Outlook Vorlagen/Templates

Transkript

1 Joachim Meyn Outlook Vorlagen/Templates Erstellen Sie Vorlagen bzw. Templates in Outlook Joachim Meyn

2 Inhaltsverzeichnis Outlook Vorlagen (.oft Dateien)... 2 Vorbereitung... 2 Anlegen einer Vorlage... 4 Speichern der Vorlage... 6 Über wuuzaa Outlook Vorlagen/Templates Seite 1 von 11

3 Outlook Vorlagen (.oft Dateien) Sicherlich verwenden auch Sie Vorlagen in Word, z.b. für den Briefbogen der Firma, für Angebote oder ähnliches. Da heute allerdings der größte Teil des Schriftverkehrs per erfolgt, machen Vorlagen in Outlook noch mehr Sinn und sparen richtig viel Arbeit und Zeit. Den meisten Anwendern ist sogar völlig unbekannt, dass man über Copy/Paste hinaus richtige Vorlagen zur ständigen Wiederverwendung in Outlook benutzen kann. Dieser kleine Workshop soll Ihnen zeigen, wie Sie Vorlagen für Outlook erstellen und bequem verwenden können. Vorbereitung Wenn Sie die Vorlagen erstellen wird Outlook versuchen, diese in seiner eigenen Ordnerstruktur ganz tief im System zu verstecken. Als erstes legen Sie also einen einfach zu findenden Ordner an in welchem Sie die Vorlagen sammeln werden. Unter Windows 7 habe ich mir einen entsprechenden Ordner unter Eigene Dokumente angelegt (Abb. 1), in XP einen Ordner unter Eigene Dateien (Abb. 2). Abb. 1, Outlook Vorlagen unter Windows 7 Outlook Vorlagen/Templates Seite 2 von 11

4 Abb. 2, Outlook Vorlagen unter Windows XP Damit habe ich jeweils einen zentralen Ort für die Ablage der Vorlagen und kann diese dann auch schnell finden. Die weiteren Schritte sind dann in beiden Betriebssystemen identisch. Outlook Vorlagen/Templates Seite 3 von 11

5 Anlegen einer Vorlage Sie starten ganz normal mit einer neuen (Abb. 3). Abb. 3, Neue Sie sehen in Abb. 3, dass Outlook ganz automatisch meine Signaturdatei eingefügt hat. Für die Vorlage müssen Sie diese aus der neuen jetzt löschen, da Outlook bei Verwendung der Vorlage ebenfalls Ihre Signatur einfügt. Sie hätten bei Verwendung der Vorlage dann zwei Signaturen untereinander. Das sollte nicht passieren. Da Sie die Vorlagen auch an andere, z.b. Kollegen, weitergeben können, kann es dann sogar passieren, dass unterschiedliche Signaturen gleichzeitig enthalten sind; unprofessionell. Sie löschen also jetzt die Signatur und fügen Ihren gewünschten Text ein (Abb. 4). Outlook Vorlagen/Templates Seite 4 von 11

6 Abb. 4, Text in der Vorlage zusammen mit einem Datei-Anhang Wie Sie in Abb. 4 sehen, auch Anlagen können in der Vorlage schon enthalten sein. Gleiches gilt übrigens für die Felder Cc: oder Bcc:. Bitte beachten Sie, es handelt sich um eine Vorlage, nicht um eine Serienmail. Sie können also noch Text ändern oder ergänzen, bspw. die vollständige Anrede. Wenn Sie mit der Vorlage jetzt zufrieden sind, wechseln Sie auf den Reiter Datei, Abb. 5. Outlook Vorlagen/Templates Seite 5 von 11

7 Speichern der Vorlage Abb. 5; Reiter Datei Gehen Sie dann auf den Punkt Speichern unter und Sie bekommen den Standardvorschlag die Datei als.msg in diesem Fall Unterlagen.msg zu speichern (Abb. 6). Outlook Vorlagen/Templates Seite 6 von 11

8 Abb. 6, Windows Vorschlag Ändern Sie dies auf.oft wie in Abb. 7 gezeigt. Abb. 7, Speichern im Dateiformat.oft Wie Sie jetzt in Abb. 8 sehen, will Outlook die Vorlage tief im System unter Templates verstecken. Outlook Vorlagen/Templates Seite 7 von 11

9 Abb. 8, Outlook zeigt seinen Standardspeicherort Wechseln Sie also zurück in den Ordner Outlook Vorlagen, den wir ganz zu Anfang angelegt haben (Abb. 9) und speichern die Datei ab. Abb. 9, Unser Speicherort Die Vorlage bleibt jetzt stehen und kann geschlossen werden. Aus unerfindlichen Gründen fragt Outlook jetzt noch einmal, ob Sie speichern wollen (Abb. 10). Outlook Vorlagen/Templates Seite 8 von 11

10 Abb. 10, Outlook fragt noch einmal ob Sie speichern wollen Sagen Sie hier jetzt nein und die Vorlage wird geschlossen. Wenn Sie lange genug gebraucht haben, dass das automatischen Zwischenspeichern aktiv geworden ist, haben Sie jetzt eine Mail im Postausgang (Abb. 11). Abb. 11, Mail im Postausgang Outlook Vorlagen/Templates Seite 9 von 11

11 Diese löschen Sie einfach. In Ihrem Ordner Outlook Vorlagen haben Sie jetzt Ihr Vorlage liegen und können diese einfach mit dem gewohnten Doppelklick aufrufen (Abb. 12). Abb. 12, Ihre neue Vorlage Wie immer, verwenden Sie aussagefähige Dateinamen, damit Sie wissen, was sich unter der Vorlage verbirgt. Outlook Vorlagen/Templates Seite 10 von 11

12 Über wuuzaa Auf bieten wir Online-Support für alle gängigen Standardanwendungen, wie bspw. MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Access, MS Visio, MS Project, Outlook, Lotus Notes, Auto CAD, Windows, Adobe Acrobat, Photoshop u. v. m. Der Support erfolgt über Telefon und Internet direkt auf Ihrem Bildschirm. Author: Joachim Meyn Web: Outlook Vorlagen/Templates Seite 11 von 11