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1 Ob gallestro das richtige Tool für Ihr Unternehmen ist, können wir ohne weitere rmationen nicht beurteilen und lassen hier die Frage offen. In dieser rmationsreihe möchten wir Ihre Entscheidungsfindung unterstützen, indem wir gallestro erläutern und den Weg zur angemessenen Toolentscheidung skizzieren: Teil I Einordnung und Überblick Teil II Modellierung und Publizierung Teil III Prozesssteuerung und Systemintegration Teil IV Monitoring und Analyse Teil V Einsatz und Beratung Die Artikel zu der rmationsreihe finden Sie unter Für weitere rmationen wenden Sie sich bitte direkt an uns: WMT GmbH Meinwerkstr. 7-9 D Paderborn Tel Web 1 von 6

2 Eine sorgfältige Vorbereitung ist die beste Voraussetzung für einen erfolgreichen Einsatz Sichern sie die Investitionen für das BPM-Projekt ab, indem sie das Ziel, den Weg und die Einsatzbedingungen festlegen. gallestro unterstützt BPM Branchenneutral in unterschiedlichsten Bereichen und ermöglicht individuelle Lösungen, wie z.b.: Managementsysteme (Prozessmanagement, Qualitätsmanagement, Risikomanagement, IT-Servicemanagement, etc), Organisationsprojekte, Abwicklungssysteme (CRM, ERP, HR, Projekte), Prozessoptimierung, Prozessautomatisierung (Workflow), Business-Intelligence (Dashboard, Monitoring, Analyse), Systemintegration. Für all diese Themenbereiche ist das folgende Vorgehen empfehlenswert und kann grob in drei Phasen gegliedert werden: Vorbereitung - Bebauungsskizzen und Bewertungskriterien, Toolauswahl - Vorauswahl und Testvorgehen, Einsatz - organisatorische, technische und fachliche Implementierung sowie die Betriebsunterstützung. 2 von 6

3 Vorbereitungsphase Das Vorhaben sollte ab der Grundsatzentscheidung für eine BPM-orientierte Organisation, bzw. Lösung projektmässig abgewickelt werden. Der Bedarf an IT-Unterstützung sowie die Rahmenbedingungen und Restriktionen müssen bekannt sein. Sie sind Voraussetzung für ein erfolgreiches Einführungsprojekt - von der Toolauswahl über den Einsatz bis zur täglichen Anwendung. Je klarer Bedarf und Ziele formuliert und bewertet sind, um so sicherer sind die Folgeschritte. Eine Bebauungsskizze (Ist und Soll) verschafft einen Überblick in angemessener Detaillierung. Die Skizze orientiert sich bei einem BPM-Vorhaben sinnvollerweise an den BPM-Funktionsbereichen Wissen, Anwendung, Steuerung und differenziert die Sichten Definition und Nutzung: 3 von 6

4 Bebauungsskizze-IST Ermitteln und befüllen sie die Skizze mit rmationen zu den unterstützten fachlichen Prozessen mit Funktionen und Daten, der Art der Unterstützung: IT-Systeme, organisatorisch/manuell, den Schwachstellen in der Unterstützung wie: Datenredundanzen, Lücken, sonstige Probleme, den bekannten Anforderungen wie: durchgängige Unterstützung, 24/7 Verfügbarkeit, revisionssicher. Priorisieren und bewerten sie die Ergebnisse. Bebauungsskizze-SOLL Erstellen sie nach dem gleichen Schema eine Soll-Bebauungsskizze. Beschreiben sie die fachlichen Anforderungen und die technologischen Aspekte: fachliche Prozesse mit Funktionen und Daten, Art der IT-Lösung: webbbasiert, Betriessystem unabhängig, prozessorientiert, kollaborativ, 24/7 Verfügbarkeit, anwenderorientiert, nachhaltige Technologie, InHouse, SaaS, Datenschutz und Datensicherheit, Schnittstellen zu bestehenden IT-Systemen und Integrationsbedarf. Priorisieren und bewerten sie die Ergebnisse und erstellen sie die Kriterien für wirtschaftliche Betrachtungen: Lizenzen, Ressourcen-/Investitionsbedarf, Training, Support, ROI. Legen sie jetzt einen Prozess fest, der auf allen Funktions-Ebenen des BPM-Schemas für einen späteren Test eine vollständige Überblick über die Toolfunktionen bietet. Achtung : Wählen Sie einen hoch priorisierten Prozess aus und sie erstellen später während der Toolauswahl mit dem Test direkt Ihre erste neuen Anwendung und erzielen umgehend Nutzen. 4 von 6

5 Toolauswahlphase Toolvorauswahl Die Basis der Auswahl ist eine Kriterienliste. Die Kriterienliste ergibt sich aus den vorliegenden rmationen des Bebauungsplans und den weiteren Anforderungen. Treffen sie die Toolauswahl in einem 2-stufigen Verfahren: Im ersten Schritt gehen sie nach dem Ausschlussprinzip vor: nur wer die festgelegten Hauptkriterien erfüllt (max. 4-6) kommt in die eigentliche Vorauswahl. Im zweiten Schritt erfolgt die eigentliche Vorauswahl mit der vollständigen Kriterienliste. Die Kriterienliste wird sequentiell abgearbeitet und das Ergebnis danach bewertet. Begrenzen sie die Auswahl auf maximal 2-3 Tools für eine detailliertere Bewertung. Achtung : Bleiben sie ihren Bebauungsplan, bzw. Anforderungskatalog treu und lassen sie sich nicht von anderen Aspekten oder Merkmalen ablenken oder blenden. Beschränken sie sich auf den Abgleich ihrer Anforderungsliste und gehen sie hier nicht ins Detail. Toolauswahl Während die Vorauswahl mehr kriterienorientiert erfolgt, ist die eigentliche Auswahl stärker an der Anwendung ausgerichtet. Mit dem vorab festgelegten Testprozess lernen sie sehr schnell die einzelnen Tools, deren Vor-/Nachteile oder gar Ausschlußmerkmale kennenlernen. Mit der Bewertung der Testergebnisse und aller sonstigen Anforderungen erhalten sie ein objektives Ergebnis für eine fundierte Entscheidung. Achtung : Bleiben sie ihren Bebauungsplan, bzw. Anforderungskatalog treu und verfolgen sie konsequent die Umsetzung des festgelegten Auswahlprozederes. Dies ist entscheidend, weil sie nur so alle Tools aus ihrer Anforderungs- und Anwendungssicht sehen. 5 von 6

6 Einsatzphase Planung Die wichtige Entscheidung für ein Tool ist getroffen. Nun sind die organisatorischen, technischen und personellen Vorbereitungen für den Tooleinsatz zu schaffen und ein Umsetzungs-/Einsatzplan zu erstellen. Umsetzung Die technische Bereitstellung der Software ist abhängig von der gewählten Betriebsart: in House oder SaaS. Die Umsetzung beginnt mit der Einweisung der Beteiligten und der Bereitstellung von Supportkapazitäten. Nach diesen Vorbereitungen und flankierenden Maßnahmen werden die Anwendungen erstellt, getestet und freigegeben (Wissensbeschreibungen wie Prozessmodelle, Workflows, Kennzahlen, etc.). Achtung : Die sorgfältige Vorbereitung, Einweisung und flankierende Betreuung der Beteiligten fördert den Projektzusammenhang entscheidend. Einsatz Der Einsatz beginnt mit der Einweisung der Nutzer und der Bereitstellung von Supportkapazitäten. Nach diesen Vorbereitungen und flankierenden Maßnahmen wird das Tool an die Anwendungsbereiche übergeben. Achtung : Die sorgfältige Vorbereitung und flankierende Betreuung fördert die Akzeptanz entscheidend. Beratung/Betreuung Eine spezielle Einsatzberatung und ein Einsatzcoaching, vor allem in der Startphase, fördert den Projekterfolg wesentlich. Achtung : Nutzen sie auch externe Ressourcen, die vom Tagesgeschäft unbelastet sind und neutraler agieren können. 6 von 6

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