Digitalisierung & Archivierung. Wasserverband Weddel-Lehre. > Digitalisierung von Hausanschlussund

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1 Weddel-Lehre Der Kunde Der Weddel-Lehre (WWL) versorgt im Großraum Braunschweig-Wolfsburg rund Einwohner mit Trinkwasser und gewährleistet somit eine effiziente und leistungsfähige Wasserver- und entsorgung. Eine umweltgerechte, störungsfreie und bezahlbare Wasserversorgung heute und in Zukunft, sowie ökonomisch und ökologisch nachhaltiges Handeln sind oberstes Unternehmensprinzip. Grit Lachmayer, Fachbereichsleiterin Kundenservice Florian Wilhelm, Fachbereich Controlling Leistungen im Überblick > Digitalisierung von Hausanschlussund Personalakten > Anpassung Ablagestruktur ELO > Import in ELO > Schulung

2 Die Aufgabe Das Thema Digitalisierung war schon vor der Projektumsetzung mit CiBS im Hause des WWL angedacht. Allerdings war die ursprüngliche Idee, die Digitalisierung selbst und im eigenen Haus umzusetzen. Dies scheiterte an der nicht vorhandenen Scankapazität und an der Aufgabe, die Akten im Vorfeld zu bereinigen. Erst mit dem Umzug in ein neues Gebäude kam das Thema erneut auf und der Kunde stand vor der Entscheidung, das Hängeregister mit den Altakten neu aufbauen zu lassen oder die Akten zu digitalisieren. Die beispielhafte Verarbeitung von fünf Testakten und das gut vorbereitete Projekt überzeugten den Kunden von den Leistungen CiBS. Die Umsetzung In einem Projektgespräch vorab legte der Kunde die genauen Anforderungen fest. Unter anderem sollten die Hausanschlussakten in eine kaufmännische und eine technische Akte getrennt werden. Zur Verarbeitung wurden alle Akten vom CiBS eigenen Fuhrpark direkt beim Kunden abgeholt und anschließend für den Scanvorgang vorbereitet. Schlechte Vorlagen und Zeichnungen wurden in Farbe gescannt, alle anderen Akten in schwarz/weiß verarbeitet. Via Schwellenwert gab es zusätzlich eine Rückseiten Unterdrückung, die dafür sorgte, dass schmutzige Rückseiten beim Scanvorgang gar nicht berücksichtigt wurden. Zeichnungen, die kleiner als A3 waren, wurden automatisch am Ende der elektronischen Akte abgebildet. Alle Zeichnungen größer als A3 blieben in der ursprünglichen Seitenfolge. Die Übergabe erfolgte als Multi PDF, Volltext erschlossen. Das Ergebnis der digitalisierten Hausanschlussakten überzeugte den Auftraggeber, so dass er sich kurzerhand entschloss, im Nachgang auch gleich die Personalakten digitalisieren zu lassen. Vor der endgültigen Vernichtung der papierenen Akten wurde noch einmal alles auf Vollständigkeit überprüft. Erst nach der Freigabe wurden alle Akten, außer die Personalakten, vernichtet.

3 Zeitgleich erfolgte die Implementierung der Akten in ELO. Auch hier gab es konkrete Kundenvorgaben. Die Ablage der Hausanschlussakten führte CiBS wunschgemäß in einer Akte zusammen und erstellte eine neue Ablagestruktur. Zuvor getrennt abgelegte Akten wurden in der neuen Struktur zusammengefasst. Für die Überprüfung der Indexdaten erhielt CiBS einen Datenabzug aus dem eingesetzten ERP. Hieraus wird jeden Tag eine aktualisierte Liste der Stammdaten erzeugt, die täglich auch für die Aktualisierung der Indexdaten, bei vorhandenen Objektnummern und bei Anlage neuer Objektnummern, im ELO verwendet wird. Zusätzlich richtete CiBS eine auf wenige Felder reduzierte Suchmaske ein. Diese wurde als Direktsuche über einen Button in der ELO Suche hinterlegt. Zusätzlich erhielt der Kunde einen Smartpicker, der eine Recherche direkt aus dem ERP ermöglicht. Für die einfache und schnelle Ablage aus beliebigen Applikationen wurde ein Importordner angelegt. Somit können die Daten nun über ein AS Skript den Hausanschlussakten zugeordnet werden. Über die zukünftige Ablage und Recherche innerhalb der Unterlagenarten wurden die Mitarbeiter des WWL durch CiBS speziell geschult. Im Rahmen der Administratorenschulung fand ein Workshop, über die vollständigen Funktionen des ELO Clients statt. Der Kundennutzen Heute gibt es kein Suchen mehr. Die Akte liegt jederzeit vollständig vor und zeitgleich haben mehrere Mitarbeiter Zugriff darauf. Im Zuge der Digitalisierung wurden durch CiBS auch neue Aktenstrukturen angelegt, die den Zugang zu den Daten weiter erleichtern. Mittlerweile arbeitet der WWL im Bereich der Hausanschlussakten ausschließlich elektronisch und papierlos.

4 Kundenfeedback Das Projekt wurde innerhalb von nur zwei Monaten abgewickelt. Wir hätten gar nicht damit gerechnet, dass es so schnell geht und waren positiv überrascht, erklärt Grit Lachmeyer, Fachbereichsleiterin Kundenservice und Verbrauchsabrechnung. Weiter berichtet Sie: CiBS hat unser Problem sofort erkannt und alle unsere Anforderungen umgesetzt. Die Qualität der gescannten Akten ist sehr gut und das Preisleistungsverhältnis stimmt. Wenn wir während des laufenden Projektes Akten benötigten, wurden uns diese jederzeit elektronisch zur Verfügung gestellt. Um bei ELO auf dem Laufenden zu sein, nutzen wir auch immer wieder die regelmäßig stattfindenden Webinare, ergänzt Florian Wilhelm, Projektleiter beim WWL und zuständig für die ELO Administration. Einige Male gab es auch schon Anfragen von anderen Verbänden und Gemeinden, wie die Projektumsetzung verlief und mit wem wir das Projekt abgewickelt haben. Wir empfehlen CiBS jedes Mal weiter, weil wir sehr zufrieden sind, fügt Grit Lachmayer abschließend hinzu. Die Perspektive Angedacht ist eine Erweiterung des Projektes, indem jeder Techniker bei Außeneinsätzen ein digitales Gerät vor Ort bei sich trägt, so dass in Störungsfällen direkter Einblick in die Akten gewährleistet ist.

5 CiBS Gesellschaft für Technische Dokumentation und Archivierung mbh Ivo-Hauptmann-Ring Hamburg Germany Tel. +49 (0) Fax +49 (0)