Das neue Reisekostenrecht 2014

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1 Seite 1 von 8 Das neue Reisekostenrecht 2014 Inhaltsverzeichnis: Seite I. Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte 1.1 Der zentrale Begriff: die erste Tätigkeitsstätte Prüfungsstufe 1: Festlegung durch den Arbeitgeber Prüfungsstufe 2: quantitative Kriterien Prüfungsstufe 3: Entfernung von der Wohnung Zusammenfassung und weitere Hinweise 5 II. Mehraufwendungen für Verpflegung 2.1 Höhe der Pauschalbeträge ab Gestellung von Mahlzeiten Übersicht zu den Verpflegungsmehraufwendungen 8 I. Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte 1.1 Der zentrale Begriff: die erste Tätigkeitsstätte Regelmäßige Arbeitsstätte Ab 2014 Erste Tätigkeitsstätte! Jeder Arbeitnehmer kann maximal eine erste Tätigkeitsstätte haben! Für die Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte gibt es 3 Prüfungsstufen.

2 Seite 2 von Prüfungsstufe 1: Festlegung durch den Arbeitgeber Festlegung der Tätigkeitsstätte durch den Arbeitgeber an einer ortsfesten Einrichtung Des Arbeitgebers Eines verbundenen Unternehmens Eines vom ArbG bestimmten Dritten Dauerhaft - Unbefristet, für die gesamte Dauer des Dienstverhältnisses - oder für einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten Erste Tätigkeitsstätte Hinweise: Der Arbeitnehmer muss an dieser Tätigkeitsstätte zu mindestens in geringem Umfang tätig werden.

3 Seite 3 von Prüfungsstufe 2: quantitative Kriterien Keine Festlegung der Tätigkeitsstätte durch den Arbeitgeber Der Arbeitnehmer wird an der Tätigkeitsstätte wie folgt tätig typischerweise arbeitstäglich Je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage Mindestens 1/3 seiner vereinbarten Arbeitszeit Erste Tätigkeitsstätte Hinweise: Die o. g. Regelungen gelten analog, sofern die Festlegungen des Arbeitgebers nicht eindeutig sind.

4 Seite 4 von Prüfungsstufe 3: Entfernung zur Wohnung Arbeitnehmer wird an mehreren betrieblichen Einrichtungen tätig Voraussetzung der 1. Tätigkeitsstätte liegen für mehrere Einrichtungen vor Bestimmung des Arbeitgebers fehlt oder ist nicht eindeutig Die Wohnung am nächsten liegende Einrichtung = Erste Tätigkeitsstätte Hinweis: Je ungewöhnlicher die Vereinbarungen, desto höher sind die Nachweispflichten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Man sollte nicht versuchen durch eine Negativfestlegung eine bestimmte (oder auch keine) 1. Tätigkeitsstätte zu gestalten. Dies wird allenfalls bis zur nächsten Lohnsteuer-Außenprüfung Bestand haben.

5 Seite 5 von Zusammenfassung und weitere Hinweise Soll der Arbeitnehmer an mehreren Orten dauerhaft tätig werden, kann der Arbeitgeber einen Tätigkeitsort durch arbeitsrechtliche Festlegung bestimmen (Prüfungsstufe 1) Erfolgt keine Zuordnung, wird die 1. Tätigkeitsstätte nach den o. g. quantitativen Kriterien bestimmt (Prüfungsstufe 2) Maßgebend sind somit (zunächst) immer die Feststellungen des Arbeitgebers Erfolgt keine Zuordnung durch den Arbeitgeber und ist keines der quantitativen Kriterien erfüllt, hat der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte. In diesem Fall sind Fahrten in den Betrieb nicht als Fahrten-Wohnung-Arbeit sondern wie Reisekosten zu behandeln. Hinweis Einsatzwechsler: Änderungen ab 2014 Ansatz Fahrten-Wohnung-Arbeit: In der bisherigen Regelung konnten Arbeitnehmer, die typischerweise auf ständig wechselnden Einsatzstellen tätig sind, sämtliche Fahrtkosten nach Reisekostengrundsätzen berücksichtigen. Ab 2014 kann der Arbeitnehmer, bei arbeitstäglichen aufsuchen des gleichen Ortes (= z. B. Betrieb des Arbeitgebers), lediglich die Fahrtkosten mit der Entfernungspauschale berücksichtigen. Ansatz Verpflegungsmehraufwendung: Ungeachtet des Ansatzes der Entfernungspauschale, kann der Arbeitnehmer bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit, ab Verlassen seiner Wohnung Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen. Eine Kombination von Auswärtstätigkeit (VMA) und gekürzter Fahrtkosten war bisher nicht möglich. Hinweis: Die Tätigkeit im Betriebe des Kunden, kann ab 2014 auch zu einer ersten Tätigkeitsstätte führen. Hinweis: Arbeitszimmer als Tätigkeitsstätte (zu den Einzelheiten und Voraussetzungen wenden Sie sich gerne an uns)

6 Seite 6 von 8 II. Mehraufwendungen für Verpflegung bei einer Auswärtstätigkeit 2.1 Höhe der Pauschbeträge Ab 2014 gelten neue Grundsätze: Bei einer Abwesenheit von bis zu 8 Stunden 0,00 Bei einer Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden 12,00 bisher 6,00 Für den An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet Bei einer Abwesenheit von 24 Std 12,00 neu 24,00 wie bisher (Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland - siehe Anlage 1)

7 Seite 7 von Gestellung von Mahlzeiten Neuregelung ab 2014: Nach 9 Abs. 4a Satz 8 ff. EStG gelten künftig folgende Regelungen: - Eine zur Verfügung gestellte (übliche) Mahlzeit wird nach wie vor mit dem Sachbezugswert bewertet (für 2014: 1,63 bzw. 3,00) - Als üblich wird eine Mahlzeit bis zum Wert von 60 (einschl. USt) angesehen. Wird diese Grenze überschritten, liegt ein Belohnungsessen vor, welches dann mit dem tatsächlichen Wert nach 8 Abs. 2 Satz 1 EStG angesetzt wird. - Ist der Preis der Mahlzeit nicht gesondert ausgewiesen (z. B. bei einem Seminar inkl. Mittagessen), ist dem Gesamtbild zu beurteilen, ob es sich um eine übliche Mahlzeit handelt. Bitte stimmen Sie sich unbedingt mit uns ab, wie die korrekte Behandlung bei der Lohnabrechnung zu erfolgen hat. Hinweis: a) Bescheinigungspflicht Auf den elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen ist für die dem Arbeitnehmer zu Verfügung gestellten Mahlzeiten nach 8 Abs. 2 Satz 8 EStG zwingend der Großbuchstabe M einzutragen. b) Aufzeichnungen und Lohnkonto Wurden dem Arbeitnehmer mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss im Lohnkonto der Großbuchstabe M aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden. Hierzu muss der Arbeitgeber genaue Aufzeichnungen über die Mahlzeitengestellungen führen.

8 Seite 8 von Übersicht zu den Verpflegungsmehraufwendungen Verpflegungsmehraufwendungen - mehr als 8 Stunden: 12 ; bei Mahlzeitengestellung - ganztätige Abwesenheit: durch Arbeitgeber oder Dritten 24 ; (auf Veranlassung des - An- und Abreisetag bei Arbeitgeber) auswärtiger Übernachtung 12 ; - Auslandsreisen: Kürzung der Pauschale um siehe Anlage 1 20% für Frühstück je 40% für Mittag- und Abendessen auch bei Teilnahme an einem Geschäftsessen oder bei pauschaler Besteuerung der Mahlzeit; nicht aber soweit der Arbeitnehmer ein Entgelt für die Mahlzeit zahlt