Informationsmanagement Allgemeine Schriftgutverwaltung neu definiert. auf dem Weg zum papierlosen Büro 2013 SER

Transkript

1 Informationsmanagement Allgemeine Schriftgutverwaltung neu definiert auf dem Weg zum papierlosen Büro 2013 SER

2 Allgemeine Schriftgutverwaltung neu definiert Sven Behrendt Geschäftsführer SER egovernment

3 Allgemeine Schriftgutverwaltung neu definiert SER Group Allgemeine Schriftgutverwaltung Digitale Schriftgut Organisation Die digitale Schriftgut Organisation der SER

4 Fakten zu SER Group 1984 gegründet > 500 Mitarbeiter 15 Gesellschaften an 21 eigenen Standorten >50 Mio Umsatz

5 Langfristige Partnerschaft mit Kunden Erfahrung aus rund 30 Jahren und tausenden Projekten

6 Mehr als Software Alles aus einer Hand BERATUNG KONZEPTION IMPLEMENTIERUNG WARTUNG

7 Qualität und Kompetenz Made in Germany Größtes ECM-Software- Entwicklungsteam in Europa Qualität deutscher Software-Ingenieure

8 Gewachsene Kundennähe Bonn Berlin Dresden Düsseldorf Frankfurt am Main Hamburg München Münster Neustadt/ Wied Stuttgart

9 Ausgewogene Branchenkompetenz Know-how-Transfer als Zugewinn

10 Ausgewählte Referenzen (Münster) Bundes- & Stadtarchive Stadtarchiv Köln Stadtarchiv Stuttgart Bundesarchiv Koblenz Geheimarchiv (Bundesarchiv Koblenz) Landkreise, Städte, Gemeinden Kommunaler Schadensausgleich Profitieren Sie von unserer ECM- Kompetenz in der öffentlichen Verwaltung

11 BESSER für Ihr Business Industrie Handel Dienstleistungen

12 Doxis4 Die Produktsuite

13 Doxis4 Die Produktsuite DOXiS4 ist die Basis aller SER-Lösungen und branchenübergreifend im Einsatz. Namesgebung in Branchen teilweise Alternativ (PRODEA, IQURE, LENUS)

14 Allgemeine Schriftgutverwaltung neu definiert SER Group Allgemeine Schriftgutverwaltung Digitale Schriftgut Organisation Die digitale Schriftgut Organisation der SER

15 Allgemeine Schriftgutverwaltung ISO umschreibt und normiert die Grundsätze und Verfahren einer systematischen Aktenführung. Leitfaden für die Verwaltung von Unterlagen Öffentliche Organisationen Private Organisationen Definiert Zuständigkeiten für Tätigkeiten Weisungsbefugnisse Orientierungsrahmen für effektive Organisationsprozesse verhindert Verlust Verfälschung

16 Allgemeine Schriftgutverwaltung Allgemeine Schriftgutverwaltung wird in vielen Unternehmen vernachlässigt Großteil der Ablage erfolgt im Büroalltag in Papierform Gründe? Haben wir immer so gemacht. Geht das auch anders? Mangel an passenden Lösungen oder große Projekte

17 Allgemeine Schriftgutverwaltung DIN EN ISO 9001:2000 macht deutlich, dass zur Beherrschung von Prozessen auch ein durchdachtes Dokumentenmanagement gehört DIN ISO zeigt auf, dass Schriftgutverwaltung eine Führungsaufgabe ist Grundsätze, Regeln, Zielvorgaben sind Kernverantwortung des Managements das Thema Digitale Schriftgut Organisation ist ein Compliance Thema

18 Allgemeine Schriftgutverwaltung

19 Digitale Allgemeine Schriftgut Schriftgutverwaltung Organisation Aktenplan Workflows

20 Allgemeine Schriftgutverwaltung neu definiert SER Group Allgemeine Schriftgutverwaltung Digitale Schriftgut Organisation Die digitale Schriftgut Organisation der SER

21 Digitale Schriftgut Organisation Doxis4 DSO intelligente Registerstrukturen Links auf Dokumente, Akten, Vorgänge und externe Links Suchregister: Zur Anbindung bestehender Dokumentstrukturen dynamisches Zuordnen zu einer Akte ( Alle Rechnungen, Mahnungen und Lieferscheine zu Kundennummer der Akte ) Suchregister für Vorgänge

22 Digitale Schriftgut Organisation Doxis4 DSO flexible elektronische Akte folgt: Modellakte ist: flexibel erweiterbar hat: Aktendeckel mit eigenen und fremden Metadaten hat: leere, statische, dynamische Register und Apps hat: Aufbewahrungsfristen hat: innere Struktur (Registerbaum) speichert: Verweise auf Dokumente, Akten, Vorgänge, Dateien, URLs und andere Daten hat: Audit Trail / Historie

23 Digitale Schriftgut Organisation Doxis4 DSO Neue Akte anlegen oder vorhandene Akte bearbeiten eindeutiges Aktenzeichen wird automatisch vergeben Registerstruktur kann erweitert werden

24 Digitale Schriftgut Organisation Doxis4 DSO Neue Akte anlegen oder vorhandene Akte bearbeiten

25 Digitale Schriftgut Organisation Doxis4 DSO Neue Akte anlegen oder vorhandene Akte bearbeiten

26 Digitale Schriftgut Organisation Doxis4 DSO Aktensuche / Aktenplansuche

27 Digitale Schriftgut Organisation Doxis4 DSO Dokumentsuche Volltextsuche / TextMining Mehrfachauswahlfelder Datumauswahl Automatische Vorschlagslisten Schnellsuche

28 Digitale Schriftgut Organisation Doxis4 DSO Trefferlisten

29 Digitale Schriftgut Organisation Doxis4 DSO Dokumente bearbeiten

30 Digitale Schriftgut Organisation Doxis4 DSO Dokumentenbereitstellung mit Paginierung

31 Digitale Schriftgut Organisation Wiedervorlage, Prozesssteuerung, Posteingangsworkflow Posteingangs -workflow steuerung Wiedervorlage Prozess-

32 Digitale Schriftgut Organisation Doxis4 DSO Wiedervorlage Über den Agent Service wäre es optional möglich, den Benutzer automatisiert via an Wiedervorlagen zu erinnern.

33 Digitale Schriftgut Organisation Doxis4 DSO Prozess-Steuerung

34 Digitale Schriftgut Organisation Doxis4 DSO Prozess-Steuerung

35 Digitale Schriftgut Organisation Doxis4 DSO Posteingangsprozess

36 Digitale Schriftgut Organisation Vorteile Doxis4 DSO Kombiniert Vorteile der strukturierten Ablage gemäß Aktenplan Vorteile der klassischen elektronischen Akte Vorteile der elektronischen Dokumente Einordnung fällt leicht Dokumente sicher und schnell finden Vertretungen können sich via Aktenplan besser orientieren ungewollte redundante Ablage wird vermieden

37 Digitale Schriftgut Organisation Vorteile Doxis4 DSO hohe Flexibilität einfache Bedienung Anpassbarkeit durch den Anwender Wiedervorlage-Funktion unabhängig von speziellen Anwendungsfällen, wie Qualitäts-, Personal- oder Vertragsmanagement einfache Implementierung Mit unserem Lösungspaket schaffen wir Transparenz, Effizienz, Rechtssicherheit und Anwenderakzeptanz!

38 Weitere Lösungspakete

39 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!