Dokumenten-Management-System (DMS) EBA - Elektronische Bauakte

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1 Dokumenten-Management-System (DMS) EBA - Elektronische Bauakte

2 Bielefeld - eine Stadt mit Profil Daten und Fakten unserer Stadt Universitätsstadt in Ostwestfalen-Lippe Mit knapp Einwohnern und einer Fläche von 258 qkm gehört Bielefeld zu den 20 größten Städten Deutschlands. Die mittelständisch geprägte Wirtschaftsstruktur in OWL beschäftigt ca Arbeitnehmer/-innen in Bielefeld und hält in unserer Stadt ca Ausbildungsplätze vor. Wichtiger Standort für industrielle Produktion, z. B.: Maschinenbau, Textil, Nahrungsmittel, Pharmazie

3 Die Stadtwerke Bielefeld ist ein verlässlicher Partner Unser Unternehmensleitbild Wir sind der kompetente Partner rund um Strom, Wasser, Wärme, Mobilität und Kommunikation in Bielefeld und darüber hinaus. Unsere Kunden können sich auf uns verlassen.

4 Starke Mitarbeiter/-innen für ein starkes Unternehmen Anzahl der MitarbeiterInnen Konzern Gesamt SWB SWB Netz mobiel BBF BITel Auszubildende Stand: 12/13

5 Unsere Unternehmensgruppe steht auf einer soliden Basis Konzerndaten und Fakten 2013 Stand: 2/14 Gesellschafter: Stadt Bielefeld/BBVG Eigenkapital HR* Stammkapital Bilanzgewinn HR* Bilanzsumme HR* Nettoumsatz HR* Konzessionsabgabe HR* 100 % 304,0 Mio 89,5 Mio 23,3 Mio 888,3 Mio 700,7 Mio 21,6 Mio * Hochrechnung

6 Markt und Kunde stehen bei uns im Fokus Absatz und Umsatzerlöse des Konzerns Stadtwerke Bielefeld 2013 Elektrizität Erdgas Propan Wasser Fernwärme ÖPNV Bäder Telekommunikation Sonstige Absatz Mio kwh Mio kwh t 17,0 Mio m³ 926 Mio kwh 57,2 Mio Kd. 1,3 Mio Kd Kd. Anschl. Umsatzerlöse 395,7,0 Mio 154,5 Mio 34,6 Mio 54,8 Mio 51,0 Mio 5,3 Mio 16,4 Mio 7,8 Mio Der Absatz- und Umsatzzahlen sind unkonsolidiert Stand: 2/14

7 wo ist die Akte??? 10:22 10:27 10:29 Die Akte 08/16 müsste noch bei euch liegen??? Nicht das ich wüsste!! Eventuell beim Kollegen Meier zu finden??? Könnte sein, aber der ist im Urlaub!!?? Könntest du beim Meier vielleicht mal??? Nachsehen?? Ich?? - Keine Zeit!! Aber du kennst doch seine Ablage!!! Eben!!! Wie komme ich schnell an die Akte??? Indem du so früh wie möglich anfängst zu suchen... Folie 7

8 .. ODER.. Dokumenten-Management mit System Die Elektronische Bauakte Folie 8

9 Elektronische Bauakte - Warum? Bisher keine einheitliche Handhabung der Dokumentenablage in den beteiligten Fachbereichen Bisher keine Übersicht über den Gesamtprozess Wo ist das Dokument Wo ist die Akte??? Sammlung aller Prozessrelevanten Dokumente Gleichzeitiger Zugriff für alle am Prozess Beteiligten Bearbeiten, Ausdrucken und Verschicken von Dokumenten Terminüberwachung / Wiedervorlage für Dokumente u. Akten Einbinden von grundlegenden Daten Schnittstelle zu anderen Systemen (SAP / FelixX) Folie 9

10 Von der Idee zur Akte Anforderung der Prozessoptimierung Sammlung von Informationen / Referenzbesuche Anfrage an IT, ob elektronische Akte eine Lösung sein könnte Projektstart Erstellung eines Prototyps der Akte - Demo Entwicklung des Prototyps im Laufe des Projektablaufs Übernahme des Prototyps Teilaufgaben durch SER gelöst (u.a. Feinschliff der Akte) Produktivsetzung Folie 10

11 Ablauf eine Baumaßnahme Störungsmeldung (z.b. Defekt an einem Hausanschluss) Anlage Auftrag im SAP (für SWB-Monteur) Prüfung Monteur - Reparatur notwendig? Planung der Maßnahme - Fremdfirma wird beauftragt Anlage Bauprojekt im SAP (incl. AuftragsNr) Mit der Anlage wird die elektronische Akte erstellt Ausführung der Baumaßnahme Sammlung der abrechnungsrelevanten Daten (FelixX) kontinuierliche Dok-Archivierung (Fremdfirmen/Fachbereiche) Abrechnung Folie 11

12 Welche Systemkomponeneten sind beteiligt? DOXiS4 Elektronische Bauakte SAP/PM FelixX Folie 12

13 Welche Zugriffsmöglichkeiten gibt es? DOXiS4 SAP/PM Bau-ProjektNr Elektronische Bauakte Recherche Bau-ProjektNr AuftragsNr FelixX-Nr FelixX FelixX-Nr Folie 13

14 Wie kommen die Daten ins System? SAP/PM Bei Anlage der Bau- ProjektNr incl. AuftragsNr (automatisch) DOXiS4 Elektronische Bauakte Manuelle Eingabe FelixX Bei Anlage der FelixX-Nr - Eintrag in der el. Bauakte (automatisch) FelixX Abrechnung Folie 14

15 Wie kommen die Dokumente ins System? SAP/PM DOXiS4 Elektronische Bauakte Manuelle Erfassung (Scan) FelixX Beim Speichern von Dokumenten (autom.) SER-Gateway Folie 15

16 Aktendeckblatt Automatisierter Datenimport aus SAP + Absprung zum SAP Dateneingabe + Erstellung Formular zum Word-Dok Status setzen zur Trefferliste Status setzen + Speicherung als Indexwert Ende Folie 16

17 Vertragsmanagement Wichtige Verträge Zugriffsberechtigung (einfach) einrichten Private Sub Dlg_OnInit() RolleAktenanlage.Data = Application.System.User.Role Folie 17

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Folie 18

19 Archivierung von FelixX-Dokumenten Archivierung und Zuordnung in der Bauakte Recherche FelixX und DOXiS4 FelixX Client Dokument einbinden DOXiS4 Archiv-Medium DOXiS4 Bauakte Register FelixX Server Verzeichnis DOXiS4 Gateway.... DO-Link_1 DO-Link_2 DO-Link_3 FE-Link_1 FE-Link_2 Original_3 FE-Link_3 Original_1 Original_2 Original_3 zurück Folie 19

20 Manuelle Dokumentenerfassung (Scan) Deskriptorwerte Gescannter Beleg zurück Folie 20

21 Manuelle Eingabe von Daten Aktuelle Werte aus dem SAP Manuelle Eingabe von Werten zurück Folie 21

22 aus der Akte (incl. Anhang) zurück Folie 22

23 Wiedervorlage aus der Akte (incl. Anhang) zurück Folie 23

24 Aktenrecherche - Trefferliste zurück Folie 24

25 Durchlauf mit Barcode zurück Folie 25

26 SAP Bauprojekt (PM-ZBAUNG) Speicherung + Elektronische Bauakte erstellen (Aufruf Funktionsbaustein Para1) DOXiS4 Elektronische Bauakte Globales Script Application_OnBasic Command Elektronische Bauakte aufrufen (Aufruf Funktionsbaustein Para2) zurück Folie 26

27 Status setzen (Indexwert) zurück Folie 27