NEU: Reisekostenrecht ab 2014

Transkript

1 NEU: Reisekostenrecht ab 2014 Rechtssichere Abrechnung unter Berücksichtigung der Reform 2014 und aktueller Rechtsprechungen und Verwaltungsanweisungen

2 Am tritt die Reform des steuerlichen Reisekostenrechts in Kraft und bringt gravierende Änderungen mit sich. Alle wesentlichen Bereiche der Reisekostenabrechnung sind betroffen: regelmäßige Arbeitsstätte Verpflegungsmehraufwand Fahrtkosten Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeiten Übernachtungskosten Doppelte Haushaltsführung Zusätzlich zur Reform gibt es noch viele weitere Änderungen durch aktuelle Urteile. Auch diese müssen Sie kennen und von Anfang an rechtssicher und für Ihr Unternehmen vorteilhaft umsetzen. Wie Ihnen das gelingt, erfahren Sie hier im Überblick. Für weitere Informationen stehen Ihnen unsere Experten auf diesem Gebiet gern zur Verfügung.

3 1. regelmäßige Arbeitsstätte heißt nun erste Tätigkeitsstätte Der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte wird durch den der ersten Tätigkeitsstätte ersetzt. Dieser wird nun definiert als die ortsfeste Einrichtung, welcher der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist (vgl. neuer 9 Abs. 4 EStG). Die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig durch die arbeits- und dienstrechtlichen Festlegungen. Eine dauerhafte Zuordnung trifft in der Regel zu, wenn der Arbeitnehmer unbefristet angestellt ist oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll. Nur wenn eine solche Festlegung nicht getroffen wurde, werden hilfsweise quantitative Kriterien herangezogen: Ob der Arbeitnehmer typischerweise an einer bestimmten Einrichtung arbeitstäglich tätig ist oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens 1/3 seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dort tätig werden soll. Wenn mehrere Tätigkeitsstätten die Voraussetzung erfüllen, ist die Tätigkeitsstätte maßgebend, die am nächsten zur Wohnung liegt. Es gibt höchstens noch eine erste Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis. Beispiel: L. P. ist Filialleiter und betreut fünf Filialen. Sein Arbeitgeber hat arbeitsrechtlich keine erste Tätigkeitsstätte zugeordnet. L. P. ist an jeder Filiale einen Tag tätig. Da weder eine Zuordnung erfolgt ist, noch eine Zuordnung nach quantitativen Kriterien möglich ist, hat der Filialleiter L. P. keine erste Tätigkeitsstätte.

4 2. Verpflegungsmehraufwendungen Das bisherige 3-stufige System der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen wird durch ein 2-stufiges System ersetzt. Der bisherige niedrigste Pauschbetrag in Höhe von 6 Euro bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden bis maximal 14 Stunden entfällt vollständig. Ab jetzt gilt folgendes: bei eintägigen Auswärtstätigkeiten von mehr als 8 Stunden: 12 Euro An- und Abreisetag bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten unabhängig von der Dauer der Abwesenheit: 12 Euro bei Auswärtstätigkeiten, die nicht Anund Abreisetag sind, von mehr als 24 Stunden: 24 Euro Beispiel: Arbeitnehmer L tritt am ersten Tag seine Inlandsreise um 18 Uhr an und kehrt am übernächsten Tag um 18 Uhr zurück. Steuerfrei ersetzt werden können: Am ersten Tag (Anreisetag): 12 Euro Am zweiten Tag: 24 Euro Am letzten Tag (Abreisetag): 12 Euro Der Anspruch auf die Verpflegungspauschalen ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt, wenn der Arbeitnehmer mehr als 2 Tage pro Woche an dieser Tätigkeitsstätte tätig ist. Erst nach einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen erfolgt ein Neubeginn dieser Dreimonatsfrist. Der Anlass der Unterbrechung ist nicht relevant, auch wenn der Grund der Unterbrechung beim Arbeitnehmer liegt (z.b Krankheit, Urlaub).

5 3. Fahrtkosten Grundsätzlich wird für Fahrten des Arbeitnehmers von seiner Wohnung zu seiner ersten Tätigkeitsstätte die Entfernungspauschale angesetzt. Alle weiteren Fahrten werden nach den allgemeinen Reisekostengrundsätzen abgerechnet Keine erste Tätigkeitsstätte und dennoch keine steuerfreien Fahrtkosten ab ( 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG) Auch wenn mangels Zuordnung oder zeitlicher Kriterien keine erste Tätigkeitsstätte vorliegt, kann eine Begrenzung des steuerfreien Fahrtkostenersatzes auf die Entfernungspauschale erfolgen. Dies gilt immer dann, wenn der Arbeitnehmer arbeitstäglich den selben Ort aufsucht, um von dort unterschiedliche eigentliche Einsatzorte aufzusuchen (neu: 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG). Als Beispiel ist hier der tägliche Übernahmeort eines Fahrzeugs (z. B. Betriebssitz oder Busdepot) zu beachten. Allein durch das Aufladen von Material oder Abholen von Unterlagen oder Werkzeug wird noch keine erste Tätigkeitsstätte begründet, da der Arbeitnehmer dort nicht tätig wird; dennoch kann hier ab nur noch die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte abgerechnet werden.

6 3. Fahrtkosten 3.2. Sonderfall: weiträumiges Arbeitsgebiet ab ( 9 Abs. 1 Satz 3 EStG) Arbeitnehmer mit einem weiträumigen Arbeitsgebiet (z. B. Zusteller, Schornsteinfeger, Forstarbeiter, Hafenarbeiter), die ihre Tätigkeit dauerhaft in einem festgelegten Tätigkeitsgebiet außerhalb von ortsfesten Tätigkeitsstätten ausüben, können ab für die Fahrten zu diesem Tätigkeitsgebiet nur noch die Entfernungspauschale geltend machen. Lediglich die Fahrten innerhalb dieses weiträumigen Arbeitsgebiets können nach den Reisekostengrundsätzen (0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer) abgerechnet werden. Beispiel: Arbeitnehmer L ist Anlagenbauer einer Fabrik. Er betritt das Fabrikgelände jeden Morgen durch den östlichen Eingang. Für die Fahrten von seiner Wohnung bis zu dem östlichen Eingang des Fabrikgeländes kann L die Entfernungspauschale ansetzen.

7 4. Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeiten Die vom Arbeitgeber während einer auswärtigen Tätigkeit im Inland gestellten Mahlzeiten werden wie bisher mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt. Dieser kann ab auch pauschal mit 25 % versteuert werden. Der Wert jeder gestellten Mahlzeit darf 60 Euro nicht übersteigen. Wichtige Neuerung: Wenn der Arbeitnehmer zusätzlich zur Mahlzeitengestellung eine Verpflegungspauschale erhält, wird nicht mehr der Sachbezugswert angesetzt. Die Verpflegungspauschale wird dann um einen Pauschalsatz gekürzt. Und zwar um 20 % für ein Frühstück- entspricht 4,80 Euro Beispiel: Arbeitnehmer P ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat zwei Übernachtungen mit Frühstück gebucht und bezahlt. P erhält zusätzlich eine Verpflegungspauschale. Der Arbeitgeber muss keinen geldwerten Vorteil versteuern. P kann folgende Pauschalen geltend machen: Anreisetag: 12 Euro Abreisetag: 12 Euro Zwischentag: 24 Euro Gesamt: 48 Euro. Kürzung für zwei Frühstücke: 9,60 Euro (2 x 4,80 Euro). Auszahlung an Arbeitnehmer 38,40 Euro. und um je 40 % für Mittag- und Abendessen - entspricht 9,60 Euro (im Inland). Die Kürzung erfolgt immer vom vollen Verpflegungssatz für einen vollen Kalendertag. Es spielt keine Rolle, ob der Mitarbeiter an diesem Tag 12 oder 24 Euro erhalten könnte. Allerdings können die Verpflegungspauschalen bis max. 0 Euro gekürzt werden.

8 5. Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeit und bei doppelter Haushaltsführung Beruflich veranlasste Unterkunftskosten im Rahmen einer längerfristigen Auswärtstätigkeit von maximal 48 Monaten an ein- und derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte sind unbeschränkt steuerfrei ersetzbar bzw. als Werbungskosten abzugsfähig. Der Arbeitgeber kann Kosten von 20 Euro pauschal für jede Übernachtung ohne Beleg oder in der jeweiligen Höhe gemäß Beleg, ersetzen. Höchstbeträge für Übernachtungen mit Rechnung existieren nicht, allerdings müssen die Übernachtungskosten angemessen sein. Dauert die selbe Auswärtstätigkeit jedoch länger an als 48 Monate, werden sie nur noch bis zu einer Höhe der vergleichbaren Aufwendungen im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung berücksichtigt. Als Unterkunftskosten für eine doppelte Haushaltsführung im Inland können zukünftig die dem Arbeitnehmer tatsächlich entstehenden Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft oder Wohnung angesetzt werden, maximal jedoch 1000 Euro im Monat. Durch diese pauschale Obergrenze soll die oft schwere und nicht nachvollziehbare Prüfung nach Lage, Ausstattung und Größe der durchschnittlichen Wohnung von 60 m² entfallen. Bei einer doppelten Haushaltsführung im Ausland bleiben die bisherigen Regelungen bestehen.

9 Erfolgreich ist, wer weiß, was er nicht kann. Wer nur nach Noten spielt, wird kaum einen berühren. Interpretation ist das Zauberwort. Unsere Noten bilden die 118 Gesetze, 87 Rechtsverordnungen, Verwaltungsvorschriften und über Schreiben des Bundesfinanzministeriums. Sie zu kennen und auch kreativ mit ihnen umzugehen, ist unsere Kunst. Görlitz Bautzen Radeberg Dresden Leipzig Neckarsulm Bad Wimpfen Fichtenberg Haßmersheim Heilbronn Stuttgart Mallorca

10