Belegwesen Ihr Einstieg in die Buchführung mit Zukunft. Software Service Beratung und Wissen

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1 Belegwesen Ihr Einstieg in die Buchführung mit Zukunft Software Service Beratung und Wissen

2 Auch bei der Finanzbuchführung ist die Zukunft digital Selbst wenn der Schuhkarton voller Belege, der einmal im Jahr die Kanzlei erreicht, ein Extremfall ist: Er zeigt beispielhaft Optimierungspotenziale auf, die Sie beim Buchen mit digitalen Belegen für sich nutzen können. Bieten Sie Ihren Mandanten innovative Prozesse und neue Dienstleistungen. Zeitnaher Datenaustausch In der Praxis liegen die meisten Belege, die Sie von Ihren Mandanten erhalten, in Papierform vor. Oft erhalten Sie diese monats- oder quartalsweise gesammelt. Anschließend erfassen Sie im selben Zeitintervall die Belege für die Buchführung. Aber was ist bei einem aktuellen Informationsbedarf des Mandanten? Ein Papierbeleg kann entweder bei Ihnen oder beim Mandanten sein. Was passiert bei Rückfragen während des Buchens oder danach? Wo werden Belege abgelegt und aufbewahrt? Über die zentrale Ablage der digitalen Belege im DATEV-Rechenzentrum tauschen Sie mit Ihrem Mandanten die Buchführungsbelege tages- oder wochenaktuell aus. Damit haben Sie und Ihr Mandant stets einen Überblick über die Situation des Unternehmens und Sie zusätzlich die Chance auf neue Dienstleistungen (z. B. wöchentliche Offene- Posten-Listen, Übernahme des Forderungs- und Zahlungsmanagements, betriebswirtschaftliche Beratung). Belege im sofortigen Zugriff Die digitalisierten Belege sind in einem DATEV-Dokumentenverwaltungssystem (DATEV Belegverwaltung, Komponente Dokumentenorganisation in DATEV Eigenorganisation compact, classic oder comfort, DATEV DMS) abgelegt und werden während des Buchens als Belegbilder in der Belegübersicht angezeigt. Durch die Verknüpfung von Buchungssatz und Beleg beim Buchen wird bei den Auswertungen in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen das mit der Buchung verbundene Belegbild angezeigt. Bei Rückfragen des Mandanten sind Sie sofort auskunftsfähig. Auch auf die jahresabschlussrelevanten Belege können Sie in DATEV Kanzlei Recnungswesen sofort zugreifen. Gemeinsame Basis Je nach Grad der Arbeitsteilung kann der Mandant aktiv in die Erstellung der Finanzbuchführung einbezogen werden. Außerdem können Sie ihm ein übersichtliches Belegarchiv mit Suchfunktion zur Verfügung stellen.

3 Inhalt 01 Buchen mit digitalen Belegen in den Prozess-Schritten der Buchführung 02 Online-Erfassung und -Auskunft 03 Weitere Einsatzmöglichkeiten Digitalisieren der Belege Ablegen und Vorbereiten der Belege Digitales Buchen und Auswerten durch die Kanzlei in der Kanzlei in der Kanzlei in der Kanzlei Scanner DATEV DMS Dokumentenorganisation Kanzlei-Rechnungswesen Auswertungen/ Controllingreport durch den Mandanten im Rechenzentrum Beleganzeige und Verknüpfung mit Buchungssatz Kontoumsätze für Buchungsvorschläge in Kanzlei-Rechnungswesen Fax/Scanner Belegverwaltung Bank Online-Erfassung und -Auskunft Rechnungszahlung beim Mandanten; Buchungsvorschläge an Kanzlei-Rechnungswesen Rechnungsausgangsbuch/ Rechnungsschreibung Kassenbuch Rechnungseingangsbuch beim Mandanten Zahlungsverkehr Die zentrale Anwendung ist DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. Die Belegbilder sind nach dem Buchen mit den Buchungssätzen verknüpft alle Buchungssachverhalte können einfach nachvollzogen werden.

4 01 Die Vorteile für Ihre Buchführung Der schnelle Zugriff auf aktuelle Daten der laufenden Finanzbuchführung ist wichtig für Ihren Mandanten ebenso wie für Ihre Kanzlei. Mit der Digitalisierung können auch die Informationen der Papierbelege aktuell zur Verfügung gestellt und von beiden Partnern eingesehen werden. Schritt 1: Digitalisieren Das Digitalisieren der Belege übernimmt Ihr Mandant. Er digitalisiert seine Belege mit Scanner oder Fax und übermittelt diese an die Belegverwaltung im DATEV-Rechenzentrum. Damit können die Belege in kürzeren Zeitabständen als bisher an die Kanzlei weitergegeben und dort bearbeitet werden. Belege können tagesaktuell bereitgestellt werden Originalbelege stehen dem Unternehmen und Ihnen jederzeit zur Verfügung Betreuung räumlich weiter entfernter Mandate wird vereinfacht Datenaustausch über Belegverwaltung garantiert höchste Sicherheit und Verfügbarkeit Schritt 2: Vorbereiten und Buchen In der DATEV Belegverwaltung kann der Mandant entsprechende Vorarbeiten wie z. B. Kontrolle und Sortierung selbst durchführen. Alle Belege sind digital gespeichert das heißt für Sie: Beim Buchen wird das Belegbild angezeigt. Optional kann der Buchungsassistent eingesetzt werden. Er erkennt und analysiert relevante Informationen auf dem digitalen Beleg automatisch. Diese Informationen stehen dann auch im Buchungssatz bereit. Sie vervollständigen den Buchungssatz und erhalten nach Abschluss der Buchung automatisch die Verknüpfung zwischen Buchungssatz und Belegbild. Durch tägliches Buchen bieten Sie Ihren Mandanten eine immer aktuelle Buchführung. der gemeinsame Zugriff vereinfacht Rückfragen einfachere Nachvollziehbarkeit von Buchungen (z. B. beim Vorsteuerabzug) flexiblere Auslastung Ihrer Kanzlei Schritt 3: Auswerten und Archivieren In Ihren Auswertungen ist das Belegbild nur einen Mausklick vom Buchungssatz entfernt. Damit entfällt das Suchen in umfangreichen Belegordnern. Zeitintensive Rückfragen und Recherchen oder Unklarheiten beim Erstellen des Jahresabschlusses gehören der Vergangenheit an. Außerdem sind die Auswertungen durch die Erstellung der Buchführung in kürzeren Zeitabständen immer aktuell. Die Buchungsinhalte können Sie nach dem Buchen in die Belegverwaltung übertragen. Damit stellen Sie dem Mandanten ein durchsuchbares elektronisches Belegarchiv zur Verfügung. Die Belege können zusammen mit den Buchungssätzen auf die Rechnungswesen- Archiv-CD ausgegeben werden. aktuelle Buchführung ermöglicht schnellere Reaktionen bei Handlungsbedarf und die Platzierung neuer Dienstleistungsangebote (tagesaktuelle Auswertungen, Forderungs- und Zahlungsmanagement) bis hin zur betriebswirtschaftlichen Beratung Suchzeiten (z. B. bei Jahresabschluss oder Prüfungen) werden minimiert gemeinsames Archiv mit dem Mandanten

5 01 Buchen mit digitalen Belegen in den Prozess- Schritten der Buchführung Digitalisieren Vorbereiten und Buchen Auswerten und Archivieren Digitalisieren der Belege durch den Mandanten Ablegen und Vorbereiten der Belege im Rechenzentrum Kanzlei-Rechnungswesen Digitales Buchen und Auswerten Fax/Scanner Belegverwaltung Beleganzeige und Verknüpfung mit Buchungssatz

6 02 Neue Werkzeuge für die Arbeitsteilung in der Buchführung Der Einsatz von Erfassungssystemen des Programmpakets DATEV Unternehmen im Mandantenunternehmen bietet einige Vorteile: Alle Beteiligten arbeiten an einer gemeinsamen Datenbasis. Daten werden nur einmal erfasst und in elektronischer Form weitergegeben. Die Prozesse werden damit sicherer, reibungsloser und schneller. Einmal erfasst für beide verfügbar Ihr Mandant erfasst seine Rechnungsdaten und direkt im DATEV- Rechenzentrum. Der eingegebene Rechnungssatz wird mit dem in der Belegverwaltung abgelegten Belegbild verbunden. Wird der Buchungsassistent eingesetzt, können relevante Informationen auf einem digitalen Beleg automatisch erkannt und analysiert werden. Diese Informationen stehen auch im Rechnungssatz im DATEV Rechnungseingangsbuch/Rechnungsausgangsbuch bereit und können ergänzt werden. In der Kanzlei übernehmen Sie mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen die eingegebenen Daten aus dem Rechenzentrum und vervollständigen die Buchungsvorschläge (ggf. mit Hilfe der Lerndatei). Bei Unklarheiten können Sie den Beleg zu einem Buchungssatz sofort ansehen. Über das Rechenzentrum können mit dem DATEV Rechnungseingangsbuch/Rechnungsausgangsbuch Rechnungsdaten von Kooperationspartnern (derzeit EK/servicegroup, HAVI Logistics GmbH, Vodafone, amadeus) in elektronischer Form bereitgestellt und direkt als Buchungsvoschlag weiterbearbeitet werden. der Mandant führt ein Rechnungsbuch mit Belegbildern die Kanzlei erhält vorbereitete Buchungsvorschläge Verbindung von Buchungssatz und Belegbild ohne zusätzliche Arbeitsschritte beim Buchen Kasse führen Kassenbewegungen können direkt im DATEV-Rechenzentrum erfasst und bearbeitet werden. Eingabe-Assistenten und Prüfungen bei der laufenden Berechnung der Bestände unterstützen bei der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen. Ihr Vorteil: Auch die Kassenbewegungen können mit einem in der Belegverwaltung abgelegten Belegbild verbunden werden. Zahlungen gemeinsam im Blick Aus den Rechnungsbüchern heraus kann Ihr Mandant direkt Zahlungen veranlassen und sie mit DATEV Zahlungsverkehr auf elektronischem Weg an die Bank geben. Dafür ist keine zusätzliche Erfassung notwendig das spart Zeit und vermeidet potenzielle Fehlerquellen. Bezahlte Rechnungen werden in den Rechnungsbüchern gekennzeichnet. Die Kontoumsätze kann Ihr Mandant elektronisch über HBCI PIN/TAN abrufen. Die Umsätze werden automatisch im Rechenzentrum archiviert. Zusammen mit den Umsätzen aus anderen DATEV-Anwendungen sehen Sie und Ihr Mandant alle Kontoumsätze auf einen Blick. Da der Kontosaldo beim Erfassen der Zahlungsbelege automatisch angezeigt wird, kann Ihr Mandant die Liquidität prüfen und die Zahlungen besser disponieren. einfacher Überblick über den Status der einzelnen Rechnungen (gezahlt/nicht gezahlt) Unterstützung bei der Bearbeitung des Zahlungsverkehrs durch Verwendung bereits erfasster Daten Anzeige und Archivierung der Kontoumsätze für 10 Jahre Die Vorteile für Ihren Mandanten: einfache Erfassungsmöglichkeit von Finanzbuchführungs-Daten keine Buchführungskenntnisse notwendig keine Wartung und Pflege lokaler Software (Ausnahme DATEV- Sicherheitspaket) mit der gemeinsamen Datenbasis ist Unterstützung und Kontrolle durch die Kanzlei möglich Unterstützung bei der Umsetzung gesetzlicher Anforderungen (GoB) sichere Übermittlung von Mandantendaten in die Kanzlei ohne physische Datenträger langfristige Speicherung im Rechenzentrum Ihre Kanzlei erhält vorbereitete Buchungsvorschläge, die einfach vervollständigt werden können. Im Gegenzug haben Sie die Möglichkeit, dem Mandanten über DATEV Auswertungen die Ergebnisse der Buchführung zur Verfügung zu stellen. Also eine für beide Seiten erfolgversprechende Zusammenarbeit und Vereinfachung der Abläufe.

7 02 Online-Erfassung und -Auskunft Rechnungsbuch Kassenbuch Zahlungsverkehr Vorteile für Ihren Mandanten Digitalisieren der Belege durch den Mandanten Fax/Scanner Online-Erfassung und -Auskunft DATEV Unternehmen ; beim Mandanten; Buchungsvorschläge an Kanzlei-Rechnungswesen Digitales Buchen und Auswerten in der Kanzlei Kanzlei- Rechnungswesen Beleganzeige und Verknüpfung mit Buchungssatz

8 03 Das Belegwesen kann noch mehr Auch die Jahresabschluss-Erstellung, das kanzleieigene Rechnungswesen und Ihre selbstbuchenden Mandanten profitieren von Prozessen mit digitalen Belegen. Überblick beim Jahresabschluss Während der laufenden Finanzbuchführung werden Papierbelege, die für den Jahresabschluss benötigt werden, nicht mehr kopiert und abgeheftet, sondern digitalisiert und in einem DATEV- Dokumentenverwaltungssystem gespeichert. Die entsprechende jahresabschlussrelevante Buchung wird mit dem gespeicherten Beleg verbunden. Ihr Vorteil: Die Ordnerablage entfällt und bei den Jahresabschlussarbeiten in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen können Sie, ausgehend vom Buchungssatz, auf den digitalen Beleg zugreifen. Auch die Abschlussbuchungen können mit digitalen Dokumenten (z. B. Arbeitspapieren oder Berechnungen) dauerhaft verknüpft werden. Für Kontrollzwecke oder bei folgenden Jahresabschlüssen kann dann ohne erneutes Suchen, ausgehend vom Buchungssatz, schnell auf den verbundenen Beleg zugegriffen werden. Kanzleibuchführung optimieren Bei der Rechnungstellung in DATEV Eigenorganisation compact, classic oder comfort und bei der anschließenden Weitergabe an DATEV Kanzlei-Rechnungswesen kann ein Bild der Ausgangsrechnung in der Dokumentenorganisation abgelegt werden. Der Buchungssatz in Kanzlei-Rechnungswesen hat automatisch eine Verknüpfung zum Beleg. Über die Offene- Posten-Information im Eigenorganisations-Arbeitsplatz ist ein schneller Überblick über die offenen Rechnungen des Mandanten möglich (ebenfalls mit Belegverknüpfung). Digitale Belege für selbstbuchende Mandanten Das Digitale Belegbuchen ist auch für Ihre Mandanten in Verbindung mit DATEV Rechnungswesen und DATEV Rechnungswesen Einzelplatz einsetzbar. Die Belege können lokal in die Dokumentenorganisation oder DATEV DMS gescannt und dort aufbereitet werden. Alternativ ist auch für den selbstbuchenden Mandanten die Übermittlung der Belege an die DATEV Belegverwaltung möglich. Beim Buchen wird das Belegbild angezeigt und mit dem erstellten Buchungssatz verknüpft. Zur Erstellung des Jahresabschlusses erhalten Sie Datensicherungen (DATEV Dokumentenorganisation, DATEV DMS) bzw. greifen auf die mit den Buchungen verbundenen Belegbilder (DATEV Belegverwaltung ) zu. Vorteile für Ihren Mandanten: einfache Recherche (z. B. bei Abstimmarbeiten oder bei der Betriebsprüfung) hohe Aussagekraft der Buchführung flexible Einsetzbarkeit keine aufwändige Belegaufbereitung Minimierung der Durchlaufzeiten und Erhöhung der Produktivität durch digitalen Workflow (DATEV DMS) Vorteile für Ihre Kanzlei: einfache Prüfung von Buchungen und leichte Jahresabschlusserstellung durch verbundene Belegbilder gemeinsames Belegarchiv bei Nutzung der Belegverwaltung

9 03 Weitere Einsatzmöglichkeiten Beim Jahresabschluss In der Kanzleibuchführung Für selbstbuchende Mandanten Jetzt aktiv werden! Der Schritt vom Papier zu digitalen Belegen ist ein richtiger Schritt in die Zukunft. Und der Einstieg fällt unter gewissen Voraussetzungen gar nicht so schwer: Sie arbeiten bereits mit dem Buchen elektronischer Belege in Kanzlei-Rechnungswesen? Sie suchen nach Möglichkeiten, die Buchführung immer aktuell zu erstellen? Sie arbeiten mit den DATEV-Lösungen zur Eigenorganisation und kennen Dokumenten-Managementsysteme? Sie betreuen räumlich weiter entfernte Mandanten? Sie möchten sich mit zukunftsweisenden Dienstleistungen Wettbewerbsvorteile sichern? Dann lassen Sie sich beraten. Wir unterstützen Sie ganz individuell nach Ihrem Bedarf.