Beratungshinweis für Unternehmen: Neues Reisekostenrecht ab 01. Januar 2014

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1 Beratungshinweis für Unternehmen: Neues Reisekostenrecht ab 01. Januar 2014 [ ] Von: Sabine Loder Die seit langem geführte Diskussion bezüglich der Vereinfachung des Reisekostenrechts hat nun ein Ende. Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20. Februar 2013 (BGBl. I S. 285, BStBl I S. 188) wurden die bisherigen steuerlichen Bestimmungen zum Reisekostenrecht überarbeitet. Die Finanzverwaltung hat sich in einem BMF- Schreiben vom 30. September 2013 zur Reform des Reisekostenrechts geäußert. Ziel dieser Reform des Reisekostenrechts ist die Vereinfachung der Reisekostenabrechnung sowie die Reduktion der Prüfungs- und Nachweispflichten der Arbeitgeber. Die wesentlichen Eckpunkte des neuen Reisekostenrechts, welches zum 1. Januar 2014 in Kraft tritt, stellen wir Ihnen im Folgenden genauer dar. Tätigkeitsstätte Nach dem neuen Reisekostenrecht ist die erste Tätigkeitsstätte von zentraler Bedeutung. Die gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte ersetzt den bisherigen Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte und ist ausschlaggebend für die Entscheidung, ob eine Berücksichtigung der Fahrtkosten des Arbeitnehmers durch die Entfernungspauschale oder als Reisekosten erfolgt. Eine Tätigkeitsstätte ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Neu ist nach der geänderten Definition, dass die erste Tätigkeitsstätte auch eine betriebliche Einrichtung sein kann, die nicht dem Arbeitgeber gehört, wie zum Beispiel Tätigkeiten beim Kunden oder bei einem Tochterunternehmen. Die Zuordnung zur ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig durch arbeits- und dienstrechtliche Festlegung. Hierbei ist die dauerhafte Zuordnung von Bedeutung. Soll der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen 1 / 6

2 Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung tätig werden, wird von einer dauerhaften Zuordnung ausgegangen. Fehlt eine solche Zuordnung durch den Arbeitgeber, werden quantitative Kriterien herangezogen. Soll der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens 1/3 seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit an einer Tätigkeitsstätte tätig werden, handelt es sich hierbei um die erste Tätigkeitsstätte. Im Zweifelsfall, wenn zum Beispiel mehrere Tätigkeitsstätten in Betracht kommen, ist die räumliche Nähe zur Wohnung des Arbeitnehmers maßgebend. Die Tätigkeitsstätte mit der geringsten Entfernung zur Wohnung des Arbeitnehmers wird dann zur ersten Tätigkeitsstätte. Der qualitative Schwerpunkt der Tätigkeit ist künftig nicht mehr entscheidend. Im Ergebnis ist eine Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers mittels dienst- oder arbeitsrechtlicher Festlegung somit lediglich erforderlich, wenn er die erste Tätigkeitsstätte abweichend von den quantitativen Zuordnungskriterien festlegen will. Beispiel zur ersten Tätigkeitsstätte: Arbeitnehmer A ist drei Tage in der Woche in der Filiale seines Arbeitgebers in H und zwei Tage in der Woche in der Filiale seines Arbeitgebers in D tätig. A ist arbeitsrechtlich der Filiale D zugeordnet. Aufgrund der arbeitsrechtlichen Zuordnung ist die erste Tätigkeitsstätte in der Filiale D. Wird keine Zuordnung durch den Arbeitgeber vorgenommen, ist die erste Tätigkeitsstätte nach quantitativen Kriterien die Filiale in H. Bei einer zeitlich ausgeglichenen Tätigkeit in den Filialen H und D wäre letztlich die der Wohnung des Arbeitsnehmer am nahesten liegende Filiale die erste Tätigkeitsstätte. Für Fahrten des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kann die Entfernungspauschale angesetzt werden. Die tatsächlichen Kosten für Fahrten zu anderen Tätigkeitsstätten können als Werbungskosten angesetzt bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Sofern auf eine Ermittlung der tatsächlichen Kosten verzichtet wird, kann alternativ der pauschale Kilometersatz in Höhe von EUR 0,30 pro tatsächlich gefahrenem Kilometer berücksichtigt bzw. steuerfrei erstattet werden. 2 / 6

3 Verpflegungsmehraufwendungen Das neue Reisekostenrecht sieht eine Änderung der Verpflegungsmehraufwendungen vor. Das bisherige 3-stufige System wird durch ein 2-stufiges System vereinfacht. Künftig gibt es für Tätigkeiten im Inland folgende Pauschbeträge, die als Werbungskosten geltend gemacht oder vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden können: Bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: EUR 12 Bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit: EUR 24 für jeden vollen Kalendertag und EUR 12 für jeden An- bzw. Abreisetag unabhängig von der Abwesenheitsdauer an diesen Tagen. Beispiel mehrtägige Dienstreise: Der Arbeitnehmer A ist vom 15. Januar 2014 bis zum 17. Januar 2014 auf einer Dienstreise in Hamburg. Der Arbeitgeber bucht hierfür eine Hotelübernachtung ohne Frühstück. Der Arbeitgeber kann für den An- und Abreisetag je EUR 12 und für den Zwischentag EUR 24 Verpflegungsmehraufwand steuerfrei erstatten. Er benötigt keine Angaben zur An- bzw. Abreisezeit des Arbeitnehmers. Der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen ist weiterhin auf die ersten drei Monate der auswärtigen Tätigkeit begrenzt. Neu ist jedoch, dass ein Neubeginn der Dreimonatsfrist erfolgt, wenn eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen vorliegt. Hierbei ist der Anlass der Unterbrechung unerheblich, zum Beispiel auch bei Krankheit oder Urlaub des Arbeitnehmers. Mahlzeitengestellung Änderungen ergeben sich auch bei der Mahlzeitengestellung im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers. Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer während der Auswärtstätigkeit Mahlzeiten zur Verfügung, sind diese mit dem amtlichen Sachbezugswert der Lohnsteuer zu unterwerfen. Dies gilt allerdings nur, sofern der Wert der Mahlzeit EUR 60 nicht übersteigt. Ist die 60-Euro-Grenze überschritten, muss der tatsächliche Wert der Mahlzeit als Sachzuwendung versteuert 3 / 6

4 werden. Mahlzeiten, die nach den o. g. Grundsätzen mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden können, müssen jedoch nicht besteuert werden, wenn der Arbeitnehmer anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale beanspruchen kann. Generell gilt: Wird dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss der Arbeitgeber künftig die an den Arbeitnehmer zu zahlende Verpflegungspauschale kürzen. Die Kürzung beträgt für ein Frühstück 20 % sowie für ein Mittag- und Abendessen jeweils 40 % der Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag (EUR 24). Für das Frühstück ist damit im Jahr 2014 eine Kürzung in Höhe von EUR 4,80 sowie für das Mittag- und Abendessen jeweils eine Kürzung in Höhe von EUR 9,60 vorzunehmen. Die Kürzung darf die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen. Beispiel Mahlzeitengestellung: Arbeitnehmer A nimmt vom 15. Januar 2014 bis 17. Januar 2014 an einem Seminar in Stuttgart teil. A übernachtet in einem Hotel in Stuttgart. Die Hotelrechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt und beinhaltet die Übernachtungskosten inkl. Frühstück. An allen drei Tagen erhält A ein Mittagessen vom Seminarveranstalter. Verpflegungsmehraufwand insgesamt in Höhe von EUR 48,00 für An- und Abreisetag je EUR 12 für Zwischentag EUR 24 Kürzung wegen Verpflegung insgesamt in Höhe von./. EUR 38,40 für 2 x Frühstück: 2 x EUR 4,80 für 3 x Mittagessen: 3 x EUR 9,60 Steuerfreie Erstattung = = EUR 9,60 Unterkunftskosten Auswärtstätigkeit Notwendige Mehraufwendungen eines Arbeitnehmers für beruflich veranlasste Übernachtungen an einer Tätigkeitsstätte, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Dabei ist lediglich die berufliche Veranlassung 4 / 6

5 zu prüfen, nicht aber die Angemessenheit der Unterkunft (bestimmte Hotelkatego rie oder Größe der Unterkunft). Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, können nach Ablauf von 48 Monaten die tatsächlich entstehenden Unterkunftskosten höchstens bis zur Höhe von EUR im Monat als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Das gilt auch für Hotelübernachtungen. Die o. g. Grundsätze zur Mahlzeitengestellung sind zu berücksichtigen. Beispiel Unterkunftskosten: Arbeitnehmer A übernachtet während einer zweitägigen Auswärtstätigkeit in einem Hotel in Nürnberg. Das Hotel rechnet eine Übernachtung mit Frühstück wie folgt ab: Pauschalarrangement EUR 70 Lösung 1: Zur Ermittlung der Übernachtungskosten kann der Gesamtpreis um EUR 4,80 (Kürzung für Frühstück) gemindert werden. Der Arbeitgeber kann dann die Übernachtungskosten in Höhe von EUR 65,20 und die ungekürzten Verpflegungspauschalen in Höhe von EUR 24 steuerfrei erstatten. Lösung 2: Der Arbeitgeber kann auch die Übernachtungskosten in Höhe von EUR 70 ansetzen und die Verpflegungspauschalen in Höhe von EUR 24 um EUR 4,80 (Kür zung für Frühstück) vermindern. Bei beiden Lösungen kann der Arbeitgeber insgesamt EUR 89,20 steuerfrei erstatten. Doppelte Haushaltsführung Die im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung tatsächlich entstandenen Unterkunftskosten dürfen künftig bis maximal EUR monatlich steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten angesetzt werden. Mit diesem Höchstbetrag sind alle Nebenkosten zur Wohnung abgegolten. Eine Angemessenheitsprüfung (ortsübliche Miete, Begrenzung der Kosten auf 60 qm) ist künftig nicht mehr vorzunehmen. 5 / 6

6 PSP-Empfehlung Durch das neue Reisekostenrecht, das am 1. Januar 2014 in Kraft tritt, können sich Änderungen für Ihre Buchhaltung sowie bei Ihrer Reisekostenabrechnungen ergeben. Bereiten Sie sich rechtzeitig auf die neuen Regelungen vor. PSP unterstützt Sie bei der Überprüfung, ob infolge des neuen Reisekostenrechts eine Anpassung zu erfolgen hat. Ihre PSP-Ansprechpartner: Christoph Möslein Dr. Axel von Bredow Sabine Loder 6 / 6

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