Digitalisierung im Mittelstand. Praxisbericht

Transkript

1 im Mittelstand Praxisbericht

2 Unternehmen heute Unsere Standorte in Bayern Unser Unternehmen in Zahlen gegründet 1936 über 400 Mitarbeiter mehr als 160 Spezialfahrzeuge über Kunden aus allen Branchen kommunale Entsorgung für 15 Landkreise in Oberbayern und Niederbayern Verwertungsmöglichkeiten in über 100 Anlagen

3 Schreiben Sie bereits s? Herzlichen Glückwunsch, Sie haben bereits mit der Ihrer Geschäftsprozesse begonnen!

4 Unser Weg Einsatz der ersten Computer Start des -Versands von Ausgangsrechnungen seit Anfang 2015 werden ausgangsrechnungen im ZUGFeRD Format versendet es bleibt und wird spannend ?? Einführung eines elektronischen Archivs in den Folgejahren wurde das Archiv um immer mehr Belegarten ergänzt in 2014 wurden insgesamt mehr als Belege elektronisch archiviert (entweder direkt oder per Scan) 02/2015: Projektstart der Einführung einer elektronischen Auftragsabwicklung 07/2015: Umstellung der Eingangsrechnungen auf -Empfang

5 Unsere Einschätzung ist keine rein kommunikative Fragestellung (Stichwort: facebook oder youtoube-channel)! bedeutet auch nicht, dass man seinen Außendienst mit ipads ausstatten muss! bedeutet, dass viele Arbeitsprozesse positiv verändert werden können! lässt sich langfristig nicht verhindern!

6 Ausgangsrechnungen Ausgangssituation: mehr als Rechnungen pro Monat branchenspezifische Besonderheit ist die teilweise Übermittlung von Zusatzbelegen (z. B. Wiegescheinen) manueller Versand sehr zeitaufwendig (drucken, kuvertieren und frankieren benötigt rund 2 Minuten pro Rechnung) Anforderungen: Schritt 1: manuelle Zusortierung von Zusatzbelegen zur Rechnung soll entfallen Schritt 2: durch den versand von Rechnungen soll der Zeitaufwand erheblich reduziert werden

7 Ausgangsrechnungen Status Quo: Schritt 1: ein Jahr nach Einführung des elektronischen Archivs werden sämtliche Zusatzbelege gescannt und anschließend automatisch beim Rechnungsdruck den dazugehörigen Rechnungen beigefügt Ziel: (in 2006) erreicht Schritt 2: aktuell werden rund 40 Prozent unserer Ausgangsrechnungen per versandt (Zeitersparnis: 40% x Rechnungen x 2 Minuten = 67 Arbeitsstunden pro Monat) Ziel: bis Ende 2015 Anteil an -Rechnungen >50% aber: lediglich 1 Kunde zeigte großes Interesse an der ZUGFeRD-XML

8 Eingangsrechnungen Ausgangssituation: Anforderungen: rund Eingangsrechnungen pro Monat zentraler Eingang der Rechnungen aber Rechnungseingangsprüfung an mehreren Standorten Schritt 1: Wegfall von Kopien und mehrfacher Aufbewahrung in unterschiedlichen Abteilungen; Schritt 2: digitale Verteilung der Eingangsrechnung sowie Rechnungsfreigabe Schritt 3: Entfall des Scanvorgangs Schritt 4: Wegfall der doppelten Datenerfassung durch ZUGFeRD-konforme Eingangsrechnungen

9 Eingangsrechnungen Status Quo: Schritt 1: zwei Jahre nach Einführung des elektronischen Archivs wurden sämtliche Eingangsrechnungen gescannt; eine Ablage der Kopie in der Fachabteilung ist damit entfallen (spätes scannen) Ziel: (in 2007) erreicht Schritt 2: ein weiteres Jahr später wurde auf die digitale Verteilung, Prüfung und Rechnungsfreigabe umgestellt (Umstellungen auf frühes Scannen) Ziel: (in 2008) erreicht

10 Eingangsrechnungen Status Quo: Schritt 3: Infrastruktur steht, aber derzeit gehen noch kaum -Eingangsrechnungen ein Ziel: ab Oktober sollen bei Lieferanten mit mehr als 12 Eingangsrechnungen pro Jahr nur noch -Rechnungen akzeptiert werden Schritt 4: mit den ausgewählten TOP-Lieferanten (= Lieferanten mit mehr als 180 Eingangsrechnungen pro Jahr) wurden erste Gespräche geführt Reaktionen sehr unterschiedlich

11 Kunden ===== ===========================

12 Kunden Mitarbeitern Lieferanten Verwaltung

13 Gerne beantworte ich Ihre Fragen! Gerne diskutiere ich mit Ihnen über Chancen und Probleme der von Geschäftsprozessen!

14 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit