Digitale Patientenakte. Praxisklinik Rennbahn AG setzt auf digitale Patientenakte und revisionssichere Archivierung

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1 Digitale Patientenakte Praxisklinik Rennbahn AG setzt auf digitale Patientenakte und revisionssichere Archivierung Der Kunde Das Swiss Olympic Medical Center Rennbahnklinik in der Schweiz ist seit mehr als 30 Jahren auf die Betreuung von Patienten aus dem Breiten- und Spitzensport aus der ganzen Welt spezialisiert. Es werden höchste Maßstäbe an eine erstklassige und moderne medizinische Versorgung gestellt. Zu den Kernkompetenzen des Betriebes gehören die Bereiche rekonstruktive Operationen, arthroskopische Eingriffe, Leistungsdiagnostik, Biomechanik, Naturheilverfahren, sowie die medizinische Sport- und Eventbetreuung. Josef-Nunzio Fini, Leiter IT Lösungen die aufgehen > Digitalisierung und Mikroverfilmung von Patientenakten bei CiBS > ELOprofessional 2011 für die > HL7-Schnittstellenanbindung MCC ELOprofessional 2011 der laufenden Patientenakten > Inhouse-Digitalisierung Patientenakten

2 Digitale Patientenakte Die Aufgabe Die Rennbahnklinik beauftragte CiBS aufgrund eines Klinikneubaus und einer im Rahmen des Umzugs einhergehenden Auflösung des Krankenhausarchivs mit der vollständigen Digitalisierung des Patientenaktenbestandes. Parallel erfolgte die Einführung des Dokumenten-Management-Systems (DMS) ELO, erweitert durch das Schnittstellenpaket CiBSMed4ELO aus dem Hause CiBS. Kundenziel war, durch die Digitalisierung der Patientenakten diese in einem digitalen Archiv revisionssicher zu archivieren bzw. zu verwalten. Dies hat den Vorteil, dass Patientenakten jederzeit und überall verfügbar sind und Platzprobleme sowie lange Wege der Vergangenheit angehören. Archivräume für die Krankengeschichten mussten in der neuen Klinik daher nicht mehr eingeplant werden. Im Anschluss an die Einführung des KIS MCC der Firma Meierhofer galt es, eine Integration zu schaffen, die Stammdaten und Dokumente austauscht und den direkten Aufruf der Akte und Dokumente aus dem KIS ermöglicht. Nach der erfolgreichen Einführung der digitalen Patientenakte entschied sich der Kunde das Projekt nochmals zu erweitern. Kundenvorgabe war, zukünftig vollständig digital zu arbeiten und die papierne Aktenführung komplett zu ersetzen. Um dies zu erreichen, erfolgte im zweiten Schritt die Installation der HL7 MDM Schnittstelle von CiBS, über die alle im Krankenhausinformationssystem (KIS) erstellten Dokumente direkt im DMS ELOprofessional revisionssicher archiviert werden. Voraussetzung hierfür war eine enge Verzahnung des Krankenhausinformationssystems MCC der Firma Meierhofer und des Dokumenten-Management-Systems ELO.

3 Die Umsetzung Vor Projektbeginn fand eine genaue Aufnahme der Aktenbestände statt und es wurde gemeinsam mit dem Kunden die detaillierte Vorgehensweise besprochen. Im ersten Schritt erfolgte die Digitalisierung der Altakten. Mit dem CiBS-eigenen Fuhrpark wurden die fertig verpackten physischen Akten beim Kunden abgeholt und zur Verarbeitung an den Hamburger Standort gebracht. Vor dem Scannen erfolgte eine genaue Eingangskontrolle der Akten und eine entsprechende Aufbereitung, in der die Akten entklammert, entheftet und Klarsichtfolien entfernt wurden. Ein besonderes Augenmerk legte die Klinik auf die qualitativ hochwertige Darstellung vorhandener OP-Bilder. Im Rahmen der Projekterweiterung wurden, bei den über die HL7 MDM Schnittstelle revisionssicher archivierten Dokumente, die Ablagestrukturen und Dokumente den Aktenplänen angepasst. Die vom KIS übernommenen Dokumente vervollständigen somit die Patientenakte, in der sich bereits eingescannte Belege, nachgereichte Befunde und Daten aus DICOM Modalitäten befinden. Allen berechtigten Personen stehen die vollständigen Dokumente zentral zur Verfügung, da auf Grundlage des HL7 Standards auch Dokumente vom Krankenhausinformationssystem oder andere Applikationen an das DMS ELO übertragen werden. Die übernommenen Dokumente archiviert ELO zu Patient und Fall und benennt diese nach hinterlegter Konfiguration oder auf Basis der HL7 Information. Auch bereits verwendete Aktenregister lassen sich dabei berücksichtigen und die Dokumente können in einer Ablagestruktur nach Aktenplan archiviert werden. Der Aufruf der Akten erfolgt direkt aus dem MCC. Die Navigation und Darstellung im ELO zeichnet sich durch eine hohe Performance und Benutzerfreundlichkeit aus.

4 Der Kundennutzen Die Datenübergabe von CiBS an den Kunden fand online über spezifizierte Schnittstellen per sicherer end to end (VPN) Verbindung automatisch ins ELOprofessional statt. Somit ist der sofortige Zugriff auf die Daten für den Kunden gewährleistet und die digitale Patientenakte steht an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung. Papierakten existieren gar nicht mehr und einzelne Belege werden automatisch der digitalen Akte hinzugefügt. Dies beinhaltet auch die Daten aus dem Krankenhausinformationssystem. Über die CiBS Schnittstelle HL7/MDM werden die Dokumente automatisiert dem DMS übergeben. Erst nach Kundenfreigabe erfolgte die datenschutzkonforme Vernichtung der Originalakten. Kundenfeedback Das Projekt startete zügig und ohne Verzögerung mit der Verpackung und dem Transport der Krankengeschichten. Auch die komplette Umsetzung der Digitalisierung und die schnelle Integration in ELO verliefen unkompliziert und problemlos, so Josef-Nunzio Fini, Leiter der IT. Besonders positiv empfanden wir darüber hinaus den engen Kontakt zu den Mitarbeitern von CiBS. Es gab zu jeder Zeit einen Ansprechpartner, hebt Herr Fini hervor. Die Perspektive Mit ELOprofessional besteht die Möglichkeit im Nachgang noch die verschiedensten Themen in der Verwaltung umzusetzen. Dazu gehören u.a. das digitale Vertragsmanagement und die digitale Personalakte sowie die Integration in die MS Office Familie.

5 CiBS Gesellschaft für Technische Dokumentation und Archivierung mbh Ivo-Hauptmann-Ring Hamburg Germany Tel. +49 (0) Fax +49 (0)