Bundesverwaltungsamt Travel Management

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1 Reisekosten 1. Fahrt- u. Flugkostenerstattung ( 4 BRKG) einschließlich der Kosten für eine BC 25 oder 50 sowie einer aus dienstlichen Gründen vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten BC Business 25 oder 50 (auch wenn die prognostizierte Amortisierung nach Ablauf des Kalenderjahres tatsächlich nicht eingetreten ist) 2. Wegstreckenentschädigung ( 5) Gilt ebenso für die sog. Fahrradpauschale 3. Tagegeld ( 6) innerhalb der Dreimonatsfrist - danach 4. Übernachtungsgeld ( 7) sofern der Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort 48 Monate nicht übersteigt 5. Einbehaltung des TG ( 6 Abs. 2) Keine steuerlichen Auswirkungen, da die reisekostenrechtlichen Prozentsätze im Rahmen der Einbehaltung den steuerrechtlichen entsprechen. Eine Mitversteuerung der aktuellen Sachbezugswerte für Mahlzeiten (sofern auch tatsächlich erhalten) erfolgt nur bei einer Abwesenheitsdauer ohne Tagegeldanspruch. Im Regelfall (mit Tagegeldanspruch) übersteigt der Einbehaltungsbetrag jedoch die Sachbezugswerte, so dass insoweit keine Mitversteuerung anfällt. 6. Erstattung bei längerem Aufenthalt am GO ( grds. wie bei Pkt ) 7. Aufwands- u. Pauschvergütung ( 9) Außer wenn eine betragsmäßige Aufteilung in Einzelvergütungen möglich. Dann s.o. 8. Erstattung sonstiger Kosten ( 10) RKV in besonderen Fällen ( 11) Pkt. 1 bis 8 sind steuerrechtlich zu beachten. Erkrankung während einer DR ( 12) Erstattung von Fahrtauslagen nach 11 Abs. 5 BRKG erfolgt. Sonderregelungen Verrechnung von Einzelvergütungen: Es ist zulässig, die en und die en Vergütungen der Pkt. 2 bis 8 miteinander zu verrechnen. Es wird nur noch die Summe gegenübergestellt und ggf. der Unterschiedsbetrag versteuert. Die Sachbezugswerte für Mahlzeiten dürfen nicht verrechnet werden. Reisekostenrechtlich nicht anerkannte, aber tatsächlich zurückgelegte (Umweg-) Strecken können bei der Verrechnung von Einzelvergütungen berücksichtigt werden, es sei denn es handelt sich um aus privaten Gründen gefahrene Strecken. Seite 1

2 Auslandsreisekosten Fahrkosten ( 2 ARV) Auslandstagegeld ( 3 + 4) Auslandsübernachtungsgeld ( 3 + 4) Beschaffung klimabedingter Kleidung ( 5 Abs. 2) Reinigungskosten ( 5 Abs. 3) soweit es die steuerlichen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen nicht übersteigt. Auslandstagegeld mit einer Abwesenheitszeit von genau 8 Stunden = er Arbeitslohn. Nur bei mehr als 8 Stunden. (Behandlung amtlicher Sachbezugswerte wie bei Inlandsreisen) Beruflich veranlasste Übernachtungskosten; wegen Unterkunftskosten mit nicht besonders ausgewiesenen Verpflegungskosten siehe BMF v (BStBl I S. 1279, Rz 106 ff) -- Kosten für die Verpflegung sind nicht in den Übernachtungskosten enthalten und besonders ausgewiesen bzw. Kürzungsbetrag für die Verpflegungspauschale wird aus Gesamtübernachtungpreis einbehalten Trennungsgeld beim auswärtigen Verbleiben ( 3, 4, 5 TGV) Zeitl. befristete Maßnahme bis zu 48 Monaten (keine erste Tätigkeitsstätte) Trennungsreisegeld ( 3 Abs. 1 TGV) sofern keine vorherige Auswärtstätigkeit an diesem Tätigkeitsort und Unterbrechung von weniger als 4 Wochen Trennungstagegeld ( 3 Abs. 3) sofern keine vorherige Auswärtstätigkeit an diesem Tätigkeitsort und Unterbrechung von weniger als 4 Wochen Trennungsübernachtungsgeld ( 3 Abs. 4) Auch geldwerte Vorteile aus unentgeltlicher/teilentgeltlicher Überlassung v. Wohnung/Unterkunft/Gemeinschaftsunterkunft Fahrkosten ( 3 Abs. 4 Satz 4) Zahlungen gem. 4 Abs. 3 und 8 Reisebeihilfen ( 5) Nach Ablauf von 3 Monaten Trennungstagegeld ( 3 Abs. 3) ggf. auch das Tagegeld des Trennungsreisegeldes nach 3 Abs. 1 TGV Trennungsübernachtungsgeld ( 3 Abs. 4) Auch geldwerte Vorteile aus unentgeltlicher/teilentgeltlicher Überlassung v. Wohnung/Unterkunft/Gemeinschaftsunterkunft Fahrkosten ( 3 Abs. 4 Satz 4) Seite 2

3 Zahlungen gem. 4 Abs. 3 und 8 Reisebeihilfen ( 5) Unbefristete Maßnahmen oder zeitl. Befristung von mehr als 48 Monaten (erste Tätigkeitsstätte) sowie Vorliegen einer doppelten Haushaltsführung Trennungsreisegeld ( 3 Abs. 1 TGV) außer bei unmittelbar vorangegangener Auswärtstätigkeit an diesem Tätigkeitsort Trennungstagegeld ( 3 Abs. 3) außer bei unmittelbar vorangegangener Auswärtstätigkeit an diesem Tätigkeitsort Trennungsübernachtungsgeld ( 3 Abs. 4) Auch geldwerte Vorteile aus unentgeltlicher/teilentgeltliche Überlassung v. Wohnung/Unterkunft/Gemeinschaftsunterkunft. Zahlungen gem. 4 Abs. 3 und 8 Die Leistungen dürfen jedoch eine Höhe von bis zu 1000 EUR / Monat nicht übersteigen. Fahrtkosten ( 3 Abs. 4 Satz 4) Beschränkung auf den Pauschbetrag i.h.v. 0,30 EUR für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen dem Ort der Zweitwohnung und dem Ort der ersten Tätigkeitsstätte Reisebeihilfen ( 5) Beschränkung auf den Pauschbetrag i.h.v. 0,30 EUR für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen dem Ort des eigenen Hausstandes und dem Ort der ersten Tätigkeitsstätte. Nach Ablauf von 3 Monaten Trennungstagegeld ( 3 Abs. 3) ggf. auch das Tagegeld des Trennungsreisegeldes nach 3 Abs. 1 TGV Trennungsübernachtungsgeld ( 3 Abs. 4) Auch geldwerte Vorteile aus unentgeltlicher/teilentgeltliche Überlassung v. Wohnung/Unterkunft/Gemeinschaftsunterkunft. Zahlungen gem. 4 Abs. 3 und 8 Die Leistungen dürfen jedoch eine Höhe von bis zu 1000 EUR / Monat nicht übersteigen. Fahrtkosten ( 3 Abs. 4 Satz 4) Beschränkung auf den Pauschbetrag i.h.v. 0,30 EUR für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen dem Ort der Zweitwohnung und dem Ort der ersten Tätigkeitsstätte Reisebeihilfen ( 5) Beschränkung auf den Pauschbetrag i.h.v. 0,30 EUR für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen dem Ort des eigenen Hausstandes und dem Ort der ersten Tätigkeitsstätte. Unbefristete Maßnahmen oder zeitl. Befristung von mehr als 48 Monaten (erste Tätigkeitsstätte) sowie kein Vorliegen einer doppelten Haushaltsführung Alle Zahlungen nach der TGV ab dem 1. Tag der Maßnahme Seite 3

4 Trennungsgeld bei täglicher Rückkehr ( 6 TGV) Zeitl. befristete Maßnahme bis zu 48 Monaten (keine erste Tätigkeitsstätte) Nach Ablauf von 3 Monaten bis auf den Verpflegungszuschuss ( 6 Abs. 2) = Unbefristete Maßnahmen oder zeitl. Befristung von mehr als 48 Monaten (erste Tätigkeitsstätte) ab dem 1. Tag der Maßnahme Lohnsteuerliche Behandlung von Mahlzeiten im Rahmen von RK- und TG- Vergütungen Übliche Mahlzeiten, die im Rahmen einer Dienstreise, Bildungsmaßnahme, Fahrtätigkeit oder im Rahmen einer aus dienstlichem Anlaß begründeten doppelten Haushaltsführung abgegeben werden: Diese Mahlzeiten sind dem Arbeitslohn zuzurechnen und insoweit mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung anzusetzen, also steuerlich zu berücksichtigen. Voraussetzung hierfür ist, daß die Abgabe der Mahlzeit vom Arbeitgeber veranlaßt wurde Erfordern Dienstreisen wegen ihres besonderen Charakters (z.b. Tagungen) eine besondere organisatorische Vorbereitung, so wird die Abgabe von Mahlzeiten durch Dritte auch dann als vom Arbeitgeber veranlaßt angesehen, wenn dieser die Organisation der Dienstreise einschließlich der Verpflegung bei einem Dritten in Auftrag gegeben hat. Als "üblich" gilt eine Mahlzeit bis zu einem Preis von 60 EUR (inkl. Getränk). Mahlzeiten mit einem Preis von mehr als 60 EUR sind als "Belohnungsessen" zu bewerten und steuerlich mit dem tatsächlichen Preis als Arbeitslohn anzusetzen. Sonderregelungenen zum Trennungsgeld Erste Tätigkeitsstätte gem. 9 Abs. 4 EstG Verrechnung von Einzelvergütungen: Seite 4

5 Tritt an die Stelle der regelmäßigen Arbeitsstätte und ist zentraler Vorprüfungspunkt! Der Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte, ggf. aber auch keine erste, sondern nur auswärtige Tätigkeitsstätte innehaben. Die Bestimmung erfolgt vorrangig anhand der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegung durch den Arbeitgeber. Von einer dauerhaften Zuordnung ist insb. auszugehen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstelle tätig werden soll. (vgl. BMF v , Anhang 25 III; Rz 2 ff, 20) Es ist zulässig, die en und die en Bestandteile der Einzelvergütungen zusammenzurechnen; in diesem Fall ist die Summe der Einzelvergütungen, soweit sie die Summe der zulässigen en Leistungen nicht übersteigt. (vgl. BMF v (BStBl I S. 1279), Rz. 121 (Anhang 25 III zu Anlage 1) Doppelte Haushaltsführung nach 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EstG Liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes seiner ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Hausstand unterhält und auch am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnt. Das Vorliegen eines eigenen Hausstandes setzt das Innehaben einer Wohnung sowie eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung voraus. (vgl. BMF v , Anhang 25 III, Rz 93 ff) Umzugskosten Beförderungsauslagen ( 6 BUKG) Reisekosten ( 7) Steuerliche Behandlung erfolgt nach den allgemeinen Vorschriften zum Reisekostenrecht. Reisekosten für die zur häuslichen Gemeinschaft zählenden Personen werden steuerlich den Reisekosten für den Berechtigten gleichgestellt. Seite 5

6 Mietentschädigung ( 8) Andere Auslagen ( 9) Pauschvergütung ( 10) Auslandsumzugskosten ( 14) grundsätzlich Ausnahme: Erstattete Maklergebühren für die Anschaffung von Wohneigentum sind! Steuerliche Behandlung erfolgt nach den allgemeinen Vorschriften zum Umzugskostenrecht. Bei der Zahlung von Auslandstrennunggeld s.u. Ausführungen zur ATGV Auslandsumzugskosten Zahlungen nach der AUV sind grundsätzlich Reisekosten ( 4 AUV) Ausstattungspauschale ( 19) Pauschale für klimagerechte Kleidung ( 21) Steuerliche Behandlung erfolgt nach den allgemeinen Vorschriften zur Auslandsreisekostenverordnung. Reisekosten für die zur häuslichen Gemeinschaft zählenden Personen werden steuerlich den Reisekosten für den Berechtigten gleichgestellt. Auslandstrennungsgeld beim auswärtigen Verbleiben ( 6, 7, 8, 10, 13 ATGV) Zeitl. befristete Maßnahme bis zu 48 Monaten (keine erste Tätigkeitsstätte) Auslandstrennungsgeld ( 6, 7, ATGV) Reisebeihilfen ( 13) sofern keine vorherige Auswärtstätigkeit an diesem Tätigkeitsort und Unterbrechung von weniger als 4 Wochen Nach Ablauf von 3 Monaten Auslandstrennungsgeld ( 6, 7 + 8) Reisebeihilfen ( 13) Seite 6

7 Unbefristete Maßnahmen oder zeitl. Befristung von mehr als 48 Monaten (erste Tätigkeitsstätte) sowie Vorliegen einer doppelten Haushaltsführung Auslandstrennungsgeld ( 6, 7, ATGV) Reisebeihilfen ( 13) außer bei unmittelbar vorangegangener Auswärtstätigkeit an diesem Tätigkeitsort Nach Ablauf von 3 Monaten Auslandstrennungsgeld ( 6, 7 + 8) Reisebeihilfen ( 13) Unbefristete Maßnahmen oder zeitl. Befristung von mehr als 48 Monaten (erste Tätigkeitsstätte) sowie kein Vorliegen einer doppelten Haushaltsführung Alle Zahlungen nach der ATGV ab dem 1. Tag der Maßnahme Auslandstrennungsgeld bei täglicher Rückkehr ( 11 ATGV) Zeitl. befristete Maßnahme bis zu 48 Monaten (keine erste Tätigkeitsstätte) Nach Ablauf von 3 Monaten bis auf den Verpflegungszuschuss ( 11 Abs. 1 Satz 2 ff. ATGV) Seite 7

8 Unbefristete Maßnahmen oder zeitl. Befristung von mehr als 48 Monaten (erste Tätigkeitsstätte) ab dem 1. Tag der Maßnahme! Sonderregelungenen zum Auslandstrennungsgeld Verrechnung von Einzelvergütungen: Es ist zulässig, die en und die en Bestandteile der Einzelvergütungen zusammenzurechnen; in diesem Fall ist die Summe der Einzelvergütungen, soweit sie die Summe der zulässigen en Leistungen (ohne Unterkunftskosten) nicht übersteigt. Alle Zahlungen nach der Richtlinie über die Zahlung einer Aufwandsentschädigung (AER) an Bundesbeamte in Fällen dienstlich veranlasster doppelter Haushaltsführung aus Anlass von Versetzungen und Abordnungen vom Inland in das Ausland, im Ausland und vom Ausland in das Inland sind. Seite 8