Büro-Organisation leicht gemacht

Transkript

1 Büro-Organisation leicht gemacht Ablage und Archivierung optimieren

2 Dies ist Ihr Vortrag, wenn 1 sich das Papier auf Ihrem Schreibtisch stapelt. 2 Sie Unterlagen immer erst suchen müssen Sie Ihr Büromaterial (Locher, Stifte, etc.) nicht finden. 4 Ihre Vertretung sich in Ihrer Ablage nicht zurechtfindet. 5 Sie keine Standards für die Ablage in Ihrem Unternehmen haben. 2

3 Ihr Nutzen aus diesem Vortrag: 1 Sie gewinnen mehr Platz am Arbeitsplatz. 2 Sie fühlen sich wohl, da Ihr Arbeitsplatz aufgeräumt ist. 3 Sie gewinnen mehr Übersichtlichkeit durch Beschriftung. 4 Sie schaffen Standards, alle finden sich leichter zurecht. 5 Sie kennen sich in Ihren laufenden Projekten perfekt aus. 3

4 Zitat Es gibt wohl Ideen, die am Schreibtisch geboren wurden, aber für Entdeckungen ist es der falsche Ort. Prof. Dr. Hans-Jürgen Quadbeck-Seeger 4

5 Ziele dieses Vortrages Sie erhalten wertvolle Tipps für Mehr Übersichtlichkeit auf Ihrem Schreibtisch, Eine strukturierte Ablage Ihrer Unterlagen in Ordnern, Einen besseren Überblick über Ihre Projekte, Die Organisation Ihres Büromaterials, die Sie schon am Montag umsetzen können. 5

6 Themen-Überblick Zu diesen Themen erhalten Sie Tipps und Tricks für Ihren Büroalltag: 1 So schaffen Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch 2 So erreichen Sie mehr Übersichtlichkeit in Ihren Unterlagen 3 So bringen Sie Struktur in Ihre Projektordner 4 So optimieren Sie die Verwendung Ihres Büromaterials 6

7 Warum ist Ordnung auf Ihrem Schreibtisch wichtig? Ordnung auf dem Schreibtisch ist wichtig, weil 1 Sie sofort alles finden, was Sie suchen. 2 3 Sie stets alle wichtigen Büromaterialien griffbereit haben. Sie einen besseren Eindruck bei Kunden und Kollegen hinterlassen. 4 Sie freie Sicht auf Ihren Bildschirm und das Büro haben. 5 6 Sie mehr Platz haben, um zu arbeiten. Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. 7 Sie bessere Ergebnisse erzielen. 8 Sie sich am Schreibtisch wohl fühlen und gesund bleiben. 7

8 So erreichen Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch Führen Sie folgende Schritte durch: 1. Aussortieren 2. Reduzieren Sortieren Sie die Unterlagen und Büromaterialien auf Ihrem Schreibtisch aus. Entsorgen Sie, was Sie nicht mehr brauchen. Nur die Dokumente zu dem Vorgang, den Sie gerade bearbeiten, dürfen auf Ihrem Schreibtisch bleiben. Reduzieren Sie die Anzahl der Dinge auf Ihrem Schreibtisch. Alles, was Sie nicht täglich brauchen, bewahren Sie an anderer Stelle auf. 3. Zettel entsorgen 4. Ordnung halten Entsorgen Sie Post Its und lose Zettel auf dem Schreibtisch und an Ihrem Bildschirm. Entfernen Sie beschreibbare Scheibtischunterlagen. Reservieren Sie täglich eine Viertelstunde am Arbeitsplatz, um die Od Ordnung wieder herzustellen. Vereinbaren Sie mit Ihren Kollegen verbindliche Regeln für die Ordnung auf dem Schreibtisch. 8

9 So beseitigen Sie die Zettelwirtschaft auf Ihrem Schreibtisch Notizbuch nutzen Notieren Sie alle wichtigen Inhalte in Ihr Notizbuch statt auf Zettel oder Post Its. Telefonnotizen erfassen Nutzen Sie für Telefonnotizen ihre Kundendatenbank oder spezielle Vorlagen, die Sie ablegen. Arbeiten Sie mit Tischständern Bringen Sie Unterlagen, auf die Sie täglich zugreifen, in einem Sichtständer tä auf Ihrem Schreibtisch unter. 9

11 Warum ist Übersichtlichkeit in Ihren Unterlagen wichtig? Eine gute Struktur in Ihren Unterlagen ist wichtig, weil 1 Sie sich Suchzeit sparen. 2 3 Ihre Vertretung stets weiß, was wo zu finden ist. durch eine gute Ablagestruktur eine Vertretung erst möglich wird. 4 Sie Dinge nur einmal ausdrucken. 5 6 Sie Kosten durch mehrfache Bearbeitung sparen. Sie alle Unterlagen sofort einem Vorgang zuordnen können. 7 Sie Platz und damit Geld für Raumkosten sparen. 8 sich neue Mitarbeiter wesentlich leichter einarbeiten können. 11

12 So erreichen Sie mehr Übersichtlichkeit in Ihren Unterlagen Übersichtliche Ordnerstruktur durch Aussortieren Bilder Diagonales Band Farben Markieren Sie jeden Ordner in Ihrem Regal mit einem Aufkleber, wenn Sie ihn benutzen. Tun Sie dies über einen bestimmten Zeitraum (einen Monat). Ordner, die keinen Aufkleber erhalten haben, bringen Sie entweder ins Archiv oder lösen sie auf. Kleben Sie auf den Rücken Ihrer Ordner einen Aufkleber mit einem Bild, das mit dem Inhalt zu tun hat. Sie können bei Projektordnern auch Firmenlogos verwenden. So erkennen Sie sofort den relevanten Ordner. Überkleben Sie Ihre Ordner im Regal mit einem diagonalen Klebeband. So sehen Sie sofort auf einen Blick, wo der Ordner seinen Platz hat. Auch erkennen Sie sofort, wenn ein Ordner fehlt. Nutzen Sie verschiedene Ordnerfarben, um Ihre Ordner nach Themen zu sortieren. Legen Sie Standards für die Farben und Aufbewahrungsorte Ihrer Ordner fest. 12

13 So erreichen Sie mehr Übersichtlichkeit in Ihren Unterlagen Mehr Struktur in Ihren Unterlagen durch Ein Posteingangskörbchen Checklisten Standards d für Dateien Verwenden Sie immer nur ein Posteingangskörbchen. Dieses kann auf dem Tisch oder in einem Regal stehen. Bearbeiten Sie den Posteingang jeden Tag vollständig. Am Abend muss das Posteingangskörbchen leer sein. Setzen Sie Checklisten ein, um zu überprüfen, ob Ordnerinhalte vollständig sind. Nutzen Sie Inhaltsverzeichnisse in Ordnern, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Erstellen Sie ein Verzeichnis, in dem all Ihre archivierten Unterlagen erfasst werden. Einigen Sie sich auf einen Standard, wie bei Ihnen im Unternehmen Dateien gespeichert werden. Vermeiden Sie viele Dateiversionen durch eine klare Nomenklatur, z.b. mit Datum. Stellen Sie sicher, dass die Ablageorte für alle Dateien allen Mitarbeitern bekannt sind, um die neue Erstellung von Dateien zu vermeiden. 13

15 Warum ist eine Struktur für Ihre Projektordner so wichtig? Eine gute Struktur in Ihren Projektordnern ist wichtig, weil 1 Sie nur durch Struktur Termine einhalten. 2 3 sie eine Übergabe zwischen den Abteilungen ermöglicht. Sie den Projektverlauf jederzeit nachvollziehen können. 4 Sie Kosten für Fehler und Verwechslungen reduzieren. 5 6 Sie Ihrem Kunden jederzeit Auskunft geben können. Sie bei Bedarf gezielt auf alte Unterlagen zurückgreifen können. 7 neue Mitarbeiter Vorgänge g im Projekt nachvollziehen können. 8 Ihnen keine Unterlagen verloren gehen. 15

16 So erreichen Sie eine verbesserte Ablage von Projekten Sortieren Sie Ihre Projektunterlagen In Hängeregistermappen In Projektordnern Mit Terminen Legen Sie für jedes Projekt eine Mappe an. Sammeln Sie in der Mappe alle wichtigen Informationen zum Projekt. Sortieren Sie ihre Projekte alphabetisch. So haben Sie alle wichtigen Unterlagen zum Projekt stets in Greifnähe. Überführen Sie Ihre Projektunterlagen, wenn diese zu umfangreich werden, in Projektordner. Einigen Sie sich gemeinsam auf eine Struktur für Ihre Projektordner. Halten Sie diese konsequent durch. Bi Bringen Sie abgeschlossene Projektordner ins Archiv. Verwenden Sie Wiedervorlagemappen Aktualisieren Sie die Termine in Ihrem Kalender regelmäßig. Arbeiten Sie mit Aufgaben und s im EVD-System Tragen Sie Aufgaben konsequent in Ihren Kalender ein. Kontrollieren Sie die Einhaltung der Termine im Projekt. 16

18 Warum ist es wichtig, dass Sie Ihr Büromaterial ordnen? Ein spezieller Platz für jedes Büromaterial ist wichtig, weil 1 jeder Mitarbeiter sofort das Benötigte t findet. 2 3 Sie einen Überblick über den aktuellen Bestand haben. Sie Kosten sparen, da Sie nur wirklich benötigtes Material bestellen. 4 Sie Platz sparen Sie Ausschuss reduzieren. Sie Bürofläche sparen. Unbenutztes Material nicht behindert. Kaputte Materialien sofort ausgetauscht werden können. 18

19 So geben Sie Ihrem Büromaterial einen Platz 1. Platz festlegen Legen Sie einen Platz für gemeinsam genutztes t Büromaterial fest. Markieren Sie den Platz mit einem Klebeband, indem Sie die Konturen des Lochers, Taschenrechners, etc. nachfahren. Beschriften Sie die Aufbewahrungsplätze eindeutig. 2. Kabel kennzeichnen 3. Geräte beschriften Legen Sie elektrische Kabel, die nicht benötigt werden, zusammen. Schaffen Sie einen festen Platz für jede Kabelsorte. Beschriften Sie die Kabel gemäß ihrem Zweck und Einsatzort. Versehen Sie Drucker, Kopierer, Scanner, etc. mit einer Anleitung. Einigen Sie sich auf Zuständige für die jeweiligen Geräte, die sich gut auskennen und bei Fragen helfen. Notieren Sie diese Zuständigkeiten direkt am Gerät. 19

20 Neugierig? Lust auf mehr? Dann besuchen Sie unser Bürotraining: Ab in Rosenheim. Eine geförderte Teilnahme ist möglich. Sprechen Sie uns einfach an! Kundenorientierte Kommunikation per Brief & Büro-Organisation Sie erhalten zwischen den einzelnen Terminen ein intensives Umsetzungscoaching. So wenden Sie das Gelernte direkt im Betrieb an. Professionelles Telefonieren Perfekter Kundenservice im Büro. 20