Arbeitsprozesse in der Verwaltung sind das Optimierungspotenzial der nächsten Jahre.

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1 Rechnungsworkflow

2 Rechnungsworkflow Arbeitsprozesse in der Verwaltung sind das Optimierungspotenzial der nächsten Jahre. Zunehmend wichtig wird dabei das ganzheitliche Management von Dokumenten unter Workflow-Aspekten im Rahmen einer egovernment-gesamtstrategie. Als einen Baustein dieser Strategie verstehen wir den Einsatz einer elektronischen Workflowlösung für die elektronische Rechnungsprüfung. Der größte Teil der Rechnungen erreicht den Empfänger auch heute noch in Papierform. Dabei ist die Verarbeitung papierbasierter Rechnungen äußerst kosten- und zeitintensiv: Die Verteilung der Eingangspost, das Warten auf Rückmeldungen und das Abarbeiten von Papierbergen sind tägliche Zeitfresser. Holen Sie sich Ihre Zeit zurück, digitalisieren Sie Ihre Rechnungsbearbeitung! Durch die elektronische Rechnungsbearbeitung lässt sich der Bearbeitungsaufwand erheblich reduzieren. Zeiten für das Ablegen, Suchen oder Weiterleiten von Dokumenten entfallen größtenteils bzw. vollständig, Gesetze und Richtlinien lassen sich einfacher einhalten und der Informationsund Wissensstand der Mitarbeiter verbessert sich. Das Finden von Rechnungen wird zum Kinderspiel, Sachstände sind sofort erkennbar, gleichzeitig werden Raum- und Archivierungskosten gesenkt. Nicht nur Arbeitszeitersparnis, sondern insbesondere die Beschleunigung der Abläufe bei gleichzeitig verbesserter Qualität sorgen für die zukunftssichere Ausrichtung der Verwaltung. rw21 beinhaltet bereits alle notwendigen Standardkomponenten: So gibt es bei der Einführung nicht nur wenig Projektaufwand; durch den ASP-Betrieb im Rechenzentrum entsteht Ihnen so gut wie kein Installationsaufwand. Sie beschreiben uns Ihre derzeitige Situation, wir erarbeiten gemeinsam einen Workflowablauf. Die Software wird von uns konfiguriert, Sie können sofort damit arbeiten.

3 Rechnungsworkflow und ZUGFeRD Mit ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) wurde ein umfassender Standard geschaffen, der sich sehr pragmatisch in die Arbeitsabläufe der Rechnungsbearbeitung integrieren lässt. Elektronische Rechnungen im Format PDF/A-3 lassen sich so schnell und komfortabel zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung austauschen. per über die Anordnung bis zur Buchung und späteren Ablage in der eakte (elektronische Akte) bleibt der komplette Vorgang digital, flexibel und schnell. Der Rechnungsworkflow rw21 wurde um die ZUGFeRD-Verarbeitung ergänzt. Rechnungen, die per in der Verwaltung eingehen, werden automatisch aus dem Rechnungspostfach (z.b. der Kommune oder des Landkreises abgeholt. Jede mit einer Rechnung startet einen Rechnungsworkflow in rw21. Bei ZUGFeRD-Rechnungen entfällt die komplette Datenerfassung der Rechnungsdaten Kreditor, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Einzel- und Gesamtpreise usw. müssen nicht mehr manuell erfasst werden. Sie sind sofort beim Start des Workflows (fehlerfrei!) vorhanden. Vom Eingang der Rechnung Klar strukturierte Benutzeroberfläche mit direkter Anzeige der zu bearbeitenden Vorgänge.

4 Die wichtigsten Leistungsmerkmale des Rechnungsworkflows im Überblick: Rechnungsprüfung und -kontierung mit direktem Zugriff auf die Stammdaten aus dem Finanzwesen (keine doppelte Datenhaltung!) Integration des vorhandenen Bestellwesens Online Mittelprüfung auf Budgetebene analog zum Finanzwesen Automatische Verarbeitung und Erfassung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format (PDF/A-3) Komplette, papierlose Rechnungsbearbeitung inkl. Definition von Verarbeitungs- und Ablaufregeln: Der hinterlegte Ablaufplan steuert, wer als nächstes die Bearbeitung übernimmt Flexible Weiterleitung: Der nächste Empfänger wird wie bei s aus einer Benutzerliste ausgewählt -benachrichtigung für Mitarbeiter über zu bearbeitende Workflows Sichten und Verwalten der laufenden Workflows, um z. B. eine Aufgabenzuteilung zu ändern Cockpit-Funktion: Berechtigte Personen können z. B. den Bearbeitungsstatus einsehen Ampelfunktion zur Überwachung von Vorgängen Digitales Signieren von Dokumenten mit qualifizierter elektronischer Signatur Übergabe des Buchungssatzes an die Schnittstelle des Finanzwesens Komplette revisionssichere Archiv-Lösung inklusive revisionssicherer Archivierung der: gescannten Rechnungen erfassten Rechnungsdaten (Kontierung etc.) digitalen Signaturen erzeugten Auszahlungsanordnungen erzeugten Dokumentation der Bearbeitungswege hinzugefügten Dokumente, z. B. Lieferscheine hinzugefügten s aus Outlook/Exchange hinzugefügten Hinweise Den Überblick behalten und jederzeit auskunftsbereit sein: Das Cockpit im rw21 mit Anzeige aller Rechnungen, umfangreicher Filterund Suchmöglichkeiten, Workflows entziehen und weiterleiten.

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6 Thomas Ellenberger Kunden- und Produktmanagement Finanz- und Rechnungswesen Produktmanagement und Fachunterstützung ekom21 KGRZ Hessen Knorrstraße Kassel Peter Kohaupt Kunden- und Produktmanagement Finanz- und Rechnungswesen Produktmanagement und Fachunterstützung ekom21 KGRZ Hessen Knorrstraße Kassel KGRZ HESSEN Körperschaft des öffentlichen Rechts Die ekom21 KGRZ Hessen ist zertifiziert nach ISO auf Basis von IT Grundschutz BSI-IGZ Sitz Gießen Carlo-Mierendorff-Straße Gießen Telefon: Telefax: Geschäftsstelle Darmstadt Robert-Bosch-Straße Darmstadt Telefon: Telefax: Geschäftsstelle Kassel Knorrstraße Kassel Telefon: Telefax: Stand: September 2015