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Dieter Weiss
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1 xtmail Suite for SAP xtmail Suite for SAP

2 Die ist heutzutage kaum noch wegzudenken, dennoch werden bei der Nutzung von SAP noch häufig Dokumente, wie zum Beispiel Bestellungen oder Auftragsbestätigungen, auf Papier oder per Fax verschickt. Der Versand dieser Dokumente per kann viel Zeit und Geld sparen, doch sind die Möglichkeiten im SAP-Standard hier leider nur sehr eingeschränkt. So wird die zum Beispiel nur an die im Kundenoder Lieferantenstamm festgelegte Haupt- adresse verschickt und es ist nicht möglich, einen -Text zu hinterlegen. Mit der xtmail Suite sind diese Einschränkungen kein Thema mehr: Verschicken Sie Ihre Dokumente so, wie Sie es möchten. Viele zusätzliche Funktionen runden diese Erweiterung ab. Funktion (Auswahl) SAP Standard Erweiterung Versand von Dokumenten per Verwendung eines -Textes Automatisches Einfügen von -Texten je nach Empfänger oder anderen Kriterien Senden an mehrere Empfänger Senden an Kopieempfänger (CC) Festlegen einer individuellen Absendeadresse Versand von zusätzlichen Anhängen aus den generischen Objektdiensten (Datenbank & Archive Link) Versand von zusätzlichen Anhängen aus dem Dokumentenverwaltungssystem Pflege der -Daten aus den Dokumenten heraus Versand von im Materialstamm hinterlegten Dokumenten

So wird die E-Mail zum Beispiel nur an die im Kundenoder Lieferantenstamm festgelegte Haupt-E-Mailadresse verschickt und es ist nicht möglich, einen E-Mail-Text zu hinterlegen.

3 Module Aufgrund des modularen Aufbaus dieser Lösung erhalten Sie genau die Funktionen, die Sie für Ihren Betrieb benötigen. Erhältlich ist die xtmail Suite bisher für die Module Einkauf (alle Einkaufsbelege einschließlich Anfragen & Bestellungen sowie Warenbegleitscheine), Verkauf (Auftragsbestätigungen, Angebote), Auslieferungen, Fakturen, Finanzbuchhaltung (Zahlungsavis, Zahlungserinnerungen, Mahnungen), QM-Meldungen und Fertigungsaufträge. Weitere Module sind auf Anfrage erhältlich. Empfängerliste und -Text Sobald Sie die Erweiterung integriert haben, sind nur wenige Einstellungen notwendig, um sie sofort nutzen zu können: Definieren Sie einen Standardtext, der in Zukunft in Ihre s eingefügt werden soll und legen Sie fest, welche Absendeadresse verwendet werden soll (z. B. letzter Bearbeiter oder feststehende Adresse). Der Empfänger wird im einfachsten Fall wie im Standard den Stammdaten zum Business Partner entnommen. Somit sind keine weiteren Einstellungen erforderlich, um die Erweiterung nutzen zu können. Optional können Sie natürlich je Organisationseinheit (Einkaufsorganisation, Verkaufsorganisation oder Buchungskreis) individuelle -Texte und Absendeadressen hinterlegen. Reicht Ihnen auch diese Flexibilität nicht aus, haben Sie die Möglichkeit, -Texte und Empfängerlisten zu pflegen, die über eine im Customizing hinterlegte Zugriffsfolge dem Dokument zugeordnet werden können. Texte und Empfängerlisten können so zum Beispiel auf Lieferantenebene oder beliebigen anderen Zugriffskombinationen hinterlegt werden.

Auslieferungen, Fakturen, Finanzbuchhaltung (Zahlungsavis, Zahlungserinnerungen, Mahnungen), QM-Meldungen und Fertigungsaufträge. Weitere Module sind auf Anfrage erhältlich.

4 Optionale zusätzliche Anlagen Auf Wunsch werden mit der zusätzliche, im Dokument hinterlegte Anlagen verschickt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Anlagen in den Generischen Objektdiensten abgelegt oder über das Dokumentenverwaltungssystem (DVS) in das Dokument übernommen wurden. Auch Dokumente, die per DVS im Materialstamm angebunden wurden (zum Beispiel technische Zeichnungen), können automatisch als Anlage an die angehängt werden. Über einen Filter können Sie steuern, dass nur bestimmte Dokumentenarten für diesen Prozess zur Auswahl stehen. Definieren Sie zum Beispiel eine Dokumentenart speziell für externe Anlagen, um zu verhindern, dass versehentlich interne Informationen nach außen gelangen. Schließlich können Sie auch die Funktion Direktupload aktivieren, welche es dem Anwender im Pflegedialog der -Daten erlaubt, weitere Attachments an die anzuhängen. Vollautomatisch oder doch manuell? Entscheiden Sie selbst, wie viel Interaktion Ihre Mitarbeiter zum Versand von s benötigen. Sie können die Erweiterung so einstellen, dass alle s automatisch verschickt werden. Empfänger, -Texte und zusätzliche Anhänge können im Hintergrund ermittelt werden. Oder ermöglichen Sie es Ihren Anwendern, direkt im jeweiligen Business- Dokument Empfänger und -Text zu überarbeiten sowie vorhandene zusätzliche Anhänge auszuwählen und zu ergänzen.

Auch Dokumente, die per DVS im Materialstamm angebunden wurden (zum Beispiel technische Zeichnungen), können automatisch als Anlage an die E-Mail angehängt werden.

5 Umfangreiche Protokollierung Auf Wunsch werden alle über die Erweiterung verschickten s protokolliert. So sehen Sie stets genau, welches Dokument in welcher Ausprägung verschickt wurde. Das Protokoll enthält den Versandzeitpunkt, die Empfängerliste, eine Übersicht über die zusätzlich angehängten Dokumente sowie den -Text. Die Protokolle können direkt aus dem jeweiligen Business-Dokument oder aus einem zentralen Monitor abgefragt werden. Versand von Ausgangsrechnungen Mit Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes zum 1. Juli 2011 (Art. 5, StVereinfG 2011) entfällt die Notwendigkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur für Rechnungen. Damit haben Sie die Möglichkeit, auch Ausgangsrechnungen einfach und unbürokratisch zu versenden ein entsprechendes Modul steht bereits zur Verfügung. Integration Die Integration in Ihre bestehenden Abläufe erfolgt nahtlos und nahe am Standard. Dokumente werden weiterhin über die normale Nachrichtenverarbeitung mit Medium 5 (externes Senden) verschickt. Die Einbindung der Erweiterung erfolgt über das Druckprogramm und kann mit wenigen Zeilen Code modifikationsfrei vorgenommen werden. Dokumentenspezifische Funktionen, wie zum Beispiel die Pflege von Empfängern im Business-Dokument, erfordern zusätzlich eine Einbindung in die jeweilige Transaktion. Dies geschieht aber ausschließlich über User-Exits und BAdIs, auch das hierfür notwendige Coding ist in kurzer Zeit eingebaut.

Die Protokolle können direkt aus dem jeweiligen Business-Dokument oder aus einem zentralen Monitor abgefragt werden.

6 International Selbstverständlich steht auch einem internationalen Einsatz unserer Lösung nichts im Wege. Die xtmail Suite unterstützt die Sprachen Deutsch und Englisch. Sämtliche Oberflächen für den Endanwender sind zusätzlich in den Sprachen Französisch, Italienisch, Niederländisch, Chinesisch, Japanisch, Polnisch und Schwedisch verfügbar. Bei Bedarf und nach Absprache kann eine Übersetzung in weitere Sprachen erfolgen. Erweiterbarkeit Über ein BAdI, das Sie in Ihrem Namensraum ausprogrammieren können, besteht optional die Möglichkeit, die Lösung sehr individuell an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Live Demo Damit Sie einen ersten Eindruck gewinnen können, finden Sie im Folgenden eine Auswahl an Screenshots. Kontaktieren Sie uns, und wir stellen Ihnen gerne live in einer Webpräsentation die komplette Erweiterung vor. Administrationskonsole

Bei Bedarf und nach Absprache kann eine Übersetzung in weitere Sprachen erfolgen.

7 Integration am Beispiel der Bestellung Maildaten pflegen (Pflegebild für alle Module identisch) Versandprotokoll anzeigen

8 conlutio GmbH Zeiloch Bruchsal Tel. +49 (0)

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