Multi Channel Invoice Processing - der Weg nach vorne - ein Guide

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1 Multi Channel Invoice Processing - der Weg nach vorne - ein Guide

2 Eine Einführung zum Multi Channel Invoice Processing Tausende von Rechnungen werden jeden Monat in Unternehmen verarbeitet. Papier ist hierbei weiterhin eins der Hauptmedien, mehr als 28,5 Milliarden Papier-Rechnungen werden jedes Jahr in Europa versendet. Zusätzlich werden vor allem aufgrund von Gesetzesänderungen immer mehr elektronische Rechnungen versendet. Das stellt Buchhaltungen vor immer neue Herausforderungen. Die Formate können dabei vielfältig sein wie z.b. EDI, PDF, XML oder andere. Für die Rechnungsprüfung und verarbeitung bedeutet das: Probleme mit Prozessvereinheitlichung Zeitintensive, z.t. unterschiedliche Prüfprozesse hohe Prozesskosten verspätete Zahlungen und evtl. verlorene Skontoerträge Mahngebühren oder andere Sanktionen durch Lieferanten Bekanntlich existieren seit vielen Jahren Lösungen zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung, die diesen Prozess effizienter gestalten und die Probleme größtenteils beseitigen sollen. Leider haben diese Lösungen aber zum Teil auch weiter für Verwirrung gesorgt. Fragen wie: Brauchen wir eine Lösung, die Papierrechnungen verarbeiten kann und eine zweite Lösung für die elektronischen Rechnungen? Wie hoch ist das Budget, das dafür eingeplant werden muss? Wie lange dauert eine Einführung? Können die Rechnungen einheitlich verarbeitet werden? kommen heutzutage in Unternehmen immer häufiger vor. Früher einmal sollten Rechnungsverarbeitungs-Systeme häufig ein Ersatz für das manuelle Erfassen und Bearbeiten von Papierrechnungen sein. Da heute Rechnungen über unterschiedlichste Wege eingehen und vor allem der Anteil elektronischer Rechnungen stark zunimmt, brauchen Sie eine Lösung, die auch diese Anforderungen umsetzen kann. Eine Lösung, die unabhängig vom Format alle eingehenden Rechnungen importiert, (Papier, EDI, e-invoice, PDF usw.) wird Multi- Channel Rechnungsverarbeitungs-Lösung genannt. Bei eflow Invoice handelt es sich um eine solche Lösung, die verschiedene Import Portale anbietet: einen eigenen Scanclient, der alle gängigen Scanner anbinden kann ein File Portal für Rechnungsimporte aus dem Filesystem ein Mobile Portal zum Import über Smartphones e-invoice Portal zum Import von elektronischen Rechnungen, die per eingehen. Die importierten Rechnungen werden erkannt, validiert und an das ERP System zur Buchung oder Weiterverarbeitung im Workflow übergeben. 1

3 Durch den Einsatz einer Multi-Channel Rechnungsverarbeitung kann sich die Buchhaltung auf das Bearbeiten von Ausnahmen konzentrieren. Darüber hinaus bietet die Lösung der Buchhaltung ein übersichtliches Monitoring, über welches der Status der Rechnung eingesehen werden kann. Auch hierbei spielt der Weg, über den die Rechnung das Unternehmen erreicht hat, keine Rolle. Durch den Einsatz einer solchen Lösung erhält die Buchhaltung die Kontrolle über die Rechnungsprüfung, kann sicherstellen, dass nach gesetzlichen Vorschriften gearbeitet wird und gleichzeitig Zeit und Prozesskosten reduzieren. Was ist Multi-Channel Rechnungsverarbeitung? Schematische Übersicht: Multi-Channel Rechnungsverarbeitung bedeutet Rechnungen aus sämtlichen Quellen und in diversen Formaten verarbeiten zu können: Papierdokumente Intelligent Data Recognition (IDR) für Papierrechnungen ist ein wesentlicher Teil der Gesamtlösung. Hierbei ist es existenziell, dass das System ohne das Erstellen von Vorlagen (Templates) sofort Rechnungen verarbeiten kann, so dass eine schnelle Einführung gewährleistet ist. Nur auf diesem Wege ist es möglich verschiedene Rechnungslayoute (oder mehr) zu verarbeiten. 2

4 PDF Verarbeitung Als Bestandteil der Gesamtlösung bietet TIS eine Möglichkeit PDF Rechnungen mit nahezu 100% Erkennungsquote zu verarbeiten. Aufgrund der geänderten gesetzlichen Regelungen und der diversen Vorteile daraus, wie geringere Papier- und Druckkosten, keine Versandkosten, schnellere Zustellung der Rechnung, sowohl für den Kunden als auch für den Lieferanten, sollten diese schnell von der Rechnungszustellung auf elektronischem Wege zu überzeugen sein. Darüber hinaus ist es einfacher die Zustellung einer Rechnung per zu überwachen. Die Lösung von TIS ermöglicht es, den im PDF integrierten Text direkt ohne OCR-Erkennung zu extrahieren und diesen dann für die weitere Verarbeitung der Rechnung zu verwenden. Dadurch werden Erkennungsfehler vermieden. TIS bietet dieses Verfahren übrigens auch als Service an! Flexible Verarbeitung von elektronischen Rechnungen (e-invoices) Alternativ zu der PDF Verarbeitung bietet das eflow System natürlich auch die Möglichkeit elektronische Rechnungsformate wie z.b. EDI oder XML zu verarbeiten. Dabei wird aus den Datenformaten sofern nicht durch Lieferanten parallel geliefert auch ein lesbares Image erzeugt, welches im Archiv abgelegt und auch im Rahmen von Workflows wieder angezeigt werden kann. Manuelle Validierung Es ist sehr wichtig, dass sofern die Mitarbeiter der Buchhaltung manuelle Korrekturen vornehmen, diese Arbeitszeit nicht verschwendet ist. Die automatische Lernfunktion des eflow Systems folgt den manuellen Arbeiten des Sachbearbeiters, lernt parallel und automatisch und verbessert somit die eigene Erkennungsleistung für die Zukunft. Verbesserter Service mit geringem Aufwand Wenn eine Multi-Channel Rechnungslösung eingeführt wird, ist dies evtl. auch ein guter Zeitpunkt die existierenden Prozesse zu analysieren. Hat ein Unternehmen z.b. viele Niederlassungen in denen auch Rechnungen lokal eingehen, kann es z.b. sinnvoll sein, den Rechnungseingang zu zentralisieren. Mit der eflow Lösung von TIS kann aber auch sowohl zentral verarbeitet, als auch dezentral in den Niederlassungen gescannt werden kann. 3

5 Profitieren vom Straight-Through-Processing Das ultimative Ziel einer automatischen Rechnungsverarbeitung ist das sog. Straight-Through- Processing (auch touchless-processing oder Dunkelverarbeitung genannt), bei dem Rechnungen ohne jeglichen manuellen Eingriff automatisiert importiert, erkannt, mit den Daten des ERP abgeglichen und letztlich automatisiert verbucht werden. Diese Möglichkeit bietet die eflow Lösung und darüber hinaus ein zentrales Rechnungs-Cockpit, über das die Buchhaltung den Gesamtprozess überwachen und steuern kann. Der Vorteil einer Multi-Channel Rechnungslösung Eine einheitliche Lösung für Rechnungen aus sämtlichen Quellen und in diversen Formaten. Egal ob e-invoice, PDF oder Papier, die Rechnungen werden in das System importiert und auf dieselbe Art und Weise verarbeitet. Mit einem zentralen Monitoring über den Gesamtprozess ist es nicht mehr nötig z.b. für EDI Rechnungen separate Analysen vorzuhalten. Auch das revisionssichere Archivieren wird für alle Rechnungen identisch gestaltet und ist damit einfacher sicherzustellen. Zusammengefasst bedeutet das: Vollständige Kontrolle über alle Rechnungen aus allen Quellen und diversen Formaten Verbesserte Zusammenarbeit mit Lieferanten und schnellere Abwicklung in der Buchhaltung Verfügbarkeit von allen Informationen zu allen Rechnungen zu jedem Zeitpunkt im Prozess Ein zentrales Monitoring 4

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