Ziele, Voraussetzungen, Aufgaben und Vorteile (Handel und Industrie)

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1 Schaffung einer gemeinsamen Branchenplattform für den elektronischen Rechnungsdokumentenund Datenaustausch (e-invoice) Als Alternative zur heutigen Papierrechnung und EDI / EDIFACT / WEB-EDI Abwicklung für die gesamte Textil und Bekleidungsbranche. Folie: 28

2 Aufgaben des Rechnungsausstellers Für die Teilnahmen am e-invoice Verfahren Folie: 29

3 Der Rechnungsaussteller (Lieferant, Produzent): 1. Selektiert die Rechnungsdaten für die bisher auf Papier erstellten Rechnungen termingerecht und vollständig. 2. Generiert, konvertiert und formatiert (diverse Formate möglich) diese Informationen nach Abstimmung mit dem Provider. 3. Bei Verwendung von individuellen Formaten (z. B. nicht XML, EDIFACT, )ist eine File description erforderlich. Folie: 30

4 Der Rechnungsaussteller (Lieferant, Produzent): 4. Stellt einem Provider / Dienstleister, welcher für die Rechnungszustellung/Archivierung verantwortlich ist, die Rechnungsdaten/- informationen als Datenstring (EDIFACT, XML, CSV, ) zur Verfügung. 5. Wenn möglich generiert / übergibt er auch die Rechnungsdokumente im PDF-, TIF- oder ähnlichem (digitalem) Format, z. B. über ein Internetportal oder Datentransfer an den Provider. Folie: 31

5 Beispiele unterstützter Formate, Strukturen und Normen NORMIERT STRUKTURIERT UNSTRUKTURIERT GTIN (EAN) Spool-Print Folie: 32

6 Anforderungenaus Sicht des Rechnungsausstellers an den e-invoice-provider Folie: 33

7 Erfahrenen, zertifiziertenund langfristig zuverlässigen Partner für die Datenzustellung, den Support und die Invoice-Archivierung. Einpraxisbewährtes, gesetzeskonformes System / Verfahren für möglichst alle (viele) Textillieferanten / Produzenten. Geringe Kosten / Aufwende für automatisierte Rechnungsübergabe an den Dienstleister/ dessen Archivierungssystem. Übernahme des kompletten Rechnungs-Supports (Kunden- Recherchen, Dokumentenverfolgung, Protokollierung der Dokumentenbewegungen, BeauskunftungSteuerprüfer, ) nach der Rechnungsübergabe durch den Dienstleister/ Provider. Individuelle Aufbereitung / Zustellung / Archivierung der Rechnungsdaten. Unterstützung unterschiedlicher Formaten (EDIFACT, PDF, XML, kundenindividuell, ). Zustellung und Weitergabe der Daten über diverse Medien ( , Telebox-400, Internet-Portal/-Archivierungssystem, ) ermöglichen. Folie: 34

8 Möglichkeiten / Optionen des Rechnungsempfängers Bei der Teilnahmen am e-invoice Verfahren Folie: 35

9 Für den Rechnungsempfänger ist die: 1. Verfügung über die digitalisierterechnung / den Datenstring, unabhängig vom jeweiligen Format, wie auch bei der bisherigen Papierrechnung kostenfrei. 2. Optional kann er die Realisierung der automatischen Weiterverarbeitung der Rechnungen/Daten durch den Provider oder andern Dienstleister in Anspruchnehmen. Folie: 36

10 Der Rechnungsempfänger entscheidet: 3. Ob die Lieferantenrechnung inkl. eventuell benötigter, digitaler Rechnungsinformationen (Datenstring) ihm per zugestellt 4. oder GDPDU-gerecht von dem zertifizierten Provider digital archiviert wird. 5. Dann ist die Nutzung eines Internetportals notwendig. Folie: 37

11 Anforderungenaus Sicht des Rechnungsempfängers an den e-invoice-provider Folie: 38

12 Erfahrenen, zertifiziertenund langfristig zuverlässigen Partner für die Dokumenten- Zustellung, den Support und die Invoice- Archivierung. Einpraxisbewährtes, gesetzeskonformes Dokumenten-Transport- und Archivierungs-system für möglichst alle (die wichtigsten) Textillieferanten / Produzenten. Wenn EIN Archivierungssystem nicht möglich: Automatisierte Übernahme von *Fremdrechnungen in das kundeneigene Archivierungssystem des e- Invoice-Partners(Rechnungsempfängers). Kostenlose Archivierung, Recherchenabwicklung, Steuerprüferzugriff, via Internet-Portal / - Zustellung durch den e-invoice-dienstleister. * = Fremdrechnungen: Eingehende Papierrechnungen (nicht e-invoice) oder elektronische Rechnungen fremder e-invoice-dienstleister Folie: 39

13 EinenVerantwortlichen Ansprechpartner für Rechnungsübermittlung/-zustellung, Archivierung, Problembeseitigung, Unterstützung / Realisierung der automatischen Verbuchung der Eingangsrechnungen (auch *Fremdrechnungen ) in den Buchhaltungs- und ERP- Systemen des Kunden durch den e-invoice- Dienstleister. Normierte Schnittstellen / Datenformate (GS1- Rechnungsinhaltsvorgaben, EDIFACT, XML, ), wenn gewünscht. * = Fremdrechnungen: Eingehende Papierrechnungen (nicht e-invoice) oder elektronische Rechnungen fremder e-invoice-dienstleister Folie: 40

14 Aufgaben des e-invoice-providers für Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger Folie: 41

15 Der e-invoice-providerrealisiert die: 1. Kundenindividuelle Aufbereitung und Zustellung ( ) der Rechnungsdaten. 2. Konvertierung der digitalen Rechnungs- Informationen (z. B. Generierung PDF- Files). 3. GDPDU-gerechte, für den Kunden (Rechnungsempfänger) kostenlose Archivierung der Rechnungsdokumente/- daten. 4. Zustellung und/oder Benachrichtigung der Rechnungsempfänger über den Rechnungseingang. Folie: 42

16 Weitere Aufgaben des e-invoice- Dienstleisters/-Providers: 1. Umsetzung der Rechnungs-datenstrings des Rechnungsausstellers in ein für den Rechnungsempfänger kompatibles Format für automatisierte Rechnungsverbuchung z.b. in den ERP-/Buchaltungs-Systemen. 2. Serviceaufgaben bei der Rechnungsverfolgung / Interpretation (troubleshooting), Recherchen, Folie: 43

17 Zusammenfassung der Aufgaben und Anforderungen für / an den e-invoice-providers Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger Folie: 44

18 Erfahrenen, zertifiziertenund langfristig zuverlässigen Partner auch für die kostenlose Invoice-Archivierung. Einpraxisbewährtes, gesetzeskonformes System / Verfahren für möglichst viele (alle) Textillieferanten / Produzenten. Zusammenfassung Wenn nicht möglich: Automatisierte Übernahme von *Fremdrechnungen in das kundeneigene Archivierungssystem des Invoice- Partners. Kostenlose Archivierung, Recherchenabwicklung, Steuerprüferzugriff via Internet-Portal / - Zustellung durch den e-invoice-partner. EinenVerantwortlichen Ansprechpartner für Rechnungsübermittlung/-zustellung, Archivierung, Problembeseitigung, Unterstützung / Realisierung der automatischen Verbuchung der Eingangsrechnungen (auch *Fremdrechnungen ) in den Buchhaltungs- und ERP- Systemen des Kunden durch den e-invoice-partner. Normierte Schnittstellen / Datenformate (GS1- Rechnungsinhaltsvorgaben, EDIFACT, XML, ), wenn Folie: 45 gewünscht.

19 e-invoice + Internetportal Wer produziert / leistet was! Rechnungsersteller (Lieferant) Dienstleister (Provider) Rechnungsempfänger (Kunde) Strukturierte Daten Unstrukturierte Daten Belege EDI / EDIFACT (INVOIC) XML Druckdatei (Spool) XLS, CSV, PDF-Daten TIF / -Daten Papier- Rechnungen Import / Abholung Transformation Umsetzung / Konvertierung Digitale Signatur Digitale Verifizierung Protokollierung Avisierung ( ) Zustellung ( , PDF) Import Fremdrechnungen Archivierung Roaming Portal-Service - Bereitstellung - Beauskunftung - Dokumentation - Problem-Hotline Briefpost Internetportal / FTP / FTP EDI / EDIFACT (INVOIC) XML XLS, CSV, PDF + Signatur und Verifizierung (Protokoll) Archivnutzung: - Sichtung - Download - Ausdruck - Prüfung/Abgleich - Rechnungsdokument (Papier) Automatisierte Weiterverarbeitung / Verbuchung, Archivierung,

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