swissdigin-forum Basel, 13. Juni 2007 Archivierung von elektronischen Rechnungen

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1 swissdigin-forum Archivierung von elektronischen Rechnungen Erfahrungsbericht Lyreco, 13. Juni 2007, Basel Kurzvorstellung Lyreco In 28 Ländern bedienen wir unsere Geschäftskunden als Dienstleister mit Büromaterial: Mitarbeiter auf vier Kontinenten Sendungen pro Tag 36 Distributionscentren mit einer Gesamtfläche von m2 Lyreco Schweiz Für unsere führen wir 7000 Produkte im Logistikzentrum mit m2. Über 300 Mitarbeiter stellen sicher, dass jeden Tag rund 4000 Mehrwegkartons ausgeliefert werden. Ein zentrales SAP System in allen Ländern Erfahrungsbericht Lyreco, 13. Juni 2007 Seite 2 1

2 Jährliches Rechnungsvolumen Inbound: Outbound: Rechnungen Rechnungen Prozess: Prüfung, Kontierung, Freigabe, Erfassung, Zahlung und physische Ablage. Zusätzlich scanning und Ablage als Microfish bedürfnisse: Papier / E-Invoice Alle Rechnungsdaten auch als Statistik Formen: Einzelrechnung Papier Monatsrechnung Papier Kreditkarten Private PurchasingCards Paynet Swisscom IT Services Ariba Erfahrungsbericht Lyreco, 13. Juni 2007 Seite 3 E-Business bei Lyreco Schweiz Lyreco Katalogdaten 50 % ØTag: Aufträge Linien Pakete 35 Tonnen 1,2 % Retouren Bestellung 70 % Auslieferung / Next Day Service Rechnungsdaten 10 % Volle elektronische Anbindung ohne Medienbruch Erfahrungsbericht Lyreco, 13. Juni 2007 Seite 4 2

3 Verrechnungsprozess Lyreco SAP täglich Elektronische Belege Archivierung Nicht veränderbar Zugriff Lesemodus Papierrechnung Paynet / E-Invoice Swisscom / E-Invoice Ariba: Papier direkt an E-Daten an Plattform Empfänger Partner Ariba und Erfahrungsbericht Lyreco, 13. Juni 2007 Seite 5 E-Invoice / Archiv-Belege am Beispiel PayNet Lyreco Periodische Datenaufbereitung SAP MwSt. konform verschlüsselt PayNet Elektronische Rechnungsstellung Archiv-Umgebung Daten Empfang PayNet Archiv-Services Kontrolle Empfangsbestätigung Sicherung im Tresor Erfahrungsbericht Lyreco, 13. Juni 2007 Seite 6 3

4 Revision: elektronische Belege ElDI-V Art. 8, Prüfpfad Archiv-Client & Belege Buchhaltung Rechnungs-Nr. MWST-Abrechnung 1. Q Rechnungs-Nr. Legende: MWST- Abrechnung > Buchhaltung > Beleg Beleg > Buchhaltung > MWST-Abrechnung Erfahrungsbericht Lyreco, 13. Juni 2007 Seite 7 Geschäftsfallbericht Beleg - Signaturprüfung Erfahrungsbericht Lyreco, 13. Juni 2007 Seite 8 4

5 Archivierung bei Lyreco Bis Physische Ablage -Ausdruck intern Ab Elektronisches Archiv -Ausdruck extern November Erste elektronische Rechnung über Paynet. Ab 10/2006 -Systemwechsel SAP -Elektronisches Archiv Erfahrungsbericht Lyreco, 13. Juni 2007 Seite 9 Kritische Stimmen zu E-Invoice Bei der Beurteilung der E-Invoice Lösung gab es auch kritische Stimmen: Müssen wir bei allen Plattformen mitmachen oder welches ist der richtige Partner? Vertrauenswürdigkeit der Service Provider? Sind die gesetzlichen Vorschriften eingehalten? Sind die Dokumente nicht mehr veränderbar? Wie ist das Verhältnis zwischen Kosten und Nutzen? Wie verändert sich unser interner Prozess? Erfahrungsbericht Lyreco, 13. Juni 2007 Seite 10 5

6 Erfahrungen 5 Jahre E-Invoice Jährlich werden ca E-Invoice abgewickelt 99 % der Rechnungen laufen vollautomatisch durch Bei Störungen erfolgt eine Zweitübermittlung oder eine Löschung der Rechnung. Durch E-Invoice entstanden uns keine Kostenvorteile Die elektronischen Belege im SAP sind sehr wichtig Erfahrungsbericht Lyreco, 13. Juni 2007 Seite 11 Zukunftsvisionen Steigerung des E- Invoice Anteil von 10 % auf 50 % Internationaler Einsatz von E-Invoice Standardisierung der Schnittstellen Zentrale Archivierung für alle Länder Erfahrungsbericht Lyreco, 13. Juni 2007 Seite 12 6

7 Archivierung elektronischer Rechnungen Diskussion - Erfahrungsaustausch: Erfahrungsbericht Lyreco, 13. Juni 2007 Seite 13 7