Praxistipps für eine effektive Büro - Organisation von Gisela Krahnke

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1 Welche Vorschriften und Bestimmungen müssen Sie bei der -Archivierung beachten? Mein Gastautor, Herr Dirk R. Neumann von Firma weichwerk.de, hat Ihnen im Dezember detailliert eine Übersicht über verschiedene technische Möglichkeiten zur Archivierung von s gegeben. Diese Ausführungen möchte ich heute ergänzen. Es ist wichtig, die gesetzlichen Vorschriften und Bestimmungen zu kennen, die bei der -Archivierung beachtet werden müssen. Welche s archivieren Sie rechtssicher? Noch vor wenigen Jahren wurden s fast nur für formlose, unverbindliche Mitteilungen ohne besondere Bedeutung verschickt. Das hat sich in den letzten Jahren ganz entscheidend geändert. Geschäftsvorfälle per zu erledigen erleichtet unseren Arbeitsalltag erheblich. Was früher auf dem Postweg fast eine Woche gedauert hat, ist heute in wenigen Minuten erledigt oder abgeklärt. Allein aus dieser Tatsache heraus ergibt sich, dass diese Form des miteinander Kommunizierens immer beliebter und selbstverständlicher wird. Doch Sie wissen so gut wie ich, dass da wo Licht ist es auch Schatten gibt. Seit dem 1. Januar 2007 wird jede als Geschäftsbrief angesehen, so hat es der Gesetzgeber bestimmt. 1

2 Nun stellt sich die Frage: Welche Mitteilungen erhalten oder versenden wir heutzutage per ? Häufig sind es beispielsweise: Bestellungen Auftragsbestätigungen Terminbestätigungen Angebote Eingang- und Ausgangs-Rechnungen Korrespondenz mit Banken und Versicherungen allg. Korrespondenz Diese Dokumente müssen archiviert werden. Dann gibt es viele, unterschiedliche Mitteilungen die nebensächlich sind und nicht archiviert werden müssen, wie: Werbung Einladungen Mitteilungen aus sozialen Netzwerken Newsletter aller Art Es ist außerdem ratsam, Mitteilungen sofort zu löschen, die unwichtig sind und die wir nicht bestellt haben. Alle diese Mitteilungen erhalten wir im Posteingang durcheinander und oft ist nicht klar, welche nun archiviert werden muss und welche nicht. 2

3 Damit Sie sich in diesem "Dschungel" besser zurecht finden habe ich für Sie die wichtigsten Kriterien zusammengestellt: 1. Es gibt gesetzliche Bestimmungen für die Archivierung von s Generell: Für s gelten die gleichen Bestimmungen wie für die übliche Archivierung von Dokumenten. Das regelt 257 HGB und 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen der Abgabenordnung). Ich gehe hier davon aus, dass Sie diese Vorschriften kennen. Die Aufbewahrungsfristen für archivierte s entsprechen den Fristen für Dokumente in Papierform. Als Faustregel für Aufbewahrungsfristen kann man sagen: 10 Jahre aufbewahren - Daten mit Grundbuch- oder Kontenfunktion 6 Jahre aufbewahren - Daten mit Belegfunktion Meine neueste Information zu Aufbewahrungsfristen: Das Steuergesetz 2013 sieht vor, die 10-jährige Aufbewahrungsfrist zunächst auf 8 Jahre und ab 2015 auf 7 Jahre zu verkürzen. Das ist aber noch nicht entschieden, weil im Bundesrat die Länder das abgelehnt haben, weil sie Steuermindereinnahmen bei Steuerprüfungen befürchten. Es muss also noch abgewartet werden, ob der Vermittlungsausschuss einen Kompromiss erzielen kann. 2. Wer ist verantwortlich für die Archivierung? Die Geschäftsführung eines Unternehmens ist verantwortlich dafür, dass die rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von s ordnungsgemäß umgesetzt wird. Wird diese Pflicht verletzt, drohen sogar Freiheitsstrafen. 3

4 3. Was ist an Datenschutz bei der -Archivierung zu beachten? Erlaubt der Unternehmer den Mitarbeitern, das Firmen- -Postfach für private Zwecken zu nutzen, dann wird der Unternehmer gegenüber dem Mitarbeiter als Telekommunikations-Dienstleister angesehen. (Telekommunikationsgesetz) Das bedeutet, dass für den Unternehmer die Pflichten des Fernmeldegeheimnisses gelten. In diesem Fall ist ein automatisches Archivieren der s nicht erlaubt. Untersagt der Unternehmer seinen Mitarbeitern die private Nutzung der Firmen- -Adresse, dann greift das Fernmeldegeheimnis nicht. 4. Muss elektronisch archiviert werden? Ja, die elektronische Archivierung ist Pflicht. Wie die "Wiedergabe von auf Datenträgern geführten Unterlagen" in Originalform archiviert werden muss, regelt "Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) VIII. Auch 147 AO fordert die Originalform der Archivierung. Diese Vorschriften kann man nicht umgehen, indem man alles ausdruckt und als Papierdokument ablegt. 5. Auf welche Datenträger oder Speichermedien kann archiviert werden? Der Gesetzgeber hat keine bestimmen Speichermedien vorgeschrieben. Die einzige Einschränkung ist, dass empfangene Handels- bzw. Geschäftsbriefe und Buchungsbelege etc. nur so aufbewahrt werden dürfen, dass es möglich ist, innerhalb kürzester Zeit, bei der Wiedergabe eine bildliche Übereinstimmung mit dem Original herzustellen. 4

5 6. Wie werden s revisionssicher archiviert? s und die dazugehörenden Dateianhänge müssen vollständig und manipulationssicher aufbewahrt werden und sie müssen jederzeit verfügbar sein. Die Daten müssen außerdem maschinell auszuwerten sein. Es genügt nicht, eine Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier anzufertigen. Nachstehend ein Auszug von Merksätzen des Verbandes Organisations- und Informationssysteme e.v. zur revisionssicheren Archivierung: Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem Sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein. Quelle: Verband Organisations- und Informationssysteme e.v. (VOI) Leitfaden zur rechtssicheren -Archivierung Seite 3 von 5 5

6 7. Was ist zu tun? Wenn Sie geschäftsrelevante s bisher gar nicht oder nur sporadisch irgendwie aufbewahren, sollten Sie unbedingt handeln. Ein Tipp: Nutzen Sie zusätzlich die gesetzlich vorgeschriebene, lückenlose Archivierung bei vertraglichen Problemen mit Zulieferern, Partnern oder bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen. Dieser Newsletter soll Ihnen helfen, rechtzeitig die nötigen Maßnahmen zu ergreifen um Ihr Unternehmen im Umgang mit den modernen Medien fit zu machen. Eine optimale, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Lösung können wir nur in Zusammenarbeit mit Ihnen persönlich finden. Rufen Sie uns an, wir beraten Sie gerne umfassend. Mit freundlichem Gruß Ihre Gisela Krahnke Vorschau auf den nächsten Newsletter: Mit -Rechnungen richtig umgehen 6

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