Digitalisierung im Mittelstand. (Steuer-)Rechtliche Rahmenbedingungen für den elektronischen Geschäftsverkehr

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1 Digitalisierung im Mittelstand (Steuer-)Rechtliche Rahmenbedingungen für den elektronischen Geschäftsverkehr

2 (Steuer-)Rechtliche Rahmenbedingungen für den elektronischen Geschäftsverkehr Referent: Dipl. Volkswirt und Steuerberater Wolf D. Oberhauser freiberuflicher Steuerberater mit eigener Kanzlei in Alzenau (Unterfranken) Mitglied des EDV-Arbeitskreises des LSWB des Verbändeforums EDV des DStV des Ausschusses EDV der Bundessteuerberaterkammer und der Steuerberaterkammer Nürnberg 2

3 Elektronische Dokumente Bei den Daten und Dokumenten ist - wie bei den Informationen in Papierbelegen - auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise s mit der Funktion eines Handelsoder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig (Rz. 121 GoBD). Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige ( ) elektronische Dokumente (..) im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren ( ) (Rz. 119 GoBD).

4 Elektronische Rechnung - Eine Rechnung ist jedes Dokument, in dem über eine Leistung abgerechnet wird. - Rechnungsanforderungen (Name, Steuernummer ) müssen, wie bei einer analogen Rechnung, erfüllt sein. - Elektronische Rechnungsstellung nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers - Sie muss elektronisch erstellt, versandt und empfangen werden. (Ausnahmen somit: Empfang auf Standardfax, als Normalpost bei E-Post).

5 Elektronische Rechnung - Elektronischer Datenaustausch (EDI) oder qualifizierte elektronische Signatur sind nicht mehr erforderlich. - Die Signatur muss daher auch nicht (kann aber) geprüft werden. - Eine geprüfte qualifizierte elektronische Signatur oder EDI ersetzen das innerbetriebliche Kontrollverfahren. - Dieses muss einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und zugrunde liegender Leistung herstellen und - gilt für digitale und analoge Rechnungen.

6 Elektronische Rechnung Rechnungen als Bilddatei sind jedoch nur die halbe Miete: Eine Rechnung ist elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht (Art. 3 Abs. 2 Satz 2 BayEGovG Entwurf). EDI bietet sich nur selten und nur bei langfristiger Zusammenarbeit an. ZuGFerD ist eine Alternative.

7 ZUGFeRD verknüpft die Vorteile einer elektronischen Rechnung mit digitalen Nutzdaten Nach außen ist die elektronische Rechnung eine normale PDF- Rechnung ergänzt um strukturierte Daten im XML- Format, die einfach per Mail verschickt... und durch Programme automatisch eingelesen werden kann.

8 Elektronische Rechnung - ZuGFerD Die Aufbewahrungspflicht betrifft stets die gesamte elektronische Rechnung, unabhängig von der Nutzung (vergl. Rz. 125 GoBD). Eine Verletzung dieser Aufbewahrungspflicht, z. B. durch Aufbewahrung nur eines Ausdrucks gefährdet den Vorsteuerabzug nicht, aber Bußgeld gemäß 26a UStG bis zu fünfhundert Euro.

9 Archivierung Kosten der Aufbewahrung: Der Spiegel 3 9 /

10 Archivierung Für elektronische Dokumente muss (zusätzlich) ein elektronisches Archiv eingerichtet werden. Für Papierdokumente muss des Weiteren ein analoges Archiv vorgehalten werden. Die Aufbewahrungspflichten werden nicht verkürzt, sondern für Anlagevermögen verlängert. Lösung: Ersetzendes Scannen.

11 Ersetzendes Scannen von Buchungsbelegen Meilensteine der (Rechts-)Sicherheit, insbesondere für KMU: Technische Richtlinie Resican des BSI Simulationsstudie der Uni Kassel und der DATEV Muster-Verfahrensdokumentation von DStV und BStBK GoBD (Rz. 136 bis Rz. 141)

12 Ersetzendes Scannen von Buchungsbelegen Voraussetzung für die Vernichtung der Papierbelege: Archivierungssoftware: Archiv für eine unveränderbare Speicherung der Belege. Verfahrensdokumentation: Prozesse vom Eingang des Papierbelegs über den Scanvorgang bis hin zur Vernichtung müssen dokumentiert sein.

13 Ersetzendes Scannen von Buchungsbelegen Folgende Fragen und Festlegungen sind für die Verfahrensdokumentation zu klären: Auswahl der Dokumente Zeitpunkt der Digitalisierung Digitalisierungsprozess Archivierung Weitere Verarbeitung Vernichtung der Papierbelege

14 und dann/jetzt kommt die Finanzverwaltung: Auf Verlangen der Finanzbehörde hat der Steuerpflichtige auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken ( ) (Rz. 156 GoBD).

15 Aber zunächst: Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Bitte stellen Sie Ihre Fragen, kritisieren Sie den Referenten.

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