Elektronische Archivierung/Bearbeitung von Dokumenten. Schnelles Finden von Informationen und Arbeiten ohne Papier

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1 Einleitung Dokumentenmanagementsystem Elektronische Archivierung/Bearbeitung von Dokumenten Verzicht auf Papier bei der Dokumentation Schnelles Finden von Informationen und Arbeiten ohne Papier

2 Einleitung Fragen: Welche Dokumente sollen archiviert werden Wo entstehen Dokumente Ablauf von Arbeitsprozessen Workflow Qualitätsaufzeichnungen / ISO 9001 Gesetzliche Anforderungen (GdPdU, GOB) Verfügbarkeit von Dokumenten Ablageverfahren/Revisionssicherheit und Aufbewahrungsfristen etc. Umsetzung in IT-Prozesse mit der entsprechenden Einrichtungen Ergonomie des Arbeitsprozesses

3 Historie Gründe für die Einführung eines DMS-Systems - Personaleinsparung für die Ablage und das Suchen von Dokumenten - Einsparung von Platz für die Papierablage Dadurch bedingt - bessere Abläufe im Unternehmen - zeitnahe Bearbeitung der Dokumente - Schnelle Antwortzeiten bei Anfragen, dadurch Steigerung der Benutzerzufriedenheit - größere Ablagesicherheit

4 Historie - Projektstart Anfang 2003 mit Firma Doctopus als ORDAT- Partner - Echtbetrieb von Foss-Lieferscheinen und Rechnungen im Juli Erweiterung des Systems im Vertrieb und Fertigung Erweiterung des Systems im Einkauf / FOSS-Schnittstelle Paralleler Betrieb des Dokumentenmanagementsystem(DMS) zum Produktdatenmanagementsystem(PDM) Kopplung der Systeme in Verbindung mit dem ERP-System Verwendung als Archivierungssystem

5 Dokumentenmanagementsystem (DMS)

6 Dokumentenmanagementsystem (DMS)

7 Archivierung von Dokumenten - Elektronisches Dokument - Mehrere Seiten im File, z.b. TIF als Standard zum Scannen oder PDF - Dokument kann aus mehreren Files bestehen (Multipage-Tif) - Automatische Trennung der Dokumente über Barcode - Automatische Klassifizierung durch Barcodeinhalt oder Filename - Automatische Nachindexierung durch Datenbankanbindung - Manuelle Nachindexierung nur wenn unbedingt nötig, z.b. Korrespondenz - Verarbeitung durch automatische Prozesse

8 Archivierung durch Scannen

9 Archivierung durch Scannen

10 Archivierung durch Scannen

11 Archivierung durch Scannen Papier TIF-File Zip-Archiv Zip-Archiv TIF-File Saperion-Archiv Druckprozess Scanprozess Pack- und Kopierprozess Saperion Archivierungsprozess PC mit Scanner Dokumentenserver Saperion-Archiv gespiegelt Mirrow - Prozess WORM - Device / Systemspeicher Saperion Archiv File Kopierprozess Offline Dokumente Backup Server mit Windows Bandkopie der Archive Datensicherung Data Protector Backup - System

12 Probleme beim Scannen - Barcode wird nicht erkannt - Druckerpatrone leer oder zu schwach - Im definierten Lesebereich liegt noch ein zweiter Barcode - Scanner ist verunreinigt - Falsche Einstellungen am Scanner - Fehler von Mitarbeitern - Dokumente beim Scannen falsch sortiert - Auswahl des falsche Scanprofiles - Sonstige Fehler - Zu dünnes Papier - farbige oder verschmutzte Dokumente

13 Archivierung durch PCL-Import Druckfile Druckprozess ERP - System Druckfile Saperion-Archiv Kopierprozess Saperion Archivierungsprozess Dokumentenserver Saperion-Archiv gespiegelt Mirrow - Prozess WORM - Device / Systemspeicher Saperion Archiv File Kopierprozess Offline Dokumente Backup Server mit Windows Bandkopie der Archive Datensicherung Data Protector Backup - System

14 Archivierung durch sonstige Verfahren File Saperion-Archiv Saperion Archivierungsprozess Dokumentenserver Saperion-Archiv gespiegelt Mirrow - Prozess WORM - Device / Systemspeicher Saperion Archiv File Kopierprozess Offline Dokumente Backup Server mit Windows Bandkopie der Archive Datensicherung Data Protector Backup - System

15 Liste der Dokumente Folgende Dokumente werden über Foss-PCL-Import vereinahmt: Kunden-Lieferschein (A13) Kunden-Rechnung (A14) Folgende Foss Dokumente werden gescannt: Umlagerungsbeleg (U05) Wareneingangsschein (B05) Kunden-Rechnungen-Export (A14) Kunden-Lieferschein (A13) Lieferanten-Bestellung (B01/B10) Lieferanten-Lieferscheine Lieferanten-Rechnungen

16 Liste der Dokumente Folgende Foss Dokumente werden gescannt: Montageaufträge* Teilebegleitscheine/Laufkarten* Entnahmebelege* Retouren** Folgende allgemeinen Dokumente werden gescannt: Vertriebskorrespondenz Einkaufskorrespondenz-Allgemein Einkaufskorrespondenz-Bestellnummer Einkaufskorrespondenz-Lieferantennummer

17 Liste der Dokumente Folgende allgemeinen Dokumente werden als Files übernommen: Patentschriften Patentrecherchen Technische Dokumente** * entfallen aufgrund von Problemen ** entfallen aufgrund von Systemwechsel

18 Auftragserfassung als Workflow Konzept: - Faxeingang vom Kunden mit automatischer weiterleitung an den betreffenden Sachbearbeiter aufgrund der Kundensendefaxnummer - Automatische Archivierung der s aus Outlook - Auftragserfassung in FOSS - Manuelle Nachklassifizierung für die Archivierung

19 Auftragserfassung als Workflow Probleme: Lesen des Fax am Bildschirm bei der gleichzeitigen Erfassung des Auftrages. Zwischen den Masken muß gewechselt werden. Extra-Ausdruck bei Aufträgen mit vielen Positionen. Fehlerhäufigkeit bei reiner Bildschirmbearbeitung. Handschriftliche Ergänzung oder solche durch eigene Anlagen sind nur durch neues Scannen der Dokumente oder Texteingaben im System hinzuzufügen Scannen der Korrespondenz wird zur Zeit nicht vom Sachbearbeiter selber durchgeführt und die Systemänderung führt so zu Mehrarbeit für ihn selbst.

20 Überwachung Kontrolle der Betriebseinrichtungen Abgleich der Dokumente die durch das FOSS-System erzeugt wurde mit den übernommen Dokumenten von Saperion ( - Listen) Informationen der Nutzer an die Administration

21 Zusammenfassung und Ausblick Die Ziele der Kosten- und Platzeinsparung wurden in vollem Umfang erfüllt, damit auch eine effektivere Ablage. Man kann bei der Aufwandseinsparung nur ca % des bestehenden Aufwandes ansetzen, da Mitarbeiter für Vorbereitungen, das Scannen, die Kontrollen und die Administration benötigt werden. Neues Ziel ist die Anbindung des systems Die Integration jeder Dokumentation wird im Moment aufgrund der Kosten und des Schulungsaufwandes der Mitarbeiter nicht erreichbar sein.

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