Wie findet man das passende Dokumenten Management System?

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1 Wie findet man das passende Dokumenten Management System? Lothar Leger B&L Management Consulting GmbH

2 Aufgeschnappt Kann Ihr System auch Mails archivieren? Das ist eine unserer Stärken! Wenn wir alle Dokumente signieren, müssen wir dann überhaupt noch archivieren? Das kann man nicht so einfach beantworten. Sind nicht alle Systeme gleich? Im Prinzip ja, aber Wie soll man denn da das passende System finden?

3 Das passende DMS Dokumenten Management ist in erster Linie ein organisatorisches Thema. Der Markt bietet viele sehr gute und ausgereifte Produkte. Das beste DMS gibt es nicht; es gibt nur die beste Lösung: Individuelle d Anforderungen / individuelle d Ausgangssituation Produkt Anbieter / Partner Einmalige und laufende Kosten

4 Auswahl DMS im Überblick Nur wer weiß, wie das DMS aussehen soll, erhält auch eine praktikable und passende Lösung. Anforderungen an Produkt und Anbieter ermitteln z.b. über eine Potenzialanalyse Organisatorisches.& technisches Konzept, inklusive Betreibermodell erstellen Orientierung via Internet, Messen, Studien Fachbereich IT-Abteilung Unternehmensleitung Klärung des verfügbaren Angebots kann zu Änderungen bei Anforderungen führen KO K.O.-Verfahren Angebotseinholung und gewichtete Bewertung Opt: Teststellung Opt: Pilot Nur unabdingbare Anforderungen Nutzwertanalyse mit detaillierten Kriterien und Zeit für Rückfragen Max. 3 Anbieter mit konkreten Vorgaben Verhandlung von Konditionen und Vertrag

5 Projektplan Auswahlverfahren Eine Produktauswahl dauert, je nach Komplexität und Umfang, zwischen 4 Wochen und 4 Monaten. Nr. Vorgangsname Juni Juli August Ablauf Anbieterauswahl 2 Vorauswahl (maximal 7-8 Anbieter) 3 Erstel lung des Anforderungskatalogs g 4 Erstel lung RfP 5 Zusammenstellung der Ausschreibungsunterlagen 6 Ansprechpartner lokalisieren und Anbieter einladen 7 Abstimmung des Anforderungskatalogs intern 8 Erstellung Vorabinformation für die Anbieter (Input f. Vorgespräche 9 Vorgespräche mit den Anbi etern 10 Zustellung der Ausschreibungsunterlagen (an max 3-5 Anbieter) Erstellung des Angebots 12 Gewichtung der Kriterien des Anforderungskatalogs festlegen 13 Gesamtgewichtung festlegen 14 Fragestunde für die Anbieter 15 Abgabetermin Auswertung der Unterlagen 17 Präsentation der Zwischenergebnisse 18 Angebotspräsentationen 19 Erarbeitung der Empfehlung 20 Präsentation / Vorlage zur Entscheidung 27. Ausschnitt aus einem Projekt von B&L

6 Ausschreibungsunterlage (RfP) 1 Vorhabenbeschreibung und allgemeine Zielsetzung 1 2 Organisatorisches Ansprechpartner Zeitplan Formale Rahmenbedingungen Hinweise zur Angebotserstellung Hinweise zum Ausfüllen des Anforderungskataloges 3 3 Ausgangssituation Historie und Mengengerüste Bestehende IT- Infrastruktur 9 4 Zielsystem Zielarchitektur/Lösungsansatz Benötigte Komponenten Betriebskonzept 14 5 Anhang Anforderungskatalog Kostentabelle 16 Ausschnitt aus einem Projekt von B&L

7 Anforderungskatalog

8 Kostentabelle Lizenzkosten sind wichtig, aber nicht alles. Denken Sie auch an zukünftige Ausbaustufen und lassen Sie sich dafür Preise nennen. Achten Sie auf den Zusammenhang zwischen Abdeckung von Funktionen im Standard und kundenindividuellen Erweiterungen. Vergleichen Sie die Wartungskosten genau mit Ihren tatsächlichen Anforderungen. Lassen Sie sich wenn irgend möglich einen festen Preis für die erste Ausbaustufe nennen (dies ist z.b. möglich, wenn Sie ein Fachkonzept erstellt haben).

9 Anbietervergleich (1) In der Vorauswahl können noch 7-8 Anbieter berücksichtigt werden. Ausschnitt aus einem Projekt von B&L

10 Anbietervergleich (3) Nach der zweiten Runde hat Anbieter 1 die Nase vorn. Ausschnitt aus einem Projekt von B&L

11 Zusammenfassung Ein DMS ist in der Regel für einen längerfristigen Einsatz gedacht. Sorgfältige Vorarbeit und strukturiertes Vorgehen zahlen sich deshalb aus. Wichtig ist immer, alle Beteiligten in den Auswahlprozess einzubeziehen (einsame Entscheidungen werden selten belohnt). Wer weiß, welche Anforderungen bestehen, findet auch das passende DMS.

12 B&L begleitet Sie bei der Potenzialanalyse und der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, bei der Prozessmodellierung und der Konzeption, bei der Suche und Auswahl der richtigen Partner, bei der Umsetzung der Lösung. B&L, Architekten für ECM und DMS.

13 Vielen Dank für Ihr Interesse! Fragen Sie nach uns am VOI-Stand in Halle 3 oder kontaktieren Sie uns direkt: B&L Management Consulting GmbH Lothar Leger Tel.: l lti Internet:

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