Deliver Bearbeiten von Mischpost

Transkript

1 Deliver Bearbeiten von Mischpost Prof. Dr. W. Riggert FH Flensburg Quelle: MailProducts GmbH Unterstaat 47a Engelskirchen

2 Überblick Einzelne Schritte werden anhand von Videos verdeutlicht

3 Ziel Bearbeitung von Mischpost bestehend aus: Visitenkarten Reisedokumente Schecks Durchschlagsätze Umschläge Formulare...

4 Video ecopy Vom Multifunktionsgerät direkt ins Archiv - die Welten wachsen zusammen, so dass Outputmanagement- Systeme keine Inseln mehr sind. ecopy Einführung

5 Scanvorgang - bisher 1 Entgegennahme 2 Vorsortierung 3 Transport zum Brieföffner Paradigma Für das Scannen von Post benötigt man 16 Arbeitsschritte 4 Einlegen Briefe in Brieföffner Öffnen und Vorbereiten 5 Öffnen der Briefe im Brieföffner 6 Transport zur Bearbeitungsstation 7 Entnahme Brief-Inhalt 8 Ablage Briefumschlag 9 Entklammern 10 Glätten 11 Trennblatt /Barcode aufbringen 12 Dokumente vorderkantengleich ablegen Vorbereiten zum Scannen 13 Transport zum Scanner 14 Vorderkantengleiche Stapel einlegen Scannen 15 Scannen 16 Stapel entsorgen

6 Entnahme und Ablage der Dokumente - bisher Komplettbearbeitung in einem Schritt: Öffnen, Entnehmen, Scannen Automatische Erkennung des Briefumschlags Keine weiteren Arbeitsschritte Keine manuelle Dokumentensortierung Keine Trennblätter Keine Stapelvorbereitung Keine Transportwege Scannen ohne Zeitverzug durch Parallelisierung der Arbeitsschritte

7 Scanprozess bisher und zukünftig Öffnen Entnehmen Stapeln Trennblatt Einlegen Transportieren Scannen (Labeln) Neu: One-Step-Scannig Öffnen Entnehmen Scannen Zeitersparnis durch Weglassen von Arbeitsschritten

8 Entnahmen und Ablage der Dokumente - zukünftig Nach Entnahme der Dokumente legt der Bediener diese auf die Rollenbahn ab Zuverlässiger Dokumenten-Transport Das Dokument wird transportiert vermessen und gescannt B4 bis Visitenkarte Vermessung und Sortierung der Dokumente

9 Scanprozess Parallele Verarbeitung Traditioneller Bearbeitungsprozess Dokumente Brief Vorbereiten Dokumente Brief Vorbereiten Dokumente Brief Vorbereiten Transport befüllen Scannen Paradigmenwechsel Dokumente Brief Vorbereiten Dokumente Brief Vorbereiten Dokumente Brief Vorbereiten Zeitgewinn im im Scanprozess Scannen Scannen Scannen Zeitgewinn beim beim Beginn des des Bearbeitungsprozesses

10 Workflow Workflow - alt 1 Entgegennahme 2 Vorsortierung 3 Transport zum Brieföffner 4 Einlegen Briefe in Brieföffner Öffnen und Vorbereiten 5 Öffnen der Briefe im Brieföffner 6 Transport zur Bearbeitungsstation 7 Entnahme Brief-Inhalt 8 Ablage Briefumschlag 9 Entklammern 10 Glätten 11 Trennblatt /Barcode aufbringen 12 Dokumente vorderkantengleich ablegen Vorbereiten zum Scannen 13 Transport zum Scanner 14 Vorderkantengleiche Stapel einlegen Scannen 15 Scannen 16 Stapel entsorgen unverändert unverändert zusammengefasst zusammengefasst überflüssig überflüssig Workflow neu 1 Entgegennahme 2 Vorsortierung 3 Transport zum Brieföffner 4 Einlegen Briefe in Brieföffner Öffnen und Vorbereiten 4 Öffnen der Briefe im Brieföffner Transport zur Bearbeitungsstation 5 Entnahme Brief-Inhalt 6 Ablage Briefumschlag Entklammern Glätten Trennblatt /Barcode aufbringen Dokumente vorderkantengleich ablegen Vorbereiten zum Scannen 13 Transport zum Scanner 14 Vorderkantengleiche Stapel einlegen Scannen 7 Scannen 8 Stapel entsorgen

11 Dokumentenanzeige Mit 17 Farb, Touch- Screen Monitor, werden Dokumente angezeigt Anzeige von Umschlägen und Dokumenten (linker Teil des Bildschirms) Anzeige von zuletzt gescanntem Dokument zur Sichtkontrolle (rechter Teil des Bildschirms) Hinterlegung von Farben zur schnellen Sichtkontrolle Der vom System erkannte Briefumschlag dient automatisch als Vorgangstrenner

12 Dokumentensortierung programmierbare Sortierfächer Einfach zu entnehmen Keine Unterbrechung des Workflows Keine Unterbrechung des Scanprozesses Sortierkriterien: Formate (Länge, Breite), Dicke; Barcodes

13 Mischpostverarbeitung Sortierkriterien können zur Ablage in den Sortierfächern vorgegeben werden Der Bediener legt alle Dokumente unsortiert auf das Rollenband ab Der Bediener bestimmt die Geschwindigkeit der Abläufe Beschleunigung der Abläufe durch Parallelprozesse

14 Mischpostverarbeitung cont. Vorderkantengleichheit beim Scannen wird vom System durch schräg gestelltes Rollenband sichergestellt Der Bediener entscheidet über physische und elektronische Sortierung durch Job-Setups In diesem Job werden Schecks durch MICR, Größe und Struktur erkannt

15 Mischpost ohne Briefumschlag Jobs können auch durch automatische oder manuelle Checks am Bildschirm unterbrochen werden. Dokumente werden nach programmierbaren Regeln sortiert Dokumentenerkennung kann erfolgen durch Länge, Dicke, Umschlag ebenso durch OCR, MICR, BCR, OMR.

16 Dokumentenstapelverarbeitung Der Stapelfeeder scannt und trennt Dokumentenstapel bis ca. 50 Blatt Der Operator kann den Stapel einfach auf das Rollenband ablegen. Es können gleichzeitig mehrere Stapel versetzt angelegt werden Schecks, Briefen, Photos, kleine Belege, Visitenkarten, Listen, Bestellungen, sogar Durchschreibsätze können verarbeitet werden.

17 Datenformate Opex 10.mpg Speicherung in einer Vielzahl von Bildformaten wie TIFF oder JPEG und Datenformaten wie IEM oder ASCII.

18 Geheftete Dokumente Bedienerfreundlichkeit und Erhöhung der Verarbeitungsgeschwindigkeit Geheftete Dokumente können abgerissen und aufgelegt werden Die Heftklammer muss nicht entfernt werden

19 Arbeitsplätze Öffnen, Entnehmen, Scannen Öffnen, Entnehmen Scannen