Das neue Reisekostenrecht ab ( Überblick )

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1 Das neue Reisekostenrecht ab ( Überblick )

2 Einführung Grundlage im Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts - Veränderungen ergeben sich bei Fahrtkosten Verpflegungsmehraufwand Mahlzeitengestellung Doppelter Haushaltsführung Übernachtungskosten bei längerfristiger Auswärtstätigkeit - Ziel Mehr Rechtssicherheit, mehr Systematik, weniger Bürokratie 2

3 Ausgangslage Wird das gesetzte Ziel erreicht Was wird besser, was wird schlechter? Ø Welche Neuerungen bringt die Reform bei Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und doppelter Haushaltsführung? > Wie wird rechtssicher die sog. erste Tätigkeitsstätte nach arbeitsrechtlichen bzw. quantitativen Gesichtspunkten bestimmt? > Worauf müssen sich die Unternehmen organisatorisch bei der Umsetzung des neuen Reisekostenrechts einstellen? > Was ist bei der Beteiligung/Einbeziehung der Beschäftigten/Interessenvertretungen zu beachten? > Wie kann sichergestellt werden, dass die vorgesehenen Möglichkeiten voll ausgeschöpft werden? 3

4 Inhaltsübersicht Einführung Erste Tätigkeitsstätte - Tätigkeitsstätte mit dauerhafter Zuordnung - Bildungseinrichtungen Fahrtkosten - Sammelpunkt, weiträumiges Tätigkeitsgebiet Verpflegungsmehraufwendungen - Die neuen Pauschalen - Dreimonatsfrist Mahlzeitengestellung des ArbG bei Auswärtstätigkeit - Keine Besteuerung und Kürzung der Verpflegungspauschalen - Ansatz des Sachbezugswertes, neue Möglichkeit der Pauschalversteuerung Unterkunftskosten - Auswärtstätigkeit, Begrenzung bei längerfristiger Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte - Doppelte Haushaltsführung, Höchstbetrag 4

5 Erste Tätigkeitsstätte ( 1 ) Neuer gesetzlich definierter Begriff erste Tätigkeitsstätte ersetzt den bisherigen unbestimmten und von der Rechtsprechung ausgelegten Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte Dies hat Auswirkungen auf: - Entfernungspauschale, - Verpflegungsmehraufwand, - Unterkunftskosten. Es gibt höchstens noch eine erste Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis 5

6 Erste Tätigkeitsstätte ( 3 ) Voraussetzungen für die erste Tätigkeitsstätte - Dauerhafte Zuordnung durch den ArbG zu einer bestimmten Tätigkeitsstätte dann wird diese zur ersten Tätigkeitsstätte - Dauerhaft bedeutet, der Arbeitnehmer soll unbefristet, für mehr als 48 Monate oder für die gesamte Dauer ( auch wenn < 48 Monate ) eines befristeten Dienstverhältnisses - an der Tätigkeitsstätte tätig werden ( Prognose ) Beispiel: - Kettenabordnung, keine dauerhafte Zuordnung; - Dauerhaft aber dann, wenn Abordnung einmal mit Prognose von mehr als 48 Monaten 6

7 Erste Tätigkeitsstätte ( 3a ) Grundsatz Ø Vorrangiges Anknüpfen an die arbeitsrechtlichen Ø Primat des Arbeitsrechts für das Steuerrecht! Ø Keine Legaldefinition im EStG Ø Nach dem allgemeinen Sprachgebrauch bedeutet Zuordnung: Zuweisung Relation Zuteilung Beziehung 7

8 Erste Tätigkeitsstätte ( 3b ) Dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegungen ausfüllende Absprachen und Weisungen: Ø Enthält der Arbeitsvertrag eine Zuordnungsbestimmung über den Dienstsitz? Ø Ist der Arbeitnehmer in ein Team eines bestimmten Standorts integriert oder leitet er dieses? Ø Wo befindet sich das betriebliche Büro des Arbeitnehmers? Ø Wohin muss der Arbeitnehmer berichten? Ø Wo befindet sich der Vorgesetzte des Arbeitnehmers? Ø Gibt es eine Anbindung an ein festes Sekretariat? Ø Welche Adresse(n) ist (sind) auf der Visitenkarte angegeben? Ø Was ergibt sich aus der Stellenbeschreibung oder aus Dienst-/ Einsatzplänen? Ø Ist der Arbeitnehmer Organ der Gesellschaft? 8

9 Verpflegungsmehraufwendungen ( 1 ) Verpflegungspauschalen - Eintägige Auswärtstätigkeit ( ohne Übernachtung ) Pauschbetrag von 12 bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit gilt auch bei Auswärtstätigkeit über Nacht ( vor+nach 0 Uhr) - Mehrtägige Auswärtstätigkeit ( mit Übernachtung ) Pauschbetrag von jeweils 12 für den An- und Abreisetag Pauschbetrag von 24 für eingeschlossene Tage - Auslandssätze: 80 % der Auslandstagegelder nach BRKG für eintägige sowie An- und Abreisetage 120 % der Auslandstagegelder nach BRKG für eingeschlossene Tage 9

10 Unterkunftskosten Auswärtstätigkeit ( 2 ) Unterkunftskosten bei Auswärtstätigkeit Beschränkung der Höhe nach bei längerfristiger Auswärtstätigkeit ( > 48 Monate ) auf Betrag wie bei doppelter Haushaltsführung Ø Für die 48-Monatsfrist ist keine Prognose maßgebend, sondern der tatsächliche Zeitablauf und gilt auch, wenn der Beginn vor Ø Beginn der Frist ist vom ArbG zu dokumentieren Ø 6-monatige Unterbrechung führt zum Neubeginn der 48-Monatsfrist 10

11 Doppelte Haushaltsführung ( 1 ) Voraussetzung für eine doppelte Haushaltsführung beruflich veranlasste Unterkunft am Beschäftigungsort Ø Als Unterkunft am Beschäftigungsort gilt auch Unterkunft an anderem Ort bei Halbierung der Entfernung ( Vereinfachungshalber ) eigener Hausstand Ø Gesetzliche Definition des eigenen Hausstands: Wohnung aus eigenem Recht und Finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung ( Bagatellbeträge reichen nicht aus ) Beispiele BMF-Schreiben! Arbeitgeber kann das Vorliegen eines eigenen Hausstands unterstellen bei Steuerklasse III, IV und V 11

12 Konsequenzen ( 1 ) Auswirkungen auf Arbeitgeber/Unternehmen > Organisatorisch Neugestaltung von Reisekostenrichtlinien Neuprogrammierung von Reisekostensoftware Änderungen von Vorgängen bei der Reisekostenabrechnung Schulung von Mitarbeitern des Personalwesens und der Reisestellen Information der Mitarbeiter mit Auswärts-/ Reisetätigkeit 12

13 Konsequenzen ( 2 ) Auswirkungen auf Arbeitgeber/Unternehmen > Personalwirtschaftlich Individualarbeitsrechtliche Neuregelungen mit Mitarbeitern/ Mitarbeitergruppen Kollektivarbeitsrechtliche Verhandlungen mit Betriebsräten Anpassung von Tarifverträgen 13

14 Wichtigste Punkte Ø Zuordnung durch Arbeitgeber ( Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte ) Ø Überprüfung Auswärtstätigkeit/Doppelte Haushaltsführung Rückwirkung 48 Monatsregelung! Definition Bagatellbeteiligung Ø Überprüfung vorhandener Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, Reisekostenrichtlinien, Arbeitsverträge Anpassung auf die neuen Regelungen Verpflegungsmehraufwendungen bisher 6 täglich bei Abw. ab 8 Std neu 12 täglich bei Abw. > 8 Std 12 sind steuerfrei möglich, aber ArbG sind nicht automatisch dazu verpflichtet!!! 14

15 Frühzeitige Information und Handlungsempfehlungen an Gewerkschaften/Betriebsräte/ Mitglieder 15

16 Vielen Dank für Eure Aufmerksamkeit

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