Effizienter digitaler Workflow mit HBA und digitalen Signaturkarten

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1 Effizienter digitaler Workflow mit HBA und digitalen Signaturkarten 28. gmds Treffen, Heidelberger Archivtage und 05. Dezember, Heidelberg Hartmut Braitsch, Strategic Account Manager Effizienz Ist das Verhältnis vom Nutzen zum Aufwand Stellt man Nutzen und Aufwand jeweils in einem Zahlenwert dar, gilt im Allgemeinen: Effizienz = Nutzen./. Aufwand 2

2 Beim digitalen Workflow der klinischen Dokumenten stehen für den Aufwand: Nutzen: Zeit der Klinikmitarbeiter für die Signatur und Archivierung Personalkosten sicher Archivierung, schnelle Verfügbarkeit der Dokumente, geringe Archivierungskosten, rechtsichere Dokumentation Einhaltung des Signatur Gesetzes 3 Der Geschäftsprozess heute: so oder so Storage, DMS Unterschriftserstellung Papierarchiv 4

3 Der Geschäftsprozess morgen: Unterschriftserstellung, HBA Unterschriftserstellung, HBA so oder Medienbruch so Storage, DMS Unterschriftserstellung, Signaturkarte Unterschriftserstellung Papierarchiv 5 Voraussetzung für einen digitalen Geschäftsprozess/Workflow ist die qualifizierte Signatur durch den Heilberufsausweis, HBA für den medizinischen Dienst und der personenbezogenen Signaturkarte für den kaufm./technischen Bereich Diese ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und europaweit anerkannt gemäß EU Signaturrichtlinie von 1999 Nur dadurch erfolgt die Sicherstellung der: Indentität Authentität Integrität 6

4 Zentrale Signaturauslösung durch den HBA, Signaturkarte Remote Signaturauslösung an Klinikarbeitsplätzen? HBA/HPC Heilberufsausweis für verkammerte Berufe zur personenbezogenen qualifizierten Signatur Die Basis für eine zentralisierte HBA Lösungsarchitektur mit einem dezentralen HBA Zugriff ist nach BSI* Vorgaben nur dann möglich wenn der HBA an einem gesicherten Ort verwahrt ist und die Mechanismenstärke des Zugriffs auf den HBA hoch ist. gesicherter HBA Verwahrungsort Pförtnerlounge? Rechenzentrum? Zugangssicherer überwachter Raum???? * BSI = Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik 7 Zentrale Signaturauslösung durch den HBA, Signaturkarte Momentum HBA Einführung 2Q/2009 HBA/HPC Heilberufsausweis für verkammerte Berufe interne und qualifizierte Signatur Multi Signaturkarten Signaturauslösung durch: Clinic Card (Secure Access Card ) Clinic Card elektronischer Chipkarten Safe CCS 20/40/60 8

5 Erforderlich: Auswirkungen auf den Geschäftsablauf des medizinischen Dienst der Klinik Im ambulanten Bereich für die Patientendokumentation, Arztbrief usw. und in Verbindung mit der egk das erezept Im stationären Bereich für den Workflow der elektronischen Patientenakte epa bzw. efa oder ega zur qualifizierte Signatur digital erzeugter Dokumente und deren digitale Archivierung, Da es im Klinikbetrieb nicht den Arbeitsplatz für den Arzt gibt, sondern durch die intersektorale Kommunikation n Arbeitsplätze für m Ärzte ist bei der Konzeption eine maximale Flexibilität am Arbeitsplatz mit dem HBA die Voraussetzung für den gesamten digitalen Workflow / Geschäftsprozess 9 Auswirkungen auf den Geschäftsablauf des kaufm./technischen Bereich der Klinik Erforderlich: Im kaufmännischen Bereich für Rechnungs und Bestellwesen (Basel II) usw. Im technischen Bereich Bestellwesen, Rechnungsfreigabe Dokumentation der gesetzl. vorgebenen Wartung usw. 10

6 Kliniknutzen Kosten Nutzen Bewertung Zeit = Kosten für das handschriftlichen Nachsignieren von digital erzeugten Dokumenten Parameter: 500 Betten Klinik mit 160 Ärzten. ca. 30 Stk. Dokumente je Arzt und Tag, Zeitaufwand je Dokument ca. 3 5 Minuten Arbeitsschritte: Zur Ermittlung der Kosten wurde das durchschnittliche Arzt Jahresgehalt (Quelle: Destatis) von Euro zu Grunde gelegt, dies entspricht einem Stundenlohn 27,13 Ausdrucken des Dokumentes Signieren des Dokumentes Signiertes Dokument scannen und Zuordnen zur Patientendatei 11 Aufgewendete Kosten bei 3 Min. je Dokument 30 Dokumente x 3 Min. = 90 Min. bzw. 1,5 Std. je Tag 1,5 Std. x 365 Arbeitstage x 160 Ärzte x 27, Euro p.a. Abzügl.Kosten für die digitale Signatur, je Dokument 2 Sekunden 30 Dokumente x 2 Sek. = 60 Sekunden bzw. 1 Min. 1 Min. x 365 x 90 Ärzte./. 60 x 27, Euro p.a. Kostenreduktion Euro p.a. Werden die vom Arzt signierten Dokumente durch Klinikpersonal wieder eingescannt und archiviert reduzieren sich die Kosten bei einem p.a. Einkommen von 35 T etwa auf die Hälfte Kostenreduktion Euro pa. Break Even kleiner 1 Jahr! Der komplett digitale Geschäftsprozess/Workflow ist gegenüber allen Alternativen die signifikante Ergebnisverbesserung! 12

7 Kliniknutzen Kosten Nutzen Bewertung Nicht berücksichtigt sind hier die Kosten für: Scanner Drucker Druckmaterial/Toner, Papier sowie die Ersparnisse und Effizienzgewinne durch: Wegfall Fehlerquelle Mensch bei der erneuten Zuordnung der Dokumente Reduzierung Papierarchivkosten (Gebäudekosten) geringere Personalkosten Archiv Schnellere und aktuellere Verfügbarkeit der Dokumente div. 13 Kliniknutzen Der Nutzen des HBA für die Ärzte, Apotheker und Psychotherapeuten in der Klinik ist ein vielfaches größer als mit der Gesundheitreform verabschiedet. Das erezept ist eine wesentliche Fachanwendung und von großem Nutzen im ambulanten Bereich, selten jedoch im stationären Bereich. Hier kommt der earztbrief, elektronisch signierte Entlassungsschreiben, Diagnosen, Medikamentendokumentation usw. zum Tragen. Die größte wirtschaftliche Wertschöpfung für die Klinik liegt jedoch in der Anwendung der personenbezogenen Signaturkarte (HBA). Diese greift unmittelbar in den Geschäftprozess der digitalen Dokumente und deren Archivierung und damit auf die epa, efa, ega, usw. ein. 14

8 Fragen?! Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 15

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