Elektronische Archivierung ist Ihre Verwaltung auch schon schlank?

Transkript

1 Elektronische Archivierung ist Ihre Verwaltung auch schon schlank? 1

2 Kommt Ihnen folgende Situation bekannt vor? 2

3 und vielleicht auch folgende Aussagen? Unser Archiv ist mittlerweile so voll, dass wir bald anbauen müssen, die Kosten für unser Archiv steigen ständig Obwohl wir systematisch archivieren, dauert die Suche nach Dokumenten sehr lange Wertvolle Arbeitszeit unserer Fibu- Mitarbeiter geht durch langes Suchen nach archivierten Dokumenten verloren, mitunter fallen dadurch Überstunden an 3 Mitunter können wir Lieferantenskonti nicht nutzen, weil der interne Bearbeitungsdurchlauf unserer Eingangsrechnungen zu lange dauert, manchmal bekommen wir deshalb sogar Mahnungen Ich habe niemals eine aktuelle BWA, da die Prüfung und das Verbuchen der Eingangsrechnungen zu lange dauern

4 Weitere Aussagen Es wäre klasse, wenn wir aus unserem Warenwirtschaftssystem bzw. Buchhaltungsprogramm heraus, direkt den entsprechenden Beleg auf unserem Bildschirm sehen könnten Wir arbeiten projektweise Dabei ist es sehr mühsam, sämtliche Dokumente, die zu einem Projekt gehören, zentral für alle Projektmitglieder verfügbar zu machen, um schnell darauf zugreifen zu können Unsere Verfahrensanweisungen und QM-Dokumente ändern sich ständig, das Ändern der Dokumente und Versionieren bindet Zeit, ältere Versionen werden mitunter gelöscht. Es ist mitunter nicht nachvollziehbar, wer Änderungen an den Dokumenten vornimmt DIESE PUNKTE BELASTEN UNS, WIR WOLLEN DESHALB DAFÜR EINE LÖSUNG, um 4

5 Mögliche Zielstellungen eines Archivierungsprojekts Schnelles Finden von archivierten Dokumenten bestenfalls mit frei wählbaren Begriffen Digitalisierung und elektronischer Bearbeitungsdurchlauf für Eingangspost mit Verfolgung des jeweils aktuellen Bearbeitungsstatus Senkung der Personalkosten durch Zeitersparnisse beim Suchen und Finden von Dokumenten Zentrale Ablage von Dokumenten, automatische Versionierung auch wenn mehrere Mitarbeiter/innen ein Dokument bearbeiten Revisionssichere elektronische Archivierung von papiergebundenen und elektronischen Dokumenten Ablösung des Papierarchivs durch ein elektronisches System Senkung der Kosten des Papierarchivs 5

6 Mögliche weitere Anforderungen 6 Herstellerunabhängigkeit bei der Scannerhardware (Automatische) Verschlagwortung von Dokumenten bspw. über Barcodes Installation Inhouse vs. Cloudlösung Automatische Archivierung aus MS-Office-Anwendungen heraus (Outlook, Word, Excel ) Zugriff auf archivierte Dokumente über Smartphone bzw. Tablet Langzeitarchivierung Zentraler Zugriff auf Projektdokumente, die in unterschiedlichen Ablagestrukturen archiviert sind Konfigurierbare Nutzerrechte und Ablagestrukturen Benutzerfreundlichkeit, geringer Administrationsaufwand Einfache Bedienung auch für Mitarbeiter, die sich mit Umstellungen in Richtung Software schwer tun Elektronische Workflows Sicherheit, Schnelligkeit Support Für diese und weitere Anforderungen haben wir die passende Lösung, damit nicht das passiert...

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8 Angst vor einem komplexen Projekt Wie anfangen und wie vorgehen? 1. Ziele festlegen und Anforderungen abgrenzen: Scanlösung Digitalisierung von Papierdokumenten Lösung für Dokumentenautomatisierung Lösung zur elektronischen Archivierung 2. Musterprozess bzw. -dokument auswählen (bspw. Verbuchung von Eingangsrechnungen) und anaysieren 3. SOLL-Prozess abstimmen für: - Bearbeitungsworkflow - Digitalisierung und Archivierung - Suchen und Finden archivierter Dokumente 4. Mustersystem mit dem abgebildeten SOLL-Prozess testen 8

9 Und wir unterstützen Sie! Ihr Spezialist für Scanlösungen und Digitalisierung, Dokumentenautomatisierung und elektronische Archivierung Lösungsberatung für entsprechende Software und Scangeräte sowie IT Projektentwicklung und -begleitung Prozessaufnahme, -dokumentation, -analyse, -entwicklung und -verbesserung Vorstellung unserer Lösung drivve mit einem Mustersystem Installation, Administration, Einführung und Schulung sowie Dokumentation Technischer Support und Fehlerbehebung Zertifizierter Fachhandelspartner von Unser Anspruch ist die Aufwertung Ihrer Unternehmensprozesse, anstatt sie zu verkomplizieren! 9

10 Und außerdem sind wir Ihr Fachhandels- und Servicepartner für Druck- und Kopiersowie IT-Lösungen von sowie Dienstleister rund um das Thema Datenschutz und -sicherheit. Ich komme für ein Beratungsgespräch sehr gern zu Ihnen und stehe Ihnen als Referent für Vorträge rund um das Thema Scannen und Archivieren selbstverständlich auch zur Verfügung. Tel.: Fax: Vielen Dank! 10