Projekt Elektronische Archivierung der Patientenakte (DMAS-IHE)

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Julius Stieber
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1 Projekt Elektronische Archivierung der Patientenakte (DMAS-IHE) GMDS Berliner Archivtage 2014 F. Lemberg, Vivantes

2 1. Ziele des Projektes 2. Systemüberblick 3. Aktenstruktur 4. Prozessänderungen 5. Projektstatus 6. Ausblick -2-

3 1 Ziele des Projektes TP Klinische Akte 1. Elektronische Archivierung sämtlicher Patientenunterlagen (in Pegasus ) außer Bilddokumenten (PACS) 2. Zugriff auf alle Patientendokumente aus den Voraufenthalten ab 2014 (ORBIS-integrierter Aufruf ) 3. Arbeitserleichterung für die klinisch tätigen MitarbeiterInnen 4. Revisionssichere elektronische Ablage aller Dokumente 5. Zunehmende Reduktion der Papierdokumente 6. Ausfalllösung bei ORBIS-Stillstand 7. Abgesicherter Informationsfluss zwischen MVZs und Klinika (IHE-Standard) 8. Reduzierung von Archivraum -3-

Zugriff auf alle Patientendokumente aus den Voraufenthalten ab 2014 (ORBIS-integrierter Aufruf ) 3.

4 1 Ziele des Projektes TP Administrative Akte 1. Workflow-Unterstützung administrativer Vorgänge 2. Frühes Scannen der administrativen Unterlagen bei der Aufnahme 3. Optimierung der Logistik Aktentransporte 4. Revisionssichere Archivierung admin. Dokumente 5. Nutzung fortgeschrittener Signaturverfahren 6. Reduzierung von Archivraum -4-

Frühes Scannen der administrativen Unterlagen bei der Aufnahme 3.

5 2 Systemüberblick Digitale Akten Behandlungsverträge Klinische Befunde MVZ-Systeme -5-

6 3 Aktenstruktur Eine digitale Patientenakten, zwei Sichten: Klinische Akte mit Patientenunterlagen: Einweisungsbelege, mitgebrachte Befunde etc. direkt archivierten Dokumenten aus KAS direkt archivierten Befunden aus med. Abteilungssystemen gescannte Papierakte (spätes Scannen) Administrative Akte Einweisungsbelege Behandlungsvertrag Wahlleistungsvereinbarungen Kostenübernahmen weitere Dokumente der Patientenverwaltung -6-

direkt archivierten Dokumenten aus KAS direkt archivierten Befunden aus med.

7 3 Aktenstruktur Klinik Registerstruktur der Patientenakte Die Ablage in der elektronischen Akte richtet sich nach der Registerstruktur in der Patientenakte. Zuordnung der Scan-Akten über Barcode-Registrierung Die elektronische Akte ist immer nur so gut sortiert wie die Papierakte! -7-

8 3 Aktenstruktur Kennzeichnung der Dokumente Direkt archivierte Dokumente aus Orbis sind mit QR-Code gekennzeichnet. Inhalt: Fallnummer Dokumenten-Klasse ( Befund ) Fachabteilung, Station Speicherdatum Seitenzahl -8-

9 4 Prozessänderungen Aktenablauf Phase 2 Medizinische Dokumentation und Kodierung: Arzt, Pflege und MDA bisher: Phase 1 Aktenabfluss in das Archiv neu: Phase 2 Abschluss der Patientenakte auf der Station Sekretariat: Abgabe der Akte (eigene Listen oder keine Dokumentation) Abschluss der Patientenakte auf der Station QS der Akte? Sekretariat: Unterscheidung Alt - und Neu -Akte Transport Akten ins Archiv Archiv-MA trennt Alt- und Neuakte Archiv-MA scannt Fallbarcode der Neuakte Etikett mit Akten-Nummer (Eindeutigkeit) Neuakte in DMI-Box Transport zur Scanstelle (Logistik) Altakte wird im Archiv abgelegt Transport Altakte ins Archiv Altakte wird im Archiv abgelegt Tabelle (Nachweis) Sekretariat scannt Fallbarcode der Neuakte Etikett mit Akten-Nummer (Eindeutigkeit) Neuakte in DMI-Box Transport zur Scanstelle (Logistik) -9-

Sekretariat: Unterscheidung Alt - und Neu -Akte Transport Akten ins Archiv Archiv-MA trennt Alt- und Neuakte Archiv-MA scannt Fallbarcode der Neuakte Etikett mit Akten-Nummer (Eindeutigkeit) Neuakte

10 5 Projektstatus - Aktendigitalisierung für alle Klinikstandorte durch Servicestelle der DMI - Frühes Scannen der Vertragsunterlagen durch Admin. Aufnahme an zwei Standorten, (im Rollout) - Prozessänderung Aktenlogistik am ersten Standort (Pilot) - Direkte Archivierung aus Medizinischen Systemen (Anästhesie und Laborbefunde) - Direkte Archivierung von KIS-Dokumenten (im Rollout) - Pilotierung Signaturverfahren in den Aufnahmen -10-

Aufnahme an zwei Standorten, (im Rollout) - Prozessänderung Aktenlogistik am ersten Standort (Pilot) -

11 6 Ausblick Neugestaltung MDK-Prozesse Ablösung AVP Aktenverwaltung über Pegasos, Anforderung über KIS Archiv-Anbindung weiterer Bereiche Vivantes MVZ, Strahlentherapie Charité - Vivantes Notfallversorgung und Ambulanzen Kliniken für Rehabilitation -Archiv Begleitet von Überarbeitung bestehender Verfahrensanweisungen Archivordnung Medizinische Dokumentation Sollprozesse Patientenverwaltung und - Abrechnung -11-

und Ambulanzen Kliniken für Rehabilitation Email-Archiv Begleitet von Überarbeitung bestehender

12 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! -12-

13 6 Einstieg zur Demo: Ausblick - ergänzt Zertifizierung durch Wirtschaftsprüfer Neugestaltung MDK-Prozesse Ablösung AVP Aktenverwaltung über Pegasos, Anforderung über KIS Archiv-Anbindung weiterer Bereiche Vivantes MVZ, Strahlentherapie Charité - Vivantes Notfallversorgung und Ambulanzen Kliniken für Rehabilitation -Archiv Begleitet von Überarbeitung bestehender Verfahrensanweisungen Archivordnung Medizinische Dokumentation Sollprozesse Patientenverwaltung und - Abrechnung -13-

Charité - Vivantes Notfallversorgung und Ambulanzen Kliniken für Rehabilitation Email-Archiv Begleitet von Überarbeitung

14 Aufnahmeplatz -14-

15 Aufnahme-Signiervorgang -15-

16 Aufnahme-Signiervorgang -16-

17 Aufnahme-Signierter Behandlungsvertrag -17-

18 Servicestelle Scan-Eingang und Verarbeitung -18-

19 Servicestelle Scanstelle - Ausgang -19-

20 Livedemo Testfall Aufruf aus KIS -20-

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