Einführung des Elektronischen Aktenplans und der Elektronischen Akte (Sachakte) in der DFG-Geschäftsstelle

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1 Einführung des Elektronischen Aktenplans und der Elektronischen Akte (Sachakte) in der DFG-Geschäftsstelle Projekt Collaboration-Teamarbeit, F. Zsack

2 Inhalt Die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) Das Projekt Collaboration-Teamarbeit Der elektronische Aktenplan Die elektronische Akte (Sachakte)

3 Wer ist die DFG? Deutschlands größte Forschungsförderorganisation Sie dient der Wissenschaft durch finanzielle Unterstützung von Forschung und durch Förderung wissenschaftlicher Zusammenarbeit unterstützt die Förderung und Ausbildung des wissenschaftlichen Nachwuchses berät Parlamente und Behörden in wissenschaftlichen Fragen pflegt Verbindungen der Forschung zur Wirtschaft und zur Wissenschaft im Ausland.

4 Wer ist die DFG? Die zentrale Selbstverwaltungseinrichtung der deutschen Wissenschaft Ihre Mitglieder sind: Deutsche Universitäten Außeruniversitäre Forschungseinrichtungen Akademien der Wissenschaft Wissenschaftliche Verbände.

5 Wer ist die DFG? Ein Verein des bürgerlichen Rechts Finanziert wird sie von Bund und Ländern. Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Geschäftsstelle am : 764.

6 Das Kerngeschäft der DFG Forschungsförderung / elektronische Antragsbearbeitung Seit 2005 technisch unterstützt durch ein Dokumentenmanagementsystem und Vorgangsbearbeitungssystem (ElektrA) Damit verbunden war die Einführung der Elektronischen Akte (Förderakte / Fallakte) und von Workflows (z.b. Mitzeichnung) in der Forschungsförderung Zahl der bewilligten Einzelmaßnahmen in 2008 :

7 Projekt Collaboration-Teamarbeit Das Projekt Collaboration-Teamarbeit plant die Einführung einer Anwendung, die elektronisches Dokumentenmanagement elektronisches -Management elektronische Bearbeitung mit Workflows außerhalb des Kerngeschäfts der elektronischen Antragsbearbeitung (ElektrA) unterstützt.

8 Ausgangssituation in der Geschäftsstelle Formen der Verwaltungsarbeit außerhalb von ElektrA: Arbeit mit Dokumenten in Papierform in Akten (z.b. Zeichnungsdokumente) elektronisch auf Laufwerken des DFG-Netzes Uneinheitliche Ordnerstrukturen und Zugriffsberechtigungen. Arbeit mit s Teilweise Ablage nur in Outlook, teilweise Ablage in beiden Systemen Überblick über die Geschäftsvorgänge teilweise nur lückenhaft.

9 Verbesserungen im Dokumentenmanagement außerhalb von ElektrA Einheitliche Ablage-Systematik von Dokumenten und s durch einen elektronischen Aktenplan und Metadaten-Strukturen Einfache Ablage von s aus Outlook zu einem Vorgang Intelligente Dokumentensuche mittels Metadaten Gemeinsame Dokumentenbearbeitung in flexiblen Teams (mit internen und externen Teilnehmern).

10 Entwicklung und Nutzung des Aktenplans Der DFG-Aktenplan wird in der Allgemeinen Registratur, Teilaktenpläne werden dezentral verwaltet. Durch die direkte Postzuleitung (ohne Registratur) hat die Nutzung des Aktenplans bei nicht antragsbezogenen Vorgängen stark abgenommen. Die Verwendung von MS Office hat dazu geführt, dass Dokumente zum größten Teil nur noch elektronisch abgelegt werden. Die Struktur der elektronischen Ordner richtet sich in der Regel nicht mehr nach der Struktur des Aktenplans. Der Aktenplan wird nur noch von Organisationseinheiten verwendet, die überwiegend mit Papierakten arbeiten.

11 Aktenplanneugestaltung Gesamtaktenplan für die Geschäftsstelle ausgerichtet an Themen und Aufgaben der Geschäftsstelle mit 3-4 Hierarchieebenen jede Hierarchieebene erhält statt bisher 1 nun 2 Ziffern mehr als 9 Themen je Aktenplangruppe dadurch Flexiblere Erweiterungsmöglichkeiten. Hierarchie- Aktenplannummer Bezeichnung Ebene Hauptgruppe 01 Zentrale Verwaltungsaufgaben Obergruppe Personal Untergruppe Personalentwicklung Betreffseinheit Fortbildung

12 Was ist eine elektronische Sach-Akte? Die elektronische Akte ist ein Container für Dokumente, s und Workflows, die sich mit einem gemeinsamen Thema befassen. Das Thema der Akte soll inhaltlich abgegrenzt sein. In einer Akte soll die Unterstruktur relativ flexibel gestaltbar sein, ähnlich wie man es bisher aus der Windows-Explorerumgebung gewohnt ist. Jede Akte kann durch Register und ggf. Unterregister gegliedert werden. Dokumente und Workflows werden in der Akte in Register abgelegt.

13 Welche Daten spezifizieren eine elektronische Akte? Bezeichnung der elektronischen Akte Beschreibung der Akte: Kurzbeschreibung insbesondere zur Abgrenzung zu anderen Akten Wichtige Themen und Entscheidungen in der Akte Aktentyp: Welcher Aktentyp liegt vor? z.b. Beschaffungsakte, Personalakte, Projektakte... Abhängig vom ausgewählten Aktentyp werden spezielle Register automatisch erzeugt Aufbewahrungsdauer der Akte im DMS Akten-Notizen auf dem elektronischen Aktendeckel.

14 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Referent: Friedhelm Zsack Projektleiter DFG Projekt Collaboration-Teamarbeit, F. Zsack

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Referent: Friedhelm Zsack Projektleiter DFG Projekt Collaboration-Teamarbeit, F. Zsack