakte Auswertungen Personalwirtschaft Lohnvorwegberechnung Lohn Vorerfassung Erkennen Sie die Bedarfe Ihrer Mandanten und gestalten Sie die Zusammenarbeit individuell. 13

14 Digitaler Arbeitsablauf mit Online-Kooperationsportal Unternehmen Belege senden DATEV Unternehmen online Kanzlei Buchführung Beleg Buchung Auswertungen Datensicherheit Zahlungsvorschläge Archivierung 14

15 Rechnungsschreibung mit Auftragswesen online optimale Ergänzung von Unternehmen online um Rechnungsschreibung und Artikelverwaltung 15

16 Authentifizierungsmöglichkeiten im DATEV-Rechenzentrum Neues Authentifizierungsmedium SmartLogin 16

17 Was ist DATEV SmartLogin? DATEV Security-Policy: Zugriff nur mit Besitz und Wissen das Smartphone als Besitzkomponente Online-Anwendung am PC aufrufen und DATEV SmartLogin App am Smartphone öffnen individuelle PIN in der SmartLogin App eingeben angezeigten QR-Code mit der SmartLogin App scannen 17

18 DATEV SmartLogin mit DATEV Unternehmen online Vorteile sichere Authentifizierung per Smartphone (ios, Android) einfaches intuitives Anmeldeverfahren neben SmartCard/mIDentity keine Hard-und Softwareinstallation am PC weiterer Schritt in Richtung Browserunabhängigkeit zukünftig Authentifizierungsmedium für Auswertungen mobil (Pilotierung ab 10/2016) Kosten SmartLogin ist kostenlos wird als weitere SmartCard gezählt 18

19 Dokumentenupload & Upload Mobil Wie kommt der digitale Beleg konkret in die Buchhaltung?

20 DATEV Belegtransfer Belegupload mithilfe des DATEV Belegtransfer DATEV- Rechenzentrum Mit DATEV Belegtransfer werden gescannte Belege nach Belegverwaltung online/belege online übertragen. Die Übertragung kann auch automatisch zu festgelegten Zeiten erfolgen. weitere Informationen: 20

21 DATEV eg 21

22 DATEV eg 22

23 DATEV eg 23

24 DATEV eg 24

25 Belegzugang per DATEV Upload mobil (Apple-iOS-Geräte) Nutzen der Kamerafunktion Digitalisieren mit der DATEV Upload mobil App 25

26 Belegzugang per DATEV Upload mobil 26

27 DATEVconnect online (Anbindung an den Steuerberater) Der neue digitale Belegaustausch zwischen Cloud-Lösungen anderer Anbieter und DATEV-Steuerkanzleien 27

28 DATEVconnect online Mandant Wie kann ich meine Rechnungen inkl. Informationen für die Finanzbuchführung meinem Steuerberater übergeben? Steuerberater Unternehmen nutzt eine Cloud- Lösung, um Rechnungen zu schreiben Herausforderung beim Mandanten umständliche Übergabe der Rechnungen Kanzlei übernimmt Finanzbuchführung/Jahresabschluss Herausforderung in der Kanzlei manuelle Buchung der Rechnung notwendig, obwohl Mandant die Daten bereits elektronisch erstellt hat 28

29 DATEVconnect online neue Schnittstelle für den Datenaustausch zwischen Cloud-Lösungen Fremd-ERP-Cloudlösung im externen Rechenzentrum DATEV-Rechenzentrum DATEV Unternehmen Online Belegarchiv (Belege online) digitalisierte Rechnung (Bild + Buchungsinformation) DATEV Authentifizierung z. B. SmartLogin Zugriff auf digitalisierte Rechnung (Bild + Buchungsinformation) Aufwand reduziert, zeitnah standardisierte Prozesse Mandant sicherer und direkter Datenaustausch revisionssicheres Belegarchiv bei DATEV im DATEV-Rechenzentrum DATEV Kanzlei- Rechnungswesen Steuerberater 29

30 Ansicht der Belege Online Belegbearbeitung

31 DATEV Unternehmen online Zahlen vom digitalen Beleg Der Zahlungsträger füllt sich von selbst und kann vom Unternehmen sofort überwiesen werden. 31

32 Themen des Vortrags im Überblick 1. Themeneinführung Digitalisierung 2. Zeitnahe Buchführung mit digitalen Belegen 3. Digitalisierung Lohnabrechnung 32

33 Digitalisierung Lohnabrechnung Muss ich denn alles auf Papier abwickeln?

34 Personalwirtschaft - heutige Realität des Datenaustausches Datenaustausch zwischen Kanzlei und Unternehmen für die Personalwirtschaft heute Die Daten werden mittels Fax, Post oder Telefon an die Kanzlei übermittelt. Unternehmen Kanzlei Die Auswertungen zur Lohnabrechnung werden mittels Post oder dem Unternehmen zur Verfügung gestellt. 34

35 Digitale Prozesse der Lohn- und Gehaltsabrechnung Dokumente scannen Stamm- und Bewegungsdaten erfassen Löhne und Gehälter abrechnen Lohnprogramm Zahlungen freigeben Lohnabrechnungen und Auswertungen stehen bereit Steuerberater Arbeitnehmer smstan Löhne und Gehälter abrechnen Auswertungen online einsehen 35

36 Wie funktioniert DATEV Unternehmen online (compact)? Unternehmen Steuerberater ausgewählte Lohndaten eingeben Daten einlesen Lohnabrechnung durchführen Auswertungen ansehen Auswertungen bereitstellen 36

37 DATEV Unternehmen online Unternehmen können Ihre Lohndaten vorerfassen geringerer Erfassungsaufwand schneller und sicherer Datenaustausch 37

38 Digitale Personalakte Lohn-Archiv-DVD mit Dokumenten Mandant/Niederlassung Dokumente senden, Dokumente einsehen DATEV-Rechenzentrum Bereitstellung und Dokumentenablage Kanzlei/Unternehmen Dokumente zuordnen, Dokumente einsehen DATEV Unternehmen online/ Belege online Digitale Personalakte Personalwirtschaft 38

39 Arbeitnehmer online Kanzlei/Unternehmen DATEV-Rechenzentrum Arbeitnehmer online Arbeitnehmer Abrechnung im Lohnprogramm LODAS/Lohn und Gehalt Online-Bereitstellung der Auswertungen maximale Sicherheit Zeitersparnis jederzeitiger Zugriff auf die online bereitgestellten Auswertungen Flexibilität 39

40 Auswertungen an Arbeitnehmer versenden DATEV Arbeitnehmer online ( ) geringerer Aufwand bei der Verteilung der Abrechnungen im Unternehmen Zugriff für Arbeitnehmer jederzeit und von jedem Ort aus verlegte/verlorene Dokumente können eigenständig heruntergeladen werden höchste Sicherheit und Datenschutz für die sensiblen Daten 40

41 DATEV Arbeitnehmer online Registrierung 1) Eingabe von Registrierungscode Erstpasswort Geburtsdatum 2) Eingabe von Benutzername Passwort 3) Eingabe von Mobilfunknummer smstan 4) smstan an Mobiltelefon 5) Registrierung erfolgreich 41

42 DATEV Arbeitnehmer online Zugangswege und Nutzungsvoraussetzungen smstan Voraussetzungen Sie verfügen über ein Mobiltelefon für den Empfang von SMS. Auf die Mobilfunknummer Ihres Mobiltelefons erhalten Sie Ihre generierten smstans, die Sie zur Registrierung und Anmeldung benötigen. 42

43 DATEV Arbeitnehmer online Zugangswege und Nutzungsvoraussetzungen Neuer Personalausweis Voraussetzungen Die Online-Ausweisfunktion (eid-funktion) Ihres neuen Personalausweises muss aktiviert sein. Wenn Sie Ihren neuen Personalausweis abholen, können Sie die Online-Ausweisfunktion (eid-funktion) im Bürgeramt kostenlos oder nachträglich gegen eine Gebühr aktivieren lassen. Sie verfügen über ein geeignetes Kartenlesegerät mit zugehöriger Treibersoftware. Kartenlesegeräte sind im Handel erhältlich. Eine Übersicht der zertifizierten Lesegeräte finden Sie auf der Webseite des BSI. Sie müssen die Software AusweisApp auf Ihrem Computer installieren und starten. Falls Sie die AusweisApp noch nicht installiert haben, können Sie sie kostenlos auf der Webseite des BSI herunterladen. 43

44 DATEV Arbeitnehmer online Anmeldung 1) Eingabe von Benutzername Passwort 2) smstan an Mobiltelefon 3) Eingabe der generierten TAN 44

45 Reisekostenabrechnung Modul Meine Reisen

46 Prozess der Reisekostenabrechnung (Modul: Meine Reisen) Kanzlei oder Unternehmen Arbeitnehmer Kanzlei oder Unternehmen Arbeitnehmer Reisekosten classic Arbeitnehmer online Reisekosten classic Arbeitnehmer online Erfassung der Stammdaten Erfassung von Reisen und Belegdaten Verarbeitung der Daten Reisekostenabrechung 46

47 Ausblick Modul Meine Reisen 47

48 Ausblick Modul Meine Reisen 48

49 Ausblick Modul Meine Reisen 49

50 Ausblick Modul Meine Reisen 50

51 Fragen, Anmerkungen, Anregungen? 51