Hinweise zur Langzeitspeicherung und Aussonderung

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1 Hinweise zur Langzeitspeicherung und Aussonderung

2 Inhalt SenInnSport Organisations- und Umsetzungshandbuch: 1 Zweck und Einordnung 3 2 Aufbewahrung (Langzeitspeicherung) Allgemein Übergabe von Schriftgut vom DMS in die Langzeitspeicherung Aufbewahrungsfristen und Aussonderungsarten Aufbewahrung von elektronisch signierten Dokumenten Lesbarkeit eines Dokumentes 5 3 Aussonderung und Anbietung an das Landesarchiv Voraussetzungen Aussonderungsverfahren Weitere Hinweise 7 2

3 1 Zweck und Einordnung Mit diesen Hinweisen werden Empfehlungen zur Langzeitspeicherung und Aussonderung gegeben und der Übergang des Schriftguts in die Langzeitspeicherung sowie zur Sicherung der Authentizität, Integrität und Verkehrssicherheit erläutert. Aufgabe der Langzeitspeicherung ist die langfristige unveränderliche Aufbewahrung von Schriftgut für die Dauer der geltenden Aufbewahrungsfristen. In der Langzeitspeicherung verbleibt das Schriftgut bis zum Prozess der Aussonderung. Dieser sieht vor, dem Landesarchiv Berlin das in der Behörde nicht mehr benötigte Schriftgut anzubieten. Als Archivierung hingegen wird die unbefristete Aufbewahrung von Dokumenten, Vorgängen und Akten im Landesarchiv bezeichnet. 3

4 2 Aufbewahrung (Langzeitspeicherung) 2.1 Allgemein Um die Registratur zu entlasten und eine geordnete Aussonderung zu gewährleisten, werden Dokumente, Vorgänge und Akten nach Ende der Bearbeitungsphase (zum Zeitpunkt der ZdA-Verfügung) aus der laufenden Bearbeitung in die Langzeitspeicherung verlagert. Der Zusammenhang zwischen der Bearbeitungsphase, Langzeitspeicherung und Aussonderung wird in folgender Abbildung dargestellt: Aufbewahrungsfrist Bearbeitungsphase Transferfrist Zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung ZdA Umwandlung in ein langzeitspeicherfähiges Format Anbietung und Aussonderung an das Landesarchiv Berlin Aktenführende Stelle Landesarchiv Berlin DMS/VBS Langzeitspeicherung Archivierung oder Zustimmung des Landesarchivs zur Vernichtung Abbildung 1: Lebenszyklus des Schriftguts In der Langzeitspeicherung sind die Dokumenten, Vorgänge und Akten für die aktenführende Stelle weiterhin verfügbar, werden jedoch ab Ende der Transferfrist in langzeitspeicherfähiger Form mit ggf. längeren Zugriffszeiten vorgehalten. Voraussetzung für die Auslagerung ist die Vollständigkeit des Vorgangs. Die Langzeitspeicherung kann von den jeweiligen Behörden organisiert werden oder bei einem Dienstleister erfolgen. 2.2 Übergabe von Schriftgut vom DMS in die Langzeitspeicherung Die Übergabe von Schriftgut in die Langzeitspeicherung erfolgt zum Zeitpunkt der ZdA- Verfügung des jeweiligen Schriftguts. In der Langzeitspeicherung verbleiben die Dokumente, Vorgänge und Akten für die Dauer der geltenden Aufbewahrungsfristen bis zur Aussonderung. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit der ZdA-Verfügung. Die Transferfrist ist Teil der Aufbewahrungsfrist. Lebt bereits in der Langzeitspeicherung befindliches Schriftgut wieder auf (d. h. das Schriftgut wird erneut der Bearbeitung zugeführt), beginnt bei erneuter ZdA-Verfügung die Aufbewahrungs- und Transferfrist von neuem und die Aufbewahrungsfrist richtet sich wiederum nach der nunmehr letzten ZdA-Verfügung. 4

5 Spätestens am Ende der Transferfrist werden diese vollständig (also alle Versionen eines Dokumentes) vom bearbeitungsfähigen Dateiformat in ein langzeitspeicherfähiges Format (bspw. TIFF oder PDF/A) übertragen. Die Metadaten werden ebenfalls in ein langzeitspeicherfähiges Format umgewandelt, um den Aktenzusammenhang der Dateien zu dokumentieren. Nur auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die Informationen für die gesamte Aufbewahrungszeit bzw. im Archiv nutzbar bleiben. Die Sicherung der Authentizität, Integrität und Verkehrssicherheit dieser Dokumente, Vorgänge und Akten sind durch die jeweilige Behörde bzw. einen Dienstleister durch organisatorische und technische Maßnahmen sicherzustellen. 2.3 Aufbewahrungsfristen und Aussonderungsarten Aufbewahrungs- und Transferfristen sollen möglichst beim Anlegen von Vorgängen, spätestens jedoch zum Zeitpunkt der ZdA-Verfügung angegeben werden ( 61 Abs. 3 GGO I). Es wird empfohlen diese Fristen auf Aktenplanebene (Ordnungssystemebene) einzutragen und vom DMS/VBS automatisch übernehmen zu lassen. Die für die Bearbeitung zuständige Person kann die Fristen jedoch auch in diesen Fällen später noch fortschreiben. Es wird empfohlen, eine Transferfrist von drei Jahren zu verwenden. Sofern Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmen, wird in Auslegung von 61 Abs. 2 GGO I empfohlen, für elektronische Akten eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren vorzusehen. Die Aussonderungsart (Bewertungsvermerke) gibt an, wie mit dem jeweiligen Schriftgut im Rahmen der Aussonderung verfahren wird. Dazu gibt es die folgenden Aussonderungsarten: A Archivwürdig (dem Landesarchiv Berlin zu übergeben) B Bewerten (dem Landesarchiv Berlin anzubieten) V Vernichten (Daten löschen diese Kategorie darf nur nach Absprache mit dem Landesarchiv Berlin vergeben werden!) Diese sollen gemeinsam mit dem Landesarchiv Berlin festgelegt und spätestens vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen und der Anbietung angebracht werden. Es wird empfohlen, die Aufbewahrungsart am Aktenplan auf Ebene der Betreffseinheit (die unterste Ebene des Ordnungssystems) anzubringen und somit auf das Schriftgut zu übertragen. 2.4 Aufbewahrung von elektronisch signierten Dokumenten Hinweise zu signierten Dokumenten werden im Kontext der Hinweise zum Umgang mit e- lektronischen Signaturen (Nummer 4.3) gegeben. 2.5 Lesbarkeit eines Dokumentes Im Rahmen des Lebenszyklus (Nummer 2.1) eines Dokuments wird sichergestellt, dass das Format, in dem das Dokument gespeichert ist, jederzeit lesbar ist. 5

6 3 Aussonderung und Anbietung an das Landesarchiv Alle elektronischen Unterlagen, die im Zuge der Aufgabenerledigung entstanden sind und von der Behörde nicht mehr benötigt werden, sind dem Landesarchiv Berlin nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zur Übernahme anzubieten. Die Anbietungspflicht erstreckt sich auch auf Unterlagen, die dem Datenschutz, dem Geheimschutz oder sonstigen Schutzbestimmungen unterliegen. Das Landesarchiv entscheidet im Benehmen mit der Behörde, ob die angebotenen Unterlagen archivwürdig sind also einen bleibenden Wert für historische Forschung und die Rechtssicherung haben und damit zur dauerhaften, zeitlich unbegrenzten Aufbewahrung und Erhaltung in das Landesarchiv übernommen werden (Bewertung). Diese Entscheidung wird in der Regel anhand der Metadaten der Akten, Vorgänge und Dokumente getroffen. In Ausnahmefällen ist dem Landesarchiv zur Feststellung der Archivwürdigkeit Einsicht in den Langzeitspeicher der Behörde zu gewähren. Die vom Landesarchiv als nicht archivwürdig bewerteten Unterlagen sind von der aktenführenden Behörde datenschutzgerecht zu löschen. 3.1 Voraussetzungen Die Aussonderung ist Teil des Lebenszyklus elektronischen Schriftgutes und muss daher bereits bei der Planung und Einführung eines DMS/VBS berücksichtigt werden. Von besonderer Bedeutung ist die Entwicklung eines Aussonderungsmoduls und einer definierten Aussonderungsschnittstelle (z.b. nach dem XDOMEA 2-Standard). Das Landesarchiv Berlin kann dabei für eine Beratung zur Verfügung stehen. Es ist darauf zu achten, dass sowohl die für die Verwaltung des Schriftguts im System als auch für die Aussonderung benötigten Metadaten sorgfältig angelegt und gepflegt werden. 3.2 Aussonderungsverfahren Für das Aussonderungsverfahren sind insbesondere die geltenden Aufbewahrungsfristen und die vom Landesarchiv festzulegende Aussonderungsart relevant. Werden diese Metadaten vorausschauend (im Aktenplan) festgeschrieben und in das DMS/VBS eingepflegt, wird damit das spätere Aussonderungsverfahren wesentlich vereinfacht. In zeitlichen Abständen werden alle Vorgänge automatisch abgefragt, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, und entsprechend der festgelegten Aussonderungsart behandelt (sog. Zweistufiges Aussonderungsverfahren). Eine spezielle Dokumentation der Prozesse ist nicht notwendig, da alle Arbeitsschritte einschließlich der Datenvernichtung durch die Vorgaben des Aktenplanes begründet und dokumentiert sind. Ist aber insbesondere die Aussonderungsart nicht festgelegt, müssen in größeren zeitlichen Abständen (Empfehlung: 10 Jahre) bzw. bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist die Metadaten des betroffenen Schriftgutes extrahiert und an das Landesarchiv übermittelt werden (= Aussonderungs- oder Anbietungsverzeichnis). Das Landesarchiv trägt seine Bewertungsentscheidung (Aussonderungsarten A, B oder V) in jeden Metadatensatz ein und übermittelt die Daten zurück an die Behörde (= Bewertungsverzeichnis). Dort werden die Aussonderungsarten in das System eingelesen und die mit A und B gekennzeichneten Metadatensätze und Primärdaten an das Landesarchiv übermittelt. Die mit V gekennzeichneten Datensätze werden in der Behörde gelöscht. (sog. Vierstufiges Aussonderungsverfahren). Dieses Verfahren wird aufgrund des organisatorischen Aufwandes beim Ein- und Auslesen und Übermitteln der Daten und durch die im Landesarchiv vorzunehmende Bewertung einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen. Zudem sind alle Arbeitsschritte, insbesondere aber das Löschen von Daten in der Behörde, nachzuweisen und zu dokumentieren. 6

7 Im Sinne der Vereinfachung der Verwaltungsprozesse wird das zweistufige Aussonderungsverfahren angestrebt. 3.3 Weitere Hinweise Elektronische Daten, die an das Landesarchiv übermittelt wurden, dürfen in der Behörde erst gelöscht werden, nachdem das Landesarchiv die erfolgreiche Übertragung bestätigt hat. Die Metadaten Aussonderungsart (Bewertung) und Aufbewahrungsfrist sollen im System so hinterlegt werden, dass sie vom Bearbeiter eingetragen, aber nicht verändert können. Generell müssen diese Metadaten aber änderbar bleiben, da sich Bewertungsentscheidungen aufgrund konkreter Bedürfnisse ändern können (in Absprache mit dem Landesarchiv). Die Pflege dieser Metadaten soll daher auf einer für Gesamtbehörde tätigen fachlich-administrativen Ebene erfolgen. Zusätzlich sollten elektronische Signaturen (wenn vorhanden) möglichst vor Abgabe an das Archiv entfernt werden. Zuvor muss die Signatur noch einmal abschließend geprüft werden ( 62 Abs. 5 GGO I). Es wird empfohlen, frühzeitig, spätestens jedoch vor der ersten Aussonderung, das Landesarchiv Berlin zur technischen Durchführung zu konsultieren ( 62 Abs. 6 GGO I). 7