Der elektronische Rechtsverkehr in der

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1 Der elektronische Rechtsverkehr in der Praxis aus Sicht der Verwaltung 18. Forum zum öffentlichen Recht Schleswig, 20. Juni 2014 Hans-Jürgen Lucht, Geschäftsführer Einheitlicher Ansprechpartner Schleswig-Holstein (EA-SH) Hans-Jürgen Lucht (0431) Einheitlicher Ansprechpartner Schleswig-Holstein

2 Inhaltsverzeichnis Der elektronische Rechtsverkehr in der Praxis aus Sicht der Verwaltung Ausgangslage Beispiel Ordnungswidrigkeiten-Bereich Welche Baustellen sind erkennbar? Was ist aus kommunaler Sicht zu tun? Resümee Juni 2014

3 Ausgangslage Elektronischer Rechtsverkehr in schleswig-holsteinischen Kommunen Heute außer zaghaften Versuchen im OWI-Bereich gibt es keine rechtssichere digitale Aktenweitergabe im Rechtsverkehr Zukünftig nach dem Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vom ab 2018 Alle Behörden müssen einen sicheren digitaler Zugang für den Empfang von Dokumenten eröffnen (vorhalten) Der Versand einer Empfangsquittung muss möglich sein ab 2021 ausschließlich digitaler Versand von Akten an Staatsanwaltschaften und Gerichte Juni 2014

4 Ausgangslage Geltungsbereich Alle Bereiche der Verwaltung werden betroffen sein d.h. Verwaltungsbereiche mit normalen Akten (DIN A4-Dokumente und eventuell Fotos) aber auch z.b. umfangreiche Bauakten mit diversen Zeichnungen in übergroßen Formaten Juni 2014

5 Beispiel OWI-Verfahren Scan, Digitale Signatur Verwaltung elektronischer Bescheidversand per Post Staatsanwaltschaft OWI- Verfahren Druck, PDF, Paginierung, Signatur, XML- Signatur Manueller Versand der Daten Signierte Daten ablegen Sollstellungen Aktenversand per Post Rechtsverkehr Elektronischer Rechtsverkehr: unter 1% der Gesamtfälle im OWI-Verfahren Digitales Dokumentenarchiv Fachdaten HKR Zahlungseingang Juni 2014

6 Welche Baustellen sind erkennbar? Qualifizierte digitale Signatur aller Dokumente Wie ist eine Signatur abzubilden? Auf dem Dokument oder auf einer Extra-Seite Keine Formvorgabe Wie ist die digitale Akte zu führen? Wie und wo hat eine Signatur zu erfolgen? Versandformat Revisionssicheres Archivsystem, aber Paginierung aus dem Papierverfahren ist bei der Weitergabe zur Staatsanwaltschaft erforderlich Sichere Übermittlung über EGVP Bislang nur ca. 35 Verwaltungen in Rechtsabteilungen oder in Bußgeldstellen angesiedelt derzeit nicht automatisierbar organisatorisch bei Endanwendern angesiedelte Spezialarbeitsplätze (Signaturausstattung) Versand derzeit nur mit Container-Signatur Juni 2014

7 Was ist aus kommunaler Sicht zu tun? I 1. Rechtssicherheit in Bezug auf Aktenführung und zu übermittelnde Akten Anforderung, allen national und international Standards zu genügen ist nicht umsetzbar. Definition erforderlich! Unterschiedliche Formanforderungen Angreifbarkeit der digital erzeugten Akten 2. Erweiterung bestehender Verfahren um eine revisionsfähige Aktenführung Variante 1 Variante 2 Die Datenablage der Fachverfahren wird derart erweitert, dass jederzeit eine digitale Akte erzeugt werden kann Fachverfahren legen zusätzlich aktenrelevante Daten in einem revisionssicheren DMS-System ab Juni 2014

8 Was ist aus kommunaler Sicht zu tun? II 3. Organisation der Kommunikationsbeziehungen Qualifiziert elektronisch signiert oder auf einem sicheren Übermittlungsweg Sichere Übermittlungswege sind: Heute: - D - Behördenpostfach (EGVP) - sonstige nach VO des Bundes über das Landesnetz, Government-Gateway und ca. 35 EGVP-Zugänge incl. Signaturausstattung als sichere Übermittlung Zukünftig: OSCI-Transport über das Landesnetz ist derzeit fraglich (was sicher ist, legt der Bund fest) D und/oder EGVP sind flächendeckend erforderlich Aufbau zentraler, digitaler Poststellen zur Gewährleistung sicherer Prozesse in den einzelnen Verwaltungen (Revisionssicherheit der Ein- und Ausgänge) Reduktion von qualifizierten Signaturerfordernissen auf ein Minimum Juni 2014

9 Resümee Ganzheitlicher Ansatz die Sachbearbeitung unter Verwendung von Fachprogrammen ist heute bereits der Normalfall Aufbau revisionssicherer Akten durch digitale Archivsysteme, da auch bei digitaler Übermittlung die Inhalte derzeit einer Papierakte entsprechen müssen (PDF mit z.b. Signaturvermerken und Paginierung) Aufbau digitaler Poststellen, denn zukünftig werden Dokumente vom Sachbearbeiter aus seinem Fachverfahren heraus, unter Verwendung von standardisierten sicheren Kommunikationssystemen, weitergeleitet Die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs ist für Kommunalverwaltungen ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur vollständig digital arbeitenden Verwaltung Juni 2014

10 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Juni 2014