Die Mittelstandsoffensive erklärt IT

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1 Die Mittelstandsoffensive erklärt IT Jan Bischoff Bremer Software & Beratungs GmbH Fahrenheitstraße Bremen Web:

2 Die Mittelstandsoffensive erklärt IT Inhalt: - Allgemeine Informationen - DMS Beispiel im Bereich Eingangsrechnungen - -Archivierung

3 Allgemeine Informationen Beispiel Belegarten deren Workflow mittels DMS optimiert werden kann: Zeichnungen Eingehende Rechnungen Lieferscheine Bestellscheine Interne Informationen Im besten Fall durch eine einzelne Softwarelösung.

4 Eingangsrechnungen im DMS Was kann durch einen DMS Einsatz im Bereich ER optimiert werden?: Zeit Aufwand Eingehende Rechnungen Kosten Weitere Vorteile?: Hilfe bei der Einhaltung von rechtlichen Vorschriften Weitere Technologien können genutzt werden

5 Eingangsrechnungen im DMS Software-Voraussetzungen: Benutzerfreundlich Strukturiert Integriert

6 Eingangsrechnungen im DMS Beispiel Workflow zur Ablage von ER:

7 Eingangsrechnungen im DMS Dokumenteneingang:

8 Eingangsrechnungen im DMS Beispiel Workflow zur Ablage von ER:

9 Eingangsrechnungen im DMS Genehmigungsverfahren:

10 Eingangsrechnungen im DMS Beispiel Workflow zur Ablage von ER:

11 Eingangsrechnungen im DMS Ablage Eingangsrechnungen:

12 Eingangsrechnungen im DMS Beispiel Workflow zur Ablage von ER:

13 Eingangsrechnungen im DMS Dokumentensuche: Ist die Rechnung digitalisiert, werden sämtlichen weiteren Schritte im DMS vorgenommen. Keine aufwändigen Suchvorgänge im Archiv zwischen Akten und Ordnern sind notwendig.

14 Eingangsrechnungen im DMS Vorteile des beschriebenen Workflows Suchvorgänge in Sekunden Einfachste Weiterleitung von Dokumenten Automatisierte Workflowvorgänge Wiedervorlage für noch offene Rechnungen Protokollierung sämtlicher Prozessschritte Büroflächen werden gespart Zeit Aufwand Aufwand Kosten Aufwand Kosten

15 DMS: Archivierung - Rechtliche Grundlagen - Verschiedene Möglichkeiten -Beispiel

16 DMS: Archivierung Rechtliche Grundlagen: Der Gesetzgeber hat den Umgang mit elektronischer Korrespondenz bereits seit Januar 2002 mit der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) rechtlich verbindlich definiert. Danach sind s steuerrechtlich relevantes Datengut, der Papierform gleichgestellt und unterliegen den Auflagen aus dem Handelsgesetzbuch einschließlich der Archivierungspflicht: " s, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des 147 Abgabenordnung aufzubewahren. Sie müssen dabei maschinell auswertbar vorgehalten werden", heißt es auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums. Gewöhnliche geschäftsrelevante s müssen dabei sechs, solche mit Bilanzwirksamkeit wie Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden.

17 DMS: Archivierung Für die Unternehmenspraxis bedeutet dies: Rechtsrelevante s sind im Original mit sämtlichen Anhängen jahrelang digital zu archivieren, und zwar auch dann, wenn Ausdrucke angefertigt wurden.

18 DMS: Archivierung Externe Archivierung - Alles wird archiviert -Kein Aufwand für den User - Probleme bei privater -Nutzung - Auslagerung von geschäftsrelevanten Daten - Mailverkehr über zusätzlichen Provider Archivierung ins DMS - Gezielte Archivierung: Der User entscheidet - Zuordnung nach relevanten Kriterien - Datenmenge -Postfach kann gering gehalten werden. - Möglichkeit zur Wiedervorlage, Workflow, usw.

19 DMS: Archivierung DMS Integration im Mail-Client

20 DMS: Archivierung Beispiel Ablagemaske:

21 Die Mittelstandsoffensive erklärt IT Haben Sie noch Fragen?

22 Die Mittelstandsoffensive erklärt IT Vielen Dank für Ihr Interesse! Jan Bischoff Bremer Software & Beratungs GmbH Fahrenheitstraße Bremen Web:

10.15 Frühstückspause

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