ISC App [accantum] automatische Rechnungsvorerfassung in SAP. SAP Apps by ISC. ISC App [accantum] automatische Rechnungsvorerfassung in SAP

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1 ISC App [accantum] automatische Rechnungsvorerfassung in SAP Seite 1 (6) SAP Apps by ISC

2 SAP Apps by ISC Die ISC BT bildet mit ihren Tochtergesellschaften eine innovative IT-Dienstleistungsgruppe. Das umfassende Angebot garantiert unseren Kunden Kompetenz und Service aus einer Hand. Zum Portfolio gehören Beratungsleistungen für Hard- und Software, eigene IT-Plattformen und die Entwicklung von Software-Lösungen. Basis sind die ERP- und CRM-Software-Lösungen der SAP in Walldorf. Unter wachsendem Kostendruck müssen Unternehmen mehr denn je auf Standardapplikationen zurückgreifen, die preisgünstig zu betreiben und zu warten sind. Die Antwort der ISC im SAP Bereich sind die SAP Apps by ISC. Für die unterschiedlichen Module und Anwendungszwecke gibt es vielfach eingesetzte Applikationen, die den SAP ERP Standard sinnvoll ergänzen. Automatische Rechnungsvorerfassung in SAP mit Hilfe des Dokumentenmanagementsystems [accantum] Mit der ISC App [accantum] automatische Rechnungsvorerfassung können Eingangsrechnungen im Rahmen eines Workflow-Prozesses ortsunabhängig, ohne eine Verbindung zu SAP R/3, an definierte Personen zur Buchungsfreigabe weitergereicht werden. Die Buchungsfreigabe, Berechtigungsvorgaben oder auch weitere individuelle Workflow-Schritte erfolgen ebenso in [accantum]. Es besteht auch die Möglichkeit mit Hilfe des [accantum] - Document Managers die Leerseiten beim Duplex -Scannen zu entfernen und Dokumente nach individuellen Kriterien zu trennen, wenn diese als ein Stapel eingescannt worden sind. Ebenso ermöglicht das [accantum]-document Manager Modul, dass die Texterkennung und Befüllung der Attribute automatisch geleistet wird. Die Herleitung von Attributinhalten kann auf zwei Arten stattfinden: 1. Fixformerkennung: Daten werden an bestimmten Stellen des Dokuments identifiziert und ausgelesen. 2. Freiformerkennung: Daten können mit Hilfe einer Fuzzy-Logik sogar dann identifiziert und ausgelesen werden, wenn sie sich an beliebigen Orten des Dokuments befinden. Das ermöglicht Ihrem Unternehmen, auch Daten in Belegen mit nur wenig oder gar keiner Struktur zu erkennen und auszulesen. Die Attribute sind bereits gefüllt, wenn der Benutzer die Rechnung zur Freigabe Seite 2 (6)

3 Kontierungsinformation mit zu erfassen, dies kann dann ebenfalls nach SAP übergeben werden. Die automatische Rechnungsvorerfassung kann auf zwei unterschiedliche Arten stattfinden: 1. Rechnungsvorerfassung im Bereich Logistik: erfolgt, wenn zu einer Rechnung eine Bestellung vorhanden ist. Die notwendigen Attribute werden mit Hilfe des [accantum]-document Managers ausgelesen und im Hintergrund automatisch zur Rechnungsvorerfassung nach SAP in die Transaktion MIRA weitergegeben. Es besteht die Möglichkeit bestimmte Attribute manuell zu erfassen, die ebenso nach SAP weitergegeben werden. [accantum]-anwendersicht SAP-Hintergrundsicht: Seite 3 (6)

4 2. Rechnungsvorerfassung im Bereich Finanzbuchhaltung: erfolgt, wenn zu einer Rechnung keine Bestellung vorhanden ist. Die notwendigen Attribute werden mit Hilfe des [accantum] -Document Managers ausgelesen und im Hintergrund automatisch zur Rechnungsvorerfassung nach SAP in die Transaktion FV60 weitergegeben. Die bestimmten Attribute können auch manuell erfasst werden. Die Besonderheit bei der finanzbuchhalterischen Rechnungsvorerfassung ist, dass bei der Attributerfassung die Bestellnummer nicht zwingend mitgegeben werden muss, da zu dieser Rechnung keine Bestellung existiert. Der Lieferantenname muss jedoch immer erfasst und nach SAP weitergegeben werden. [accantum]-anwendersicht: SAP-Hintergrundsicht : Seite 4 (6)

5 erhält. Es ist auch möglich, Zusatzinformationen wie z.b. eine interne Der Ablauf im Überblick Einscannen von Eingangsrechnungen in den zugeordneten [accantum] Ablageort Weiterleitung von Rechnungen zur Buchungsfreigabe an definierte Personen direkt in [accantum] Buchungsfreigabe oder weitere Anweisungsschritte ebenso direkt in [accantum] Automatische Erkennung von Rechnungsdaten mit Hilfe des [accantum] Document Manager Moduls / Texterkennungsfunktion (OCR) Rechnungsvorerfassung in SAP je nach Rechnungsart (Rechnungsvorerfassung Logistik / Rechnungsvorerfassung Finanzbuchhaltung) Seite 5 (6)

6 Die Vorteile im Überblick Archivierung von eingescannten Dokumenten im DMS [accantum] Automatische Erkennung und Übernahme von Daten mithilfe des [accantum] - Document Managers / Texterkennungsfunktion (OCR) Schnelle Weiterleitung / Bearbeitung bzw. Genehmigung von Dokumenten durch die [accantum] Workflow-Technik, auch mehrstufig Zeit- und somit auch Kostenersparnis bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen Für die Rechnungsvorerfassung in SAP werden Standard BAPI-Schnittstellen angesprochen. Unterscheidung zwischen der Rechnungsvorerfassung mit Bezug zur Bestellung und ohne Bezug zur Bestellung Hohe Anwenderfreundlichkeit Systemlandschaft Systemvoraussetzungen [accantum] ab Version 5.0 [accantum] Lizensierung des SAP Adapters und des ADM Moduls Lizensierung der [accantum] - FreeForm-Erkennungsfunktion SAP ERP ECC 6.0 / ab SAP_BASIS 7.01 Level 10, Remotezugang oder vor Ort Integration Seite 6 (6)

7 Wir freuen uns auf erfolgreiche Projekte. Kontakt: Jochen Feser Sonnenstrasse 3 D Rosenheim Tel: Fax: jochen.feser@isc-consulting.de Seite 7 (6)