10 Jahre ArchiSig Struktur nach dem Sozialgesetzbuch. Jürgen Vogler, Geschäftsführer Mentana-Claimsoft GmbH. mentana-claimsoft.de

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1 10 Jahre ArchiSig Struktur nach dem Sozialgesetzbuch Jürgen Vogler, Geschäftsführer Mentana-Claimsoft GmbH

2 SGB konforme Signatur SGB IV Sechster Abschnitt Aufbewahrung von Unterlagen 110a Aufbewahrungspflicht 110d Beweiswirkung Ist eine Unterlage nach 110a Absatz 2 auf anderen dauerhaften maschinell verwertbaren Datenträgern als Bildträgern aufbewahrt und 1. die Wiedergabe mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz dessen versehen, der die Wiedergabe auf dem dauerhaften Datenträger hergestellt oder die Übereinstimmung der Unterlage mit Inhalt und Bild der Wiedergabe unmittelbar nach der Herstellung der Wiedergabe geprüft hat, oder 2. bei urschriftlicher Aufzeichnung des Textes nur in gespeicherter Form diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz dessen versehen ist, der den Text elektronisch signiert hat, und ist die qualifizierte elektronische Signatur dauerhaft überprüfbar, können der öffentlich-rechtlichen Verwaltungstätigkeit die Daten auf diesem dauerhaften Datenträger zugrunde gelegt werden, soweit nach den Umständen des Einzelfalles kein Anlass ist, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden. 41 SRVwV Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung (SRVwV) Bundesrecht Soweit nach dieser Verwaltungsvorschrift eine Unterschrift verlangt wird, kann diese durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz geleistet werden. Bei der automatischen Erzeugung von Signaturen (Massensignaturen) muss sichergestellt sein, dass die Gültigkeit der qualifizierten elektronischen Signatur stichprobenartig überprüft wird. Siehe auch Langzeitspeicherung elektronischer Daten Version 3.5, Stand der Prüfdienste des Bundes und der Länder

3 Unfallkasse Thüringen Archivsignatur nach 110d SGB IV und 41 SRVwV Qualifizierte Massensignatur mit automatischer Stichprobensichtung im laufenden Scan- Prozess Einsatz Eine Digitalisierung der Belege mit nachfolgender Vernichtung des Papiers ist neben einer signifikanten Erhöhung der Verfügbarkeit der Dokumente in der Lage, Einsparpotenziale durch das Entfallen von Kosten für die Lagerung der Papierdokumente zu heben. Automatisierte Massensignatur und Einzelprüfung, wie passt das zusammen? Der M- Doc AutoSigner unterstützt dieses speziell für Sozialkassen notwendige Feature. 3

4 Unfallkasse Thüringen Multipage- TIF konvertiertes PDF aus Scan-Prozess mit qualifizierter Signatur (SigG) revisionssicherer Nachweis der Dokumentenhistorie mittels qualifizierter Signatur im PDF- Dokument Begleitdokumente als Anlage innerhalb des PDF- Dokuments (z.b. Datenschutz-Laufzettel bei Auskunft an Dritte) 4

5 Unfallkasse Sachsen Erhaltung der Beweiswirkung archivierter elektronisch signierter Dokumente nach ArchiSig- Vorgaben Einsatz Eine gesetzeskonforme Lösung für die Langzeitarchivierung muss in der Lage sein, die Beweiswirkung der archivierten, elektronisch signierten Dokumente langfristig zu erhalten und dazu erforderliche Maßnahmen bereitstellen. Speziell die Bestimmungen des 17 SigV müssen durch die Lösung technisch umgesetzt werden. Das implementierte Gesamtkonzept mit den Einsatz der Signatursoftware M-Doc AutoSigner und der Langzeitarchivierungslösung Hash- Safe, der Anbindung an die Scansoftware Kofax Ascend Capture sowie der Austausch der signierten Dokumente mit dem IBM Content Manager Archiv wurde an die bestehende Infrastruktur der Unfallkasse Sachsen angepasst. Algorithmenwechsel

6 Unfallkasse Sachsen ArchiSig-konforme Ablage im Hashbaum 6

7 Unfallkasse Berlin Erhaltung der Beweiswirkung mit Verifiktationsprotokoll Einsatz Es sollen Dokumente, welche über verschiedene Eingangskanäle kommen archiviert werden. Um die Beweiskraft der elektronischen Dokumente (alle verwendeten Dokumente entsprechen dem PDF/A oder PDF 1.4 Standard) herzustellen oder aufrechtzuerhalten werden der MDOC AutoSigner und Hash-Safe eingesetzt. Eingesetzt werden drei M-Doc AutoSigner für die verschiedenen Eingangskanäle. Diese signieren das erstellte PDF/a Dokument mit angehängten XML Dateien. Um die Gültigkeit der Signaturen mit Verifikationsprotokoll zu verifizieren wird vor Eingang ins Archiv der M-Doc AutoVerifier eingesetzt. Danach übernimmt der Hash-Safe die Überwachung und Beweiswerterhaltung der Dokumente im Archiv. 7

8 Unfallkasse Berlin TR-RESISCAN und TR-ESOR konforme Ablage 2012 Die Unfallkasse Berlin setzt mit der Scansignatur mit angehängten Metadaten, der Verifikation vor Eingang in Archiv mit Erstellung des Verifikationsprotokolls und der eingesetzten Langzeitarchivierung der Signaturen schon in 2012 die Grundlagen der Richtlinien um. 8

9 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Jürgen Vogler Mentana-Claimsoft GmbH Trebuser Str. 47 Haus Fürstenwalde Telefon: juergen.vogler@mentana.de D juergen.vogler@mentana.d .de