Führungsaufgabe Records Management Die beste digitale Aktenlösung sorgt für Transparenz und Ordnung

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1 Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Stephan Kizina, SER Solutions Deutschland GmbH GotoWebinar Ihre Oberfläche Das sehen sie am rechten Bildschirm: Verkleinern der Oberfläche Wiederherstellen Fragen für die Fragerunde am Ende des Webinars 2 1

2 Dr. Ulrich Kampffmeyer Berater & Geschäftsführer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Hamburg Stephan Kiznia ECM Produktberater & Lösungsarchitekt SER Solutions Deutschland GmbH 3 Fakten zu SER 1984 gegründet >420 Mitarbeiter 15 Gesellschaften 21 eigene Standorte >50 Mio Umsatz 4 2

3 Agenda 1 Einführung: ad acta zu den Akten 2 Wichtige Metadaten auf dem Aktendeckblatt 3 Zentral definierte Strukturen 4 Typische Probleme und Anforderungen 5 Die Lösung: Elektronische Akten mit Doxis4 6 Beispiele 5 Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Ist Records Management internationaler Prägung, z.b. nach der ISO Records Management, mit den deutschen Begriffen Schriftgutverwaltung oder Aktenführung gleichzusetzen? Eine Akte ist nur ein Typ eines Record. Records können heute alles sein, wenn der Inhalt aufbewahrungswürdig oder aufbewahrungspflichtig ist. 6 3

4 Zuden Akten Akte von lat. acta, die Geschehnisse Seit dem späten Mittelalter wird Schriftgut in Akten organisiert, vornehmlich in der Verwaltung. Herausforderungen: Aktenlagerung, Archivierung Aktenrecherche, Zugriffsorganistion Aktenvernichtung, Entsorgung 7 Der Aktendeckel Beinhaltet die wichtigsten Erschließungselemente Enthält meist auch Hinweise über den Akteninhalt Trägt eine eindeutige Kennzeichnung Ist spezifisch für einen Aktentyp 8 4

5 Das Aktenregister Strukturierendes Element Gleiches Grundgerüst für alle Akten eines Typs Oft individuell erweitert 9 Typische Probleme unserer Kunden der Zugriff auf physische Akten durch die Fachbereiche ist abhängig von der Verfügbarkeit weniger Schlüsselpersonen (z.b. Archivar) bereits in digitalisierter Form vorhandene Dokumente, aber auch Papierdokumente, sind redundant an mehreren dezentralen Speicherorten abgelegt Änderungen an einer Akte können nicht zeitnah allen Beteiligten mitgeteilt werden 10 5

6 Typische Anforderungen unser Kunden Verfügbarkeit aktueller Informationen für alle Sachbearbeiter Beschleunigung der Dokumentenverfügbarkeit Zusammenführung bereits elektronisch vorhandener Dokumente einer Akte an einem zentralen Ablageort Revisionssichere Speicherung von Akten und Dokumenten Gewährleistung rechtlicher Anforderungen (z.b. Aufbewahrungsfristen) Erhöhung der Archivsicherheit durch Zugriffsregelungen (z.b. Akten-Ansicht-Bearbeitung) Reduktion von Betriebskosten Etc. 11 Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Die Verantwortung für das Records Management, generell die Informationsverwaltung, liegt nach KontrAG und GmbHGes bei Vorstand & Geschäftsführung. Wie kann man dem Anspruch Führungsaufgabe am Besten gerecht werden? Welche Rolle kann Technik bei der Unterstützung der Führungsaufgabe überhaupt spielen? 12 6

7 Typische Anforderungen unser Kunden Die Lösung: Elektronische Akten mit Doxis

8 Doxis4 flexible elektronische Akte folgt: Modellakte ist: flexibel erweiterbar hat: Aktendeckel mit eigenen und fremden Metadaten hat: leere, statische, dynamische Register und Apps hat: Aufbewahrungsfristen hat: innere Struktur (Registerbaum) speichert: Verweise auf Dokumente, Akten, Vorgänge, Dateien, URLs und andere Daten hat: Audit Trail/ Historie 15 Doxis4 Akten mit intelligenten Registerstrukturen Links auf Dokumente, Akten, Vorgänge und externe Links Suchregister: Zur Anbindung bestehender Dokumentstrukturen Dynamisches Zuordnen zu einer Akte ( Alle Rechnungen, Mahnungen und Lieferscheine zu Kundennummer der Akte ) Suchregister für Vorgänge 16 8

9 Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Eine eigenständige Oberfläche einer Aktenlösung sieht immer ganz gut aus. Aber gilt es nicht das Records Management über alle relevanten Informationen aus allen Anwendungen zu berücksichtigen? welche Rolle spielt die Integration der Akte ind ie Anwendungslandschaft? 17 Doxis4 Überblick Aktenplan Workflows 18 9

10 Beispiel: Projektakte 19 Beispiel: Vertragsakte 20 10

11 Beispiel: Personalakte 21 Beispiel: Dokumentationsakte 22 11

12 Beispiel: Allgemeine Schriftgut Organisation Eindeutiges Aktenzeichen wird automatisch vergeben Registerstruktur kann erweitert werden 23 Beispiel: Aktensuche/Aktenplansuche 24 12

13 Beispiel: Dokumentensuche Volltextsuche / TextMining Mehrfachauswahlfelder Datumauswahl Automatische Vorschlagslisten Schnellsuche 25 Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Transparenz ist eine wesentliche Aufgabe, eines der Prinzipien des Records Managements. Aber wieviel Transparenz wollen die Unternehmen? wie überschneidet sich die Transparenzforderung z.b. mit dem Schutz persönlicher Daten in Deutschland? 26 13

14 Fragerunde Und bei Fragen nach dem Webinar? Und bei Fragen zum Thema der #RMK2014? #RMK2014 Records Management Konferenz 25. November Frankfurt Informationsseite zu den SER-Beiträgen: Anmeldung zur Konferenz: SER Rabattcode: RMK201420SER 28 14

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 29 15

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