Vertragsmanagement bei Jänecke + Schneemann Druckfarben GmbH

Transkript

1 Vertragsmanagement bei Jänecke + Schneemann Druckfarben GmbH

2 Jänecke + Schneemann? Warum Vertragsmanagement (VM)? Ziele für einen verbesserten Prozess Warum enaio + smartps Erfahrungsbericht Tagesgeschäft Vorteile + Nutzen Zielerreichung und Fazit

3 Jänecke+ Schneemann? TRADITIONELL ZUKUNFTSORIENTIERT Familienunternehmen in 6. Generation Standort Sehnde/ OT Höver 160 Mitarbeiter, ca. 35 Mio Umsatz Produktion von Druckfarbe für Offsetdruck, UV-Druck, Flexo-/Tiefdruck Internationale Präsenz Asien, Russland, USA Zielgruppen: Etiketten-, Verpackungs-, Wurstdarm-, Blech-, Becherund hochwertige Akzidenzdrucker

4 Warum Vertragsmanagement (VM)? Eingangsrechnung ist eingetroffen! Der alte Prozess und die Kontaktbörse zum Suchen und FINDEN! Wer ist verantwortlich für die Bestellung oder den Vertrag? Wo befindet sich der Vertrag im Haus? Wer verifiziert die Rechnung und auf welcher Vertragsgrundlage?

5 Warum Vertragsmanagement (VM)? Immer wieder kehrende Problematiken: -> Verantwortlicher Mitarbeiter nicht eindeutig -> Rechnungsprüfung im 4-Augen Prinzip? nicht korrekt durchführbar bzw. über Umwege -> Unübersichtliche Kosten -> Kostenstellenverantwortlicher weiß meist nicht Bescheid -> Kein eindeutiger Rechnungsworkflow!!! -> Viele Mitarbeiter involviert

6 Ziele für einen verbesserten Prozess Ziele: Alle Verträge sind im Einkauf abgelegt! -> zentrale Ablage -> Keine doppelte Ablage -> Rechtzeitige Kündigung von Verträgen -> Papierlose Verwaltung von Verträgen

7 Ziele für einen verbesserten Prozess Ziele: - Zu jedem Vertrag gibt es eine eindeutige Kostenstelle und damit einen Kostenstellenverantwortlichen für den Vertrag - Übersicht über die jährlichen Kosten der Verträge - Transparenz über die vorhandenen Verträge -> Verantwortliche können selber Vertragsinhalte prüfen/nachlesen - Vollständigkeit aller Verträge -> Zusammentragen aller aktiven Verträge mit den Fachabteilungen (Instandhaltung, EDV, Labor etc.)

8 Warum enaio + smartps? digitaler Rechnungsworkflow Vertragsmanagement einfache Dokumentenablage/Archivierung von , Briefen, PDF Dokumentation und Archivierung kompletter Bestellvorgänge unter der Bestellnummer aus dem ERP-Programm -> Bestellung -> Auftragsbestätigung -> Schriftverkehr -> Rechnung -> Bestellbegleitende Dokumente (SDB, AZ) Einfache Definition und Erstellung von weiteren Workflows -> Verteilung von Eingangspost -> Materialanforderungen Archivierung von unternehmenswichtigen Dokumenten, z.b. Sicherheitsdatenblättern, Analysenzertifikaten

9 Erfahrungsbericht Zuständige Verwaltung der Verträge: Sachbearbeiter im Einkauf Basis: Exceltabelle Lieferantenname Adressdaten (Telefon, ) Art des Vertrages (Mietvertrag, Leasingvertrag ) Vertragsnummer Laufzeit Art der Rechnung (monatlich, jährlich ) Kostenstelle Kündigungsfristen Zahlungsbedingungen Lieferbedingungen Bemerkungen

10 Erfahrungsbericht Nicht vorhandene Daten müssen zunächst intern mit den entsprechenden Abteilungen geklärt, bzw. extern über eine definierte Stelle im Unternehmen bei dem Lieferanten hinterfragt werden. Sind alle Daten in der Exceltabelleerfasst, können diese einmalig in das enaio übergeben werden. -> Vertragsverwaltung über enaio

11 Tagesgeschäft Vorteile + Nutzen - Eingabe und Änderungen der Verträge an nur einer Stelle im Unternehmen, z.b. Einkauf - Der Kostenstellenverantwortlicheselbst muss die Rechnung freigeben, sofern die Kosten nicht im Vertrag konkret definiert sind - Einfache Rechnungsweiterleitung durch einen digitalen Rechnungsworklflow im enaio - Verträge können fristgemäß gekündigt werden

12 Tagesgeschäft Vorteile + Nutzen - Rechnungen mit Bezug zu einem Vertrag können schnellgeprüft werden - Kostenstellenverantwortliche haben Sichtfunktion - Nur die betroffenen Personen/Abteilungen werden involviert - zielgerichtete Informationen - Einfache Auswertungenim enaio nach beliebigen Kriterien: Lieferant, Kostenstelle, Anzahl der gültigen Verträge - Kosten sparen + durch gezielte Verhandlung Kosten optimieren -> PROZESSOPTIMIERUNG + ZEITERSPARNIS + KOSTENERSPARNIS

13 Zielerreichung und Fazit Alle Verträge sind im Einkauf abgelegt -> zentrale Ablage -> Keine doppelte Ablage -> Rechtzeitige Kündigung von Verträgen -> Papierlose Verwaltung von Verträgen

14 Zielerreichung und Fazit Zu jedem Vertrag gibt es eine eindeutige Kostenstelle und damit einen Kostenstellenverantwortlichen für den Vertrag Übersicht über die jährlichen Kosten der Verträge - Vergleichsjahre liegen noch nicht vor Transparenz über die vorhandenen Verträge -> Verantwortliche können selber Vertragsinhalte prüfen/nachlesen Hinweisen der Kollegen auf das selbstständige heranholen der Information

15 Zielerreichung und Fazit - Vollständigkeit aller Verträge -> Zusammentragen aller aktiven Verträge mit den Fachabteilungen (Instandhaltung, EDV, Labor etc.) Notwendigkeit aller Verträge? Permanente Schulung der Mitarbeiter für das digitale Arbeiten und die damit verbundenen Vorteile und Nutzen.

16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen???