Cebit Papier adé die elektronische Akte beim LVR Thomas Coenen Leiter Kundenmanagement

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1 Cebit Papier adé die elektronische Akte beim LVR Thomas Coenen Leiter Kundenmanagement

2 Agenda 1. Unsere Zahlen und Fakten 2. Komponenten des elektronischen Archivs 3. Unsere Lösungen 4. Ausblick Seite 2

3 Der Landschaftsverband Rheinland» Verband der 14 kreisfreien Städte und 13 Kreise im Rheinland» Dienstleistungen für 9,6 Millionen Menschen im Rheinland» Mehr als 70 Standorte mit Beschäftigten» LVR-Etat 2007: 2,59 Mrd. Seite 3

4 Der Landschaftsverband Rheinland» Aufgaben» kommunale Aufgaben über die Grenzen der der Gemeinden, Städte und Kreise hinweg» Schwerpunkte: Soziales, Gesundheit, Jugend, Schule, Kultur und Umwelt» Motto: Qualität für Menschen Seite 4

5 LVR InfoKom Umsatz Mio Personalentwicklung» Gründung 1962» seit 1996 LVR InfoKom» seit 2005 Eigenbetrieb» 100% Tochter des LVR» IT-Systemhaus » von Beratung bis zum Betrieb» 2 Rechenzentren» ca. 250 Mitarbeiter Seite 5

6 Agenda 1. Unsere Zahlen und Fakten 2. Komponenten des elektronischen Archivs 3. Unsere Lösungen 4. Ausblick Seite 6

7 Digitales Archiv» die Dokumente sind sofort für jeden verfügbar» keine Transportwege» kein Datenverlust» Sparen von Lagerräumen» Reduzieren manueller Tätigkeiten» erweiterte Recherche- Möglichkeiten» Langzeitaufbewahrung Seite 7

8 Digitales Archiv als Technik» Sparen von Speicherplatz auf Festplatten / NAS-Systemen» Archivierung von TIF- Dateien auf UDOs (Ultra Density Optical), Aufbewahrung: 50 Jahre, aktuelle Kapazität: 30 GB» Metadaten (Indexdaten) oder eindeutige IDs ermöglichen einfacheres Suchen der Dokumente JukeBox SER Seite 8

9 Ablauf Archivierung Papier- Dokumente Scanner dig. Dokumente/ Daten Cold» das Archiv kann mit Papierdaten durch einen Scanner oder mit vorhandenen digitalen Daten durch COLD gefüllt werden API / Link / medicare Capture- Server Ita- Server UDO SAP Office evita» SAP kann über Archivelink Daten ins Archiv ablegen und aus dem Archiv anzeigen» Ablage auch aus Office und evita möglich Seite 9

10 Scanner» bereits 5 Hochleitungsscanner im LVR» Scannt mehrere Seiten als Stapel mit 75 Seiten/ Min.» scannt auch in A3» im LVR wird spätes (nach der Sachbearbeitung) und frühes (direkt beim Posteingang) Scannen angewandt Seite 10

11 Scanner : Programm Doxis Capture Ansicht der Stapel Barcode- Aufkleber 1. Seite Dokument Seite 11

12 evita» ist die Client- Software zum Suchen und Archivieren von Dokumenten, sowie Öffnen von Arbeitsaufträgen (Workflows)» Suchmasken werden individuell für Projekte von Infokom angelegt» Skripten von Speziallösungen (z.b. SAP / Datenbankabfragen möglich) Suchmaske: Dezernat für Soziales» umfassendes Berechtigungssystem Seite 12

13 Maskenauswahl Suchmaske Trefferliste Dokumentvorschau Seite 13

14 evita-aktenansicht Register Aktendeckel Seite 14

15 Dokument in Bearbeitung Notiz Stempel Schwärzung Haft- Notiz Seite 15

16 Rechner-Architektur (Produktion) SAP AREV-Server ECM-ZV05 zeitgesteuerte Archivierung Datenbanken Fachverfahren Scann- Client Capture- Server ECM-ZV04 Digitale Daten ITA-Server ECM-ZV02 COLD von DVD / über webshare Suche über Metadaten evita- Client Seite 16

17 Agenda 1. Unsere Zahlen und Fakten 2. Komponenten des elektronischen Archivs 3. Unsere Lösungen 4. Ausblick Seite 17

18 Unsere Lösungen» Prozesse automatisieren» Bewilligungsprozesse» Anfragebearbeitung» Dokumenten-» erstellung» ablage» zugriff Der Workflow ist das technische Potential für die organisatorische Verbesserung und Beschleunigung von Prozessen innerhalb einer Organisation. Seite 18

19 Unsere Lösungen» Basis steht zur Verfügung» ECM ist kein Selbstzweck und kein Fertigprodukt» Prozessmodellierung als Grundlage erforderlich» Kosten-/Nutzenanalyse» Akzeptanzmanagement» Anbindung von Anwendungen» Aufruf aus der Fachanwendung heraus» Altdatenmigration» Umgang mit langen Aufbewahrungsfristen Seite 19

20 Dezernat Soziales» größtes Projekt im ECM-Bereich» derzeit Akten (20 Mio. Seiten)» ca. 600 User» Dokumente im täglichen Posteingang» Anbindung an das Fachverfahren und SAP» Produktivsetzung Juli 2007, damit ist der LVR der erste überregionale Sozialhilfeträger mit digitaler Akte Seite 20

21 Rheinische Versorgungskasse» ca Akten mit bis zu Seiten» Telearbeit wird über Citrix unterstützt» Projekt Familienkasse mit SAP Schnittstelle Seite 21

22 Dezernat Jugend» Archivierung der Akten zu Kindertagesstätte» Anbindung an die Fachanwendung ca Akten mit durchschnittlich 200 Seiten» Reduzierung der sehr aufwändigen Aktenverwaltung in der Registratur» Bessere Auskunftsfähigkeit» Kürzere Bearbeitungszeiten Seite 22

23 Kulturdezernat» Bilddaten aus allen Bereichen des Kulturdezernates werden archiviert» große Datenmengen (ca. 10 TeraByte)» LVR-übergreifendes Kulturarchiv» Metadaten aus den entsprechenden Fachdatenbanken (Faust, Paradox ) Seite 23

24 Finanzdezernat» Vollautomatisierte Bearbeitung von Rechnungen mit Bestellbezug (SAP MM)» Automatische Weitergabe an und Archivierung aus SAP» Workflow zur Rechnungsfreigabe» Scannen und OCR-Erkennen von Rechnungen» manuelle Korrektur & Lernen von Schematas möglich» transparente Rechnungsprüfung» transparenter Finanzbedarf» Nutzung Skonto durch beschleunigte Bearbeitung der Rechnungen Software für Menschen Seite 24

25 Finanzdezernat Papier Scanner Bild- Optimierung Automatisierter Rechnungseingang Klassifikation (zuordnen) SAP Rechnungseingangsbuch Facsimile Fax-Server OCR / ICR Extraktion (auslesen) Rechnungsprüfungs- Workflow , E-Doc Mail-Server Format- Konverter Filter Validierung Externe Genehmiger Lesung Verarbeitung Seite 25

26 aktueller Status» ca. 700 produktive User von evita» zur Zeit werden Seiten/ Tag im LVR gescannt» dazu werden über Akten pro Woche über COLD archiviert Stand : Seite 26

27 Agenda 1. Unsere Zahlen und Fakten 2. Komponenten des elektronischen Archivs 3. Unsere Lösungen 4. Ausblick Seite 27

28 geplante Projekte für 2008» digitale Patientenakte in den Rheinischen Kliniken» ein Bildarchiv für das Kulturdezernat inkl. Schnittstelle für alle Bereiche & Anwendungen» Office Anbindung in den Dezernaten für Jugend und Soziales Seite 28

29 Software für Menschen Vision: Das papierlose Büro» zentraler digitaler Posteingang und zentrales Scannen für alle Dezernate oder Nutzung von epost» digitaler Postausgang» Workflow-Anbindungen» professionelle Archiv-Anbindung an Outlook» Digitale Signatur Seite 29

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