SEND-IT Bedienungsanleitung

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1 SEND-IT Bedienungsanleitung 1 Allgemeine Konfiguration 1.1 Erfassen / Editieren 2 HTML Editor (EDIT-IT) 2.1 Editor starten 3 Newsletter 3.1 Verteiler erfassen 3.2 Verteiler editieren 3.3 Adressbuch Suche Import / Export Erfassung / Zuordnung 3.4 Newsletter erstellen 3.5 Archiv

2 1 Allgemeine Konfiguration 1.1 Erfassen / Editieren Dieser Eintrag muss eine Mailadresse sein, welche als Absender Ihrer Mail angezeigt wird! Schluss- & Copyright-Satz sehen in der versendeten Mail z.b. so aus: Wenn Sie keine weiteren Informationen mehr wünschen, tragen Sie sich bitte mit folgendem Link aus unserem Verteiler aus: Jetzt austragen Copyright (c) Firma XY & Co.

3 2 HTML Editor (Edit It) 2.1 Editor starten Hinweis: Der HTML Editor ist in Punkt 3.4 Newsletter erstellen integriert und wird daher an dieser Stelle nicht benötigt. Einige SEND-IT Versionen können jedoch diesen Link (Editor starten) enthalten.

4 3 Newsletter 3.1 Verteiler erfassen Hinweis: Geben Sie sinnvolle und neutrale Namen, denn ein Empfänger, welcher sich von einem Verteiler austragen möchte, kann die Bezeichnung des entsprechenden Verteilers (ausgenommen des internen Namens) sehen! 3.2 Verteiler editieren Das Umbenennen eines Verteilers ist jederzeit möglich. Hinweis: Wird ein Verteiler gelöscht, welcher über Adressen verfügt, so werden diese Adressen anschliessend nur noch den restlichen Verteilern angehören (Mehrfachzuteilung) oder erhalten den Status Kein Verteiler.

5 3 Newsletter 3.3 Adressbuch Das Adressbuch ist in drei Bereiche Unterteilt. Suche, Import/Export und Erfassung/Zuordnung Suche Sie haben die Möglichkeit, die vorhandenen Adressen nach Verteiler und/oder Sprache sowie durch Stichwortsuche anzeigen zu lassen. Bei der Stichwortsuche überschreiben Sie bitte den Satz alle anzeigen durch den gewünschten Begriff und klicken Sie auf Suchen. Hinweis: Bitte klicken Sie immer auf die entsprechenden Buttons, um eine Anforderung auszuführen - mit der Enter -Taste erhalten Sie allenfalls nicht das gewünschte Resultat. Geben Sie dem System Zeit, die Datenbank auszulesen - bei sehr vielen Einträgen und entsprechender Internetverbindung kann dies einige Minuten dauern Import/Export Um Adressen zu importieren, befolgen Sie bitte die Anleitung. Bereits erfasste Adressen lassen sich via Export in eine csv-datei schreiben. Diese wird automatisch an diejenige Mailadresse gesendet, welche in der Allgemeinen Konfiguration definiert wurde. Hinweis: Verteilerzuordnungen lassen sich weder importieren noch exportieren!

6 3.3.3 Erfassung/Zuordnung Nachdem Sie sich eine Gruppe von Adressen (z.b. alle nicht zugeordneten) auflisten lassen, können Sie einzelne oder gleich alle Einträge einem oder mehreren (mit gedrückter ctrl -Taste) Verteilern zuordnen oder einen Status (Aktiv, Deaktiv, Löschen) zuweisen - wobei Löschen die markierten Adressen unwiederruflich aus der Datenbank löscht. Ein Eintrag lässt sich mit Verteiler hinzufügen einem weiteren Verteiler anhängen. Mit Verteiler entfernen bleiben andere Verteiler diesem Eintrag erhalten. Mit Verteiler ersetzen werden die verknüpften Verteiler entfernt und durch die neu definierten ersetzt. Hinweis: Sollte eine Adresse oder ein Name nicht vollständig angezeigt werden, bewegen Sie einfach die Maus darüber und ein Tooltip zeigt Ihnen den gesamten Zelleninhalt an. Bei der Erfassung eines neuen Eintrags (einer neuen Adresse) können Sie gleich den Status und die Verteilerzugehörigkeit mit angeben. Hinweis: Wenn Sie das Geschlecht nicht bestimmen, wird aus den Allgemeinen Konfiguration die Anrede Anonym gewählt.

7 3 Newsletter 3.4 Newsletter erstellen Dies ist der heikelste, aber auch der schönste Teil dieses Systems. Um mit dem integrierten HTML-Editor (Edit It) zu arbeiten, genügt es in der Regel, sich mit Word ein wenig auszukennen, da die meisten Funktionen daran angelehnt sind. Dennoch empfiehlt sich eine persönliche Schulung, welche ca. 1-2 Stunden in Anspruch nimmt. Nehmen Sie hierfür Kontakt mit uns auf um einen Termin zu vereinbaren. Sobald Sie eine Mitteilung erfasst und versendet haben, erscheint diese für spätere Zwecke als Vorlage. Die aktuell angezeigte Nachricht ist die Standartvorlage, welche durch Speichern ( ) überschrieben wird. Hinweis: Grundsätzlich wird eine neue Nachricht nicht im eigentlichen Sinne gespeichert, sonden gelangt nach dem versenden automatisch in die Vorlagen, von wo diese jederzeit geladen und neu verschickt werden kann. Die Standartvorlage bleibt so erhalten. Tipp: Erfassen Sie einen Internen Verteiler, in welchem sich nur Ihre eigene Adresse befindet. An diesen Verteiler senden Sie Ihre neue Nachricht und sehen so genau das, was später die Empfänger Ihrer Nachricht sehen werden. Vergessen Sie nicht, jedesmal einen Betreff einzugeben.

8 3 Newsletter 3.5 Archiv Das System gibt Ihnen nach jedem Versand sofort einen Statusbericht durch. Sollten nicht alle Mails versendet worden sein (z.b. durch einen Mailserver-Ausfall, einen PC-Absturz oder ähnliches), haben Sie die Möglichkeit, bei der zuletzt versendeten Nachricht die missglückten Sendeversuche zu wiederholen.

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