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1 Ob gallestro das richtige Tool für Ihr Unternehmen ist, können wir ohne weitere rmationen nicht beurteilen und lassen hier die Frage offen. In dieser rmationsreihe möchten wir Ihre Entscheidungsfindung unterstützen, indem wir gallestro erläutern und den Weg zur angemessenen Toolentscheidung skizzieren: Teil I Einordnung und Überblick Teil II Modellierung und Publizierung Teil III Prozesssteuerung und Systemintegration Teil IV Monitoring und Analyse Teil V Einsatz und Beratung Haben Sie vorab rmationsbedarf wenden Sie sich bitte direkt an uns: WMT GmbH Meinwerkstr. 7-9 D Paderborn Tel Web 1 von 8

2 Prozesssteuerung und Systemintegration - operative Effizienz Der Workflow ist die konsequente Fortführung der Wissenskomponente (Prozessmodellierung). Eine gallestro Spezialität, bei der aus grafischen Prozessmodellen mit minimalem Aufwand ausführbare Webanwendungen werden. So müssen Ihre Prozesse nicht langwierig von IT-Spezialisten in Computer-Programme übersetzt werden. Machen Sie es einfach selbst und sehen Sie, wie schnell und sicher die Workflow-Anwendungen Ihre Arbeit unterstützen. Auf den folgenden n werden die Hauptschritte des Verfahrens von der Entwicklung mit Definition und Konfiguration, Test in einer anwendungskompatiblen Umgebung und die Anwendung selber erläutert. 2 von 8

3 Entwicklungsebene Entwicklung heißt in gallestro definieren und konfigurieren fachlicher Anforderungen, die Integration von Schnittstellen sowie Test und Freigabe für die Anwendung. rmationsbedarf eines Workflows definieren Der rmationsbedarf eines Workflows in gallestro wird durch Geschäftsobjekte beschrieben. Ein solches Geschäftsobjekt, wie z.b. ein Angebot, ist mit der Definition sofort lauffähig. Nach fachlichem Test und Freigabe kann das Geschäftsobjekt von den Anwendern im operativen Geschäft genutzt werden. Die Beschreibung eines Geschäftsobjekts erfolgt i.w. durch folgende Definitionen: die externe Darstellung mit den Attributen und deren Bearbeitungseigenschaften, die Beschreibung von unterschiedlichen Fallbehandlungen, die Zuordnung weiterer Geschäftsobjekte. 3 von 8

4 Konfiguration eines Workflows Workflows in gallestro sind automatisierte Versionen eines Prozesses, die mit einem Geschäftsobjekt verknüpft sind. Der Workflow erbt alle Eigenschaften des Geschäftsobjektes, die in den einzelnen Aktivitäten des Workflows weiter konfigurierbar sind. Ein solcher Workflow, wie z.b. eine Angebotsabwicklung, ist mit der Definition sofort lauffähig. Nach fachlichem Test und Freigabe kann der Workflow von den Anwendern im operativen Geschäft genutzt werden. Bereitstellung eines Prozesses als Workflow-Rahmen aus der Wissensbasis, Konfiguration des Workflows durch Zuordnung eines Geschäftsobjektes, Bedarfsbezogene Anpassung des Geschäftsobjektes in den Aktivitäten des Workflows, Zuordnung von Tools für spezielle Aufgaben und Schnittstellen. 4 von 8

5 Test und Freigabe der Workflows und der Geschäftsobjekte In einem geregelten Verfahren erfolgt mit Abschluss der Definition und Konfiguration die versionierte Freigabe der Elemente in die Test-Umgebung und nach der Testfreigabe an die Anwendungs-Umgebung. Die Freigabe geschieht im laufenden Geschäft und erfordert keinen Systemstop. Unter Freigabe werden die neuen, geänderten und gelöschten Elemente dargestellt, die Freigabe kann in Teilmengen oder vollständig erfolgen und mit einem Kommentar versehen werden, Impact-Analysen unterstützen die Freigabe von Teilmengen. 5 von 8

6 Anwendungsebene Moderner Workflow unterstützt und entlastet den Mitarbeiter. Die Steuerung erfolgt automatisch durch Personen-/Rollenzuordnungen, kann aber durch den Bearbeiter in definiertem Umfang beeinflusst werden. Die Workflowsteuerung ist sicher, flexibel und mit permanenter Historienführung, Leitstand sowie Eskalationsmechanismen ausgestattet. Strukturierte Daten und Dokumente bilden eine integrierte und aktuelle rmationsbasis für alle Anwendergruppen. Abwicklung eines Workflows Ein neuer Workflow wird aus der Prozessstart-Liste ausgewählt und führt den Anwender direkt in die Bearbeitung der ersten Aktivität. Nach dem Abschluss der Aktivität erfolgt für den nächsten Bearbeiter ein Eintrag in die ToDo-Liste, aus der die Bearbeitung der Folgeaktivität aufgerufen wird. Dieser Vorgang wiederholt sich bis zum Ende des Workflows. Begleitend werden Eskalationen verfolgt und rmationen dazu automatisch verteilt sowie die Historie fortgeschrieben. 6 von 8

7 Mit nur zwei Maskentypen ( Prozessstart und ToDo ) wird der Workflow gestartet und gesteuert. In einem weiteren Maskentyp erfolgt die fachliche Bearbeitung. Und so einfach geht das für den Anwender. Prozessstart aus der userbezogenen Liste der Workflows, mit direkter Verzweigung in die Bearbeitung. Die Bearbeitung gliedert sich i.w. in die Fachdatenbearbeitung mit der Erfassung von Attributen des Geschäftsobjekts, die Zuordnung und Bearbeitung von anderen Geschäftsobjekten, den Aufruf von externen System. die Erfassung von Steuerinformationen zum Workflow (Fertigmeldung der Aktivität, Termine, Bearbeiterwechsel, etc.), die Betrachtung der Workflow-Historie. 7 von 8

8 Start aus der userbezogenen ToDo - Liste der Workflows, mit direkter Verzweigung in die Bearbeitung. Die Bearbeitung entspricht der vorherigen Beschreibung und gliedert sich i.w. in die Fachdatenbearbeitung mit der Erfassung von Attributen des Geschäftsobjekts, die Zuordnung und Bearbeitung von anderen Geschäftsobjekten, den Aufruf von externen System. die Erfassung von Steuerinformationen zum Workflow (Fertigmeldung der Aktivität, Termine, Bearbeiterwechsel, etc.), die Betrachtung der Workflow-Historie. rmieren Sie sich zu Teil IV, Monitoring und Analyse, in der kommenden Woche. Alle Artikel zu der rmationsreihe finden Sie auch auf unserer Website 8 von 8

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