Opti.List. Anwenderbericht. Industriehof Scherenbostel Heinrich Rodenbostel GmbH

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1 Opti.List Anwenderbericht Industriehof Scherenbostel Heinrich Rodenbostel GmbH April 2009

2 Opti.List Anwenderbericht Prüfungsgerechte Aufbereitung von IBS Enterprise-Daten mit Opti.List: hsp realisiert ein weiteres GDPdU-Projekt im IBS Enterprise-Umfeld E iner der zahlreichen IBS Enterprise-Anwender die Industriehof Scherenbostel Heinrich Rodenbostel GmbH mit Sitz in Wedemark setzt seit Mitte 2008 die GDPdU-Lösung Opti.List der hsp GmbH ein, um die steuerlich relevanten Daten aus ihrer IBS Enterprise-Datenbank gemäß dem Beschreibungsstandard zu verarbeiten und in einem integrierten Datenarchiv zu speichern. Mit 30 Jahren Erfahrung gehört die Industriehof Scherenbostel Heinrich Rodenbostel GmbH zu Europas führenden Lieferanten von Agrartechnologie. Das deutsche Unternehmen mit seinem Hauptsitz in Wedemark bei Hannover beliefert die Industrie, Originalhersteller und Spezialhändler mit Ersatz- und Verschleißteilen sowie mit Komponenten zu deren Herstellung. Dazu beschrieb der IT-Projektmanager der Firma, Herr Sven Slowak, die Situation wie folgt: Ausgangssituation Die digitale Archivierung spielt für den Industriehof schon seit vielen Jahren eine besondere Rolle, galt es doch ein System zu finden, dass sowohl die neue ERP Software (IBS Enterprise) als auch

3 die alte Warenwirtschaftssoftware archivieren kann. Die alte Warenwirtschafts-software war das größte Sorgenkind, denn für diese Software existiert keinerlei Support mehr, da das entsprechende Softwarehaus schon seit geraumer Zeit komplett vom Markt verschwunden war. Rechnungen werden bereits seit 2007 mit einem DMS (SpyView) digital archiviert und 2-fach gespeichert. Bisherige Steuerprüfungen verliefen problemlos, die Bereitstellung von digitalen Daten wurde auf die mögliche nächste Steuerprüfung im Jahr 2008 verschoben. Somit war die Ausgangs-situation klar: Es musste ein System gefunden werden, welches sich in die vorhandene Systemlandschaft problemlos integrieren lässt. Lösungsmöglichkeiten Systeme verschiedener Anbieter wurden geprüft, aber das für uns ideale System konnte noch nicht gefunden werden. Unser ERP Systemhaus, die Firma International Business Systems (IBS), Hamburg wurde im Frühjahr 2008 kontaktiert und man lud zu einem Kunden-workshop GDPdU im April/ Mai ein. Im Rahmen des Kundenworkshops wurden die gesetz-lichen Vorgaben zur GDPdU und die daraus resultierenden Anforderungen an die Unter-nehmen ausführlich dargestellt. IBS hatte sich bereits seit geraumer Zeit mit der Thematik beschäftigt und präsentierte gemeinsam mit Herrn Liese (hsp) das Paket Opti.List aus dem Hause hsp. Die vorgestellte Lösung bestach durch eine auffallend geringe Implementierungszeit, minimalem Betreuungsbedarf und einer großen Adaptierbarkeit an unterschiedliche Systemwelten. Die ge-

4 zeigten Funktionalitäten überzeugten uns sehr. Das für uns ideale System war gefunden. Inzwischen war Eile geboten, denn die Steuerprüfer hatten sich gemeldet und wollten die fällige Steuerprüfung unter Berücksichtigung der Bereitstellung von digitalen Daten durchführen. hsp - Handels-Software-Partner GmbH Die hsp Handels-Software-Partner GmbH besteht seit 1990 erfolgreich am Markt. Mit der Eigenentwicklung Opti.List und über 100 Installationen zählt die GDPdU-Komplettlösung zu den Marktführern im Bereich der auswertbaren Datenarchivlösungen. Über die Webseite kann eine kostenlose Info-CD angefordert werden. Opti.List Die plattformunabhängige Software-Lösung benötigt keine herstellerspezifischen Schnittstellen. Opti.List dient zur zentralen Verwaltung von GDPdU-relevanten Daten. Nur Opti.List hat ein staatliches Datenschutz-Gütesiegel und wurde von unabhängiger Stelle mit der Gesamtnote vorbildlich bewertet! Opti.List erhielt vom Land Schleswig-Holstein ein staatliches Siegel und ist nun auch offiziell vom Datenschutz empfohlen.

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