Vorstandsberichte effizient, effektiv und revisionssicher erstellen

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1 Vorstandsberichte effizient, effektiv und revisionssicher erstellen mithilfe von univine HQRep und Microsoft Sharepoint 2007 anhand von Anwendungsbeispielen aus dem Risikocontrolling der Dresdner Bank (gemäß offiziell genehmigter Customer Case Study aus 01/2009) Finance Forum Germany 2009 Seite 1

2 Was ist wirklich neu daran? Finance Forum Germany 2009 Seite 2

3 Agenda Vorstandsberichte effektiv erstellen Vorstandsberichte effizient erstellen Vorstandsberichte revisionssicher erstellen Fachliche Vorteile der Microsoft-Integration Finance Forum Germany 2009 Seite 3

4 1 VB effektiv erstellen Definition: Vorstandsberichte sind dann effektiv, wenn sie die Ziele, die der Vorstand damit erreichen will optimal erfüllen bzw. unterstützen. Dazu gehören in der Praxis z.b. die folgenden: Übersichtlichkeit klare, eindeutige Gliederung Vollständigkeit - integriert und aussagekräftig Sachlichkeit Trennung Fakten und Interpretation Transparenz über mehrere Ebenen Verfügbarkeit schnell und aktuell Strategie-Unterstützung Entscheidungsgrundlage Einsatzqualität bei internen Besprechungen Harmonisierung von internem und externem Meldewesen Einheitlich definierte Kennzahlen u.a.m. Finance Forum Germany 2009 Seite 4

5 2 VB effizient erstellen Definition: Vorstandsberichte sind dann effizient erstellt, wenn sie mit möglichst geringem Mitteleinsatz gebaut wurden. Dies betrifft v.a. folgende Vorgänge: 1. Datenrekrutierung 2. Datenvalidierung 3. Datenaggregierung 4. KPI-Berechnung 5. KPI-Visualisierung 6. KPI-Konstellation 7. Kommentierung 8. Einbau manueller Analysen (Zulieferungen) 9. Redaktionelle Berichtsbearbeitung (Validierung Freigabe Publizierung) 10. Berichts-Archivierung (revisionssicher mit digitaler Signatur) Finance Forum Germany 2009 Seite 5

6 3 VB revisionssicher erstellen (1/2) Definition: Vorstandsberichte gelten als revisionssicher erstellt, wenn deren individuelle Erstellung und Einsatz beim Anwender, die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Verfahrens, die Qualität der Informationen und Prozesse, der sichere Betrieb (inkl. Archivierung), der Nachweis in einer Verfahrensdokumentation sowie die Auffindbarkeit, Gegenüberstellung und Prüfbarkeit aller relevanten Bearbeitungsschritte im Rahmen gesetzlicher Vorschriften bzw. Compliance gegeben sind. Dazu sind Anforderungen im Rahmen der folgenden Richtlinien zu beachten: Steuer- und Handelsrecht: HGB, AktG, BDSG, SigG u.a. Verwaltungsanweisungen: GoBS u.a. Regulatorische Anforderungen: IFRS, BilMoG, Basel II / MaRisk, GroMiKV u.a. Verbands- und Institutsrichtlinien: VOI, IDW.a. Interne Konzern- bzw. Unternehmensrichtlinien. = Basis für Revisionssicherheit im Rahmen der Compliance Finance Forum Germany 2009 Seite 6

7 3 VB revisionssicher erstellen (2/2) Im folgenden einige praktische Auswirkungen für Vorstandsberichte. Auf den Folgefolien sehen Sie praktische Einzelbeispiele dazu: Vollständigkeit: Verhinderung Austausch durch eindeutige Seitenzahlen Eindeutigkeit (v.a. für externe Berichte): Barcodes für jede Seite Nachweis der Zustimmung durch Vorstände (Handzeichen, genehmigtes Protokoll o.ä.) Archivierung inkl. verknüpfter bzw. zusätzlicher Dokumente (Archiveintrag für kompletten Vorgang) Digitale Signatur von Dokumenten (PDF+PPT Archiv) Verknüpfung von Archiv zu Reportredaktion (z.b. für Revision) Auditier-Sicherheit: Dokumentenbearbeitung durch geregelten Workflow mit Redaktionsschluss, Audit-Logfiles im Portal Publizierung (z.b. im Rahmen eines Management Cockpits) Finance Forum Germany 2009 Seite 7

8 3 VB revisionssicher erstellen (Bsp.) Vollständigkeit: Verhinderung Austausch durch eindeutige Seitenzahlen Eindeutigkeit (v.a. für externe Berichte): Barcodes für jede Seite Finance Forum Germany 2009 Seite 8

9 3 VB revisionssicher erstellen (Bsp.) Nachweis der Zustimmung durch Vorstände (Handzeichen, genehmigtes Protokoll o.ä.) Finance Forum Germany 2009 Seite 9

10 3 VB revisionssicher erstellen (Bsp.) Archivierung inkl. verknüpfter bzw. zusätzlicher Dokumente (Archiveintrag für kompletten Vorgang) Digitale Signatur von Dokumenten (PDF+PPT Archiv) Finance Forum Germany 2009 Seite 10

11 3 VB revisionssicher erstellen (Bsp.) Auditier-Sicherheit: Dokumentenbearbeitung durch geregelten Workflow mit Redaktionsschluss, Audit-Logfiles im Portal Finance Forum Germany 2009 Seite 11

12 4 Fachliche Vorteile MS-Integration Was bietet Ihnen die Integration zwischen Microsoft-Produkten und HQRep out-of-the-box? Aufruf von HQRep aus dem Webportal von Microsoft Sharepoint 2007 Publizierung ihrer Vorstandsberichte aus Office 2007 nach geregeltem Prozess in das Webportal von Microsoft Sharepoint 2007 mit geregeltem Zugriff Redaktionelle Bearbeitung von Vorstandsberichten in Microsoft Sharepoint (sog. slide library ) durch ein Team, d.h. jeder Mitarbeiter kann zeitgleich an einer (unterschiedlichen) Seite in einer Powerpoint- Datei arbeiten! Verlinkung aus Vorstandsberichten in Powerpoint zu Microsoft-Reports bzw. analysen in Reporting Services (ab SQL-Server 2005) bzw. ProClarity damit können Sie aggregierte Zahlen in Powerpoint durch Detailanalysen erklären! Erweiterung der grafischen Analysefunktionen von Office 2007 um 50 % durch den Einsatz von MS Charts (z.t. in Reporting Services 2008) Finance Forum Germany 2009 Seite 12

13 4 Fachliche Vorteile MS-Integration Aufruf von HQRep aus dem Webportal von Microsoft Sharepoint 2007 Publizierung ihrer Vorstandsberichte aus Office 2007 nach geregeltem Prozess in das Webportal von Microsoft Sharepoint 2007 mit geregeltem Zugriff Finance Forum Germany 2009 Seite 13

14 4 Fachliche Vorteile MS-Integration Redaktionelle Bearbeitung von Vorstandsberichten in Microsoft Sharepoint (sog. slide library ) durch ein Team, d.h. jeder Mitarbeiter kann zeitgleich an einer (unterschiedlichen) Seite in einer Powerpoint- Datei arbeiten! Finance Forum Germany 2009 Seite 14

15 4 Fachliche Vorteile MS-Integration Verlinkung aus Vorstandsberichten in Powerpoint zu Microsoft-Reports bzw. analysen in Reporting Services (ab SQL-Server 2005) bzw. ProClarity damit können Sie aggregierte Zahlen in Powerpoint durch Detailanalysen erklären! (mit dynamischer Parameter-Übergabe) Aussage des Detailberichts: Die -54 Mio. Euro CRP setzen sich in den Quartalen 2003 zusammen aus den links genannten Kreditnehmern. Finance Forum Germany 2009 Seite 15

16 4 Fachliche Vorteile MS-Integration HQRep erweitert die grafischen Analysefunktionen von Office 2007 um 50 % durch den Einsatz von MS Charts (z.t. in Reporting Services 2005 und 2008 enthalten, mit einiger Wahrscheinlichkeit auch in Office 2010) Umfang Charts in HQRep Beispielanalyse aus HQRep: Umfang Charts in Office 2007 Finance Forum Germany 2009 Seite 16